Etapas en la formación de un equipo

Se entiende por equipo una agrupación de personas con ideas afines que abordan una tarea común y poseen habilidades y cualidades complementarias. Con el fin de resolver las tareas que les corresponden, los miembros del equipo colaboran en la formulación de objetivos y estrategias para su trabajo, del que son responsables conjuntamente.

Un equipo reducido de dos a seis empleados puede tener buen resultado siempre que sus miembros tengan las cualidades complementarias necesarias. Por su parte, la práctica demuestra que, en los equipos grandes, los problemas surgen con discusiones claras y manejables y la armonización de las diferentes opiniones.

En los equipos de más de 20 personas se suelen dividir fácilmente en grupos. El ejercicio de las empresas de éxito demuestra que la interacción en grupos de hasta 12 personas es eficaz y beneficiosa para el desarrollo empresarial y la creación de un equipo sólido.

Etapas de un equipo

Para la ciencia moderna se definen cinco etapas en la formación de un equipo:

1) Orientación

2) Frustración

3) Integración

4) Funcionamiento (actividad)

5) Finalización

Analicemos cada una con más detenimiento:

Etapa 1. Orientación

En esta fase, la mayoría de los miembros están contentos de estar en el equipo (si no están en él bajo presión). Por lo general, su ánimo es bastante alto y están moralmente dispuestos a trabajar juntos, pero su rendimiento sigue siendo bajo porque los roles aún no están definidos, las normas no están formadas y los objetivos no son lo suficientemente claros. Todo esto no contribuye a la eficacia de las actividades conjuntas.

El principal reto en la fase de orientación es dirigir bien el equipo: desarrollar reglas y normas para las actividades conjuntas y las interacciones entre sus miembros, para generar un ambiente de confianza.

Etapa 2. Frustración

Durante esta fase el equipo ya ha adquirido cierta experiencia, el ánimo decae a medida que las contradicciones se hacen patentes y los miembros del equipo comienzan a percibir la discrepancia entre sus expectativas iniciales y la realidad. Las dificultades para llevar a cabo la tarea y para trabajar juntos provocan confusión y frustración, se producen reacciones negativas entre ellos y se forman otros grupos que pueden polarizar al equipo.

La ruptura de la comunicación y la incapacidad para resolver los problemas conducen a una disminución de la confianza mutua. Aunque la productividad aumenta ligeramente con respecto a la primera etapa, el ánimo disminuye considerablemente. Sin embargo, es en esta fase cuando el equipo desarrolla y acumula recursos y herramientas internas que le ayudan a afrontar los problemas de interacción dentro del grupo.

En esta etapa, el principal reto es aprender a resolver las contradicciones de forma constructiva y a interactuar eficazmente.

Etapa 3. Integración

Cuando se reconocen y resuelven los problemas a los que se enfrenta el equipo en la fase de frustración, el ánimo empieza a mejorar. El equipo desarrolla enfoques y técnicas que facilitan el trabajo conjunto de sus miembros. La calidad del desempeño de las tareas y la competencia técnica mejoran, lo que contribuye a una actitud positiva. El propósito se vuelve más claro y aumenta el compromiso con los valores, las normas, las reglas y las tareas. La confianza y la solidaridad crecen a medida que las personas se vuelven más abiertas y orientadas a las tareas. Surge una voluntad de compartir la responsabilidad y el control.

Los miembros del equipo aprenden a valorar las diferentes perspectivas dentro del equipo. Hablan de sí mismos como nosotros en lugar de yo. Sin embargo, como los sentimientos de confianza y cohesión recién surgidos son todavía frágiles, los miembros del equipo intentan evitar los conflictos por miedo a destruir el clima favorable.

El principal reto en esta fase es compartir el liderazgo entre los miembros del equipo y superar la tendencia a estar de acuerdo en todo sólo para evitar conflictos. El equipo nunca será un equipo altamente eficaz si las funciones de liderazgo y control no se comparten entre los miembros del equipo.

Etapa 4. Funcionamiento

Con esta etapa, tanto el rendimiento como el ánimo son elevados y se refuerzan mutuamente. Hay un sentimiento de orgullo y emoción por formar parte de un equipo de alto rendimiento. El objetivo general, las funciones y las metas están claros. Los niveles de exigencia son elevados y existe un interés no sólo por cumplir las normas, sino también por la mejora continua.

Los miembros del equipo confían en que pueden hacer el trabajo y superar los obstáculos. La comunicación es abierta y el liderazgo se comparte entre los miembros del equipo. El respeto y la confianza mutuos se han convertido en la norma. El equipo es flexible y afronta nuevos retos sin dejar de crecer.

El principal reto en la etapa de funcionamiento es mantener la calidad del equipo, la necesidad de hacer frente a nuevos retos y mantener el crecimiento. Es probable que esta etapa continúe (con moderadas fluctuaciones de satisfacción) durante el resto de la vida del equipo.

Etapa 5. Finalización

En los equipos permanentes no se llega a esta etapa a menos que se produzca una reorganización fundamental.

La etapa de finalización se produce inevitablemente en los equipos creados para alcanzar un objetivo específico y resolver problemas concretos una vez alcanzado el resultado deseado. Por un lado, los miembros del equipo pueden sentir la anticipación del éxito y los logros, y por otro, la tristeza de la etapa de finalización y separación que se aproxima. Dependiendo de cuál de los dos tenga más peso, la productividad y la moral aumentarán o disminuirán a medida que el trabajo se acerque a su fin.

El principal reto en la fase de finalización es mantener la productividad necesaria y el ánimo del equipo mientras se le guía hacia la finalización, la evaluación de los resultados obtenidos y el reconocimiento de los mismos.

En la construcción de un equipo, además de los objetivos y la cultura en la que se forma, un factor importante es el entorno externo, y más concretamente sus retos. Es poco probable que un equipo auténticamente competitivo y fraternal se forme en un entorno cómodo y sin riesgos, sin afectaciones y sobresaltos constantes.