Cómo organizar la agenda de una reunión corporativa

Si alguna vez ha tenido que sentarse en una reunión interminable, probablemente haya tenido tiempo para pensar en cómo lo haría de manera diferente. Si las reuniones están mal planificadas, son difíciles de organizar sin una agenda clara; la toma de decisiones es confusa debido a la discusión desenfocada y la falta de participación informada.

 Desarrollar una agenda efectiva es una forma de aprovechar el poder de un equipo sólido, ya que proporciona la estructura y el contenido informativo necesarios para hacer las cosas bien.

A continuación, se enumeran algunos factores importantes a tener en cuenta al establecer la agenda de sus reuniones. Considera lo siguiente:

Propósito de su agenda

Las personas pueden sentirse frustradas cuando se dan cuenta de que pedir información no garantiza que tendrán voz en la decisión final. Es importante categorizar cada discusión en función de lo que está buscando de su audiencia. Dígale al grupo lo que espera de sus respuestas. Un enfoque basado en preguntas lo ayuda a obtener respuestas más útiles de su equipo.

Puntualidad de su agenda

Esta pregunta requiere dos esfuerzos, ya que la puntualidad de tu agenda puede determinar el nivel de preparación que alcancen los miembros de tu equipo. Cuanto antes les dé una agenda, antes podrá esperar que consideren los elementos de sus momentos discursivos y estén listos para brindarle información o recopilar información para tomar una decisión informada con usted.

Es importante alertar a su equipo cuando se dirige a decisiones o reuniones importantes que implican preparación, ya que desea maximizar el tiempo con todas las partes involucradas.

Al pasar la agenda de la reunión al equipo, pregúntese: si recibiera esta agenda ahora mismo, ¿estaría yo mismo listo para esta reunión a tiempo?

Gestión del tiempo en tu agenda

Es difícil mantener a un gran grupo de personas en el tema. Es casi imposible mantener un horario. Por esta razón, es vital incluir un componente de tiempo en su agenda de reuniones. Cada sección/pregunta/parte del tema debe estar claramente etiquetada dentro del límite de tiempo. Se debe permitir suficiente tiempo dentro de este marco de tiempo para la discusión, revisión y conclusión.

Procesando los objetivos de tu agenda

El procesamiento de su agenda tiene más que ver con los pasos involucrados en el procesamiento de todos los elementos de la reunión. Enumera los niveles de discusión en los que está tratando de completar la tarea. Ponerse de acuerdo sobre cómo se manejan las preguntas aumenta la eficacia de su reunión.

Cuando coloque por primera vez este proceso en su agenda, pregúntese:

•  ¿Cómo quiero dirigir esta discusión?
• ¿Quiero saber de personas o grupos?
• ¿Quiero un voto unánime, opciones de votación o una discusión de lluvia de ideas?
• ¿Cómo determinar que el problema está resuelto?
• ¿Cómo es la reunión perfecta?

Propuestas adicionales para la agenda

que funciona bien

Este es un tema importante para poner en su agenda. Dice mucho sobre su liderazgo poder interrumpir una reunión urgente para discutir los elementos del éxito con su equipo. Es vital que todos sientan que su trabajo es valorado a pesar de las limitaciones de tiempo, contratiempos, obstáculos y desafíos.

Lo que hay que mejorar

Esta es una categoría más pequeña pero no menos importante. Esto sirve como un recordatorio para su equipo de que siempre hay margen de mejora. Ya sea que tenga problemas con la puntualidad, la dinámica interna de la oficina o simplemente tenga una semana difícil en el mercado, asegúrese de que su equipo siempre sepa lo que se espera de ellos.