Business Intelligence: facilitador de toma de decisiones en la empresa

✅Los sistemas de Business Intelligence surgen por la necesidad de emplear grandes cantidades de datos en las empresas, de modo que se pueda responder a las exigencias del cliente, además es un posibilitador de toma decisiones más rápidas.

Cómo surgen los sistemas Business Intelligence 

La industria de la Tecnología de la Información se ha esforzado, durante muchos años, en dotar a las empresas de aplicaciones sólidas capaces de manejar potentes sistemas de base de datos (sistemas OLTP, On-Line Transaction Processing), en los que fuese posible registrar la actividad diaria de pequeñas y grandes empresas.

Este tipo de decisiones son las pertenecientes al nivel operacional, y que se encuentran en relación con aquellas tareas que permiten sustentar las diferentes actividades de la organización.

Tradicionalmente en el nivel operativo podemos distinguir dos partes diferenciadas, por un lado, el Back-office, en el que encontramos aquellas tareas administrativas internas de la compañía, como, por ejemplo, la gestión de recursos humanos.

Por otro lado, el Front-office, que soportan a las actividades y procesos productivos, como pueden ser la administración de clientes, puntos de venta, o proveedores.

No obstante, estas aplicaciones no fueron concebidas para analizar la información almacenada en ellas. Y por lo tanto no resultaban útiles a la hora de dar soporte a las decisiones de Nivel Táctico, y mucho menos aquellas de tipo estratégico.

Las luces de alarma saltaron primero en las grandes empresas, que detectaron carencias en sus sistemas operacionales a la hora de elaborar informes analíticos.

El hándicap común que detectaron todas estas empresas tenía una doble vertiente:

1. Los informes empleados hasta el momento mostraban tan sólo la información almacenada en los sistemas transaccionales, y no permitían la integración de datos o el uso de estructuras de otros sistemas.
2. A su vez, los informes resultaban demasiado lentos, menos intuitivos y menos flexibles de lo que se requería por las áreas de negocio.

Estas lagunas fueron el detonante que condujo a la industria TI a volcar sus esfuerzos en desarrollar soluciones que se acomodasen a las demandas y exigencias de los puestos de decisión de las compañías, interesados, por ejemplo, en saber el promedio diario de ventas en una localidad concreta. La solución propuesta fue los sistemas BI.

Objetivo los sistemas de Business Intelligence

El objetivo de estos nuevos sistemas era, precisamente, apoyar las tareas a nivel operativo y generar un volumen considerable de información, que pudiese explotarse cuando fuese necesario. Según Vitt, Luckevich y Miller (2008), los sistemas de Business Intelligence tienen acceso a inmensas cantidades de datos para posteriormente entregar a los responsables de la toma de decisiones información expresada de una forma que ellos pueden asimilar fácilmente. Esto se conoce como análisis a la velocidad del pensamiento. Es decir, la capacidad de obtener una respuesta a una pregunta tan rápido como la pregunta es formulada. Cabe destacar que los nuevos sistemas BI abarcan todas las áreas funcionales de una organización, desde recursos humanos hasta marketing, pasando por logística y el área económica.

El valor de la información

Pongamos un ejemplo, imaginemos por un momento un gerente comercial que precisa visitar a un cliente. Antes de la reunión, revisa las viejas propuestas, junto con el historial de órdenes, entregas, pagos, soporte, y marketing. En un instante, se percata de que el volumen de órdenes de su cliente últimamente ha descendido. Por consiguiente, decide profundizar un poco en el asunto y descubre que en su mayoría el descenso de ventas está relacionado con un tipo de producto concreto. El gerente llama al Director de zona y verifica que es un efecto que se está produciendo en toda la región, y cuyo origen en una promoción especial de un competidor, por lo que es necesario reforzar el canal de ventas con promociones más ajustadas para este producto.

Por otro lado, el cliente asistió recientemente a una conferencia de usuarios, y se interesó por una nueva línea de productos; dato que quedó registrado en los registros de marketing. Gracias a esta información, el gerente puede anticiparse y lanzarle una oferta más atractiva.

De esta manera, podemos ver que el gerente controla todos los aspectos referentes a la relación de su cliente con la firma, comprende las necesidades del consumidor, y puede identificar con seguridad nuevas oportunidades de venta.

BI es la clave para manejar, de manera idónea, la información acumulada en el historial de una compañía. Con BI, incluso los usuarios con un conocimiento técnico limitado podrán identificar los factores esenciales que mueven el engranaje funcional de la empresa, reduciendo costes, incrementando ingresos y mejorando la satisfacción de los clientes.

Algunos de estos beneficios son claramente tangibles. No obstante, los intangibles, tales como mejoras en la comunicación dentro de la compañía, una mayor satisfacción de los usuarios con su trabajo, o el intercambio de capital intelectual, pueden proporcionar una ventaja crucial que diferenciará nuestra empresa de sus competidores.

El reto en la gestión de información

El uso extensivo de las tecnologías de la información genera enormes cantidades de datos dentro de una empresa, de los cuales se puede obtener información que resultará vital en la toma de decisiones.

Sin embargo, a pesar de la enorme cantidad de datos que disponen la compañía, aumenta la dependencia de los negocios en los sistemas de información, y volumen de datos se incrementa de manera exponencial. El reto es conseguir que cada dato generado con cada interacción entre departamentos o con factores externos, se transforme en información disponible para su uso y acceso futuros.

Por este motivo, resulta paradójico que, a pesar de la cantidad de información disponible, los roles encargados de la toma de decisiones se enfrenten a numerosas dificultades a la hora de tener una imagen clara de los requerimientos fundamentales de una compañía.

En numerosas empresas, la obtención de respuestas simples, como las planteadas en el ejemplo de nuestro gerente comercial, requeriría horas o incluso días.

El problema principal reside en la organización interna de la mayoría de las compañías, que cuentan con silos de información inconexos. El historial de órdenes y pagos a clientes se gestiona desde el sistema de contabilidad; la información referida a instalaciones y mantenimiento se almacena en la base de datos de servicios centrales; el software de administración de contactos rastrea el historial de propuestas y ventas; y el departamento de marketing se encarga del historial de gestión de clientes de cada área.

Estos sistemas rara vez hablan el mismo idioma, y no suelen resultar muy amigables para usuarios inexpertos en busca de respuestas rápidas. Como resultado, la información debe realizar un largo viaje, a través de los innumerables sistemas de información, hasta alcanzar los departamentos solicitantes. El tiempo de espera puede retrasarse durante semanas, por lo que la información suele estar desactualizada cuando se lanza la query. Algo que en definitiva supone un reto para la comprensión.

Por consiguiente, el reto es transformar datos en información de utilidad, que revierta en la rentabilidad de la compañía. Es decir, pasar de una riqueza en datos, a una riqueza en información.

El amplio abanico de sistemas de la información descritos en el apartado anterior puede resultar idóneo para la realización de tareas específicas, pero no se suelen ajustar bien a las necesidades de usuarios finales. Gracias a la inteligencia de negocio (BI), los usuarios de negocio serán capaces, a partir de los datos contenidos en los sistemas transaccionales, transformar la información en conocimiento, y el conocimiento en beneficio y ganancias.

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