¿Por qué es una solución BI?

“Business Intelligence se define como la habilidad para tomar decisiones, lo cual se logra mediante procesos que hacen uso de metodologías, tecnologías y aplicaciones que permiten reunir, entender y administrar la información con el fin de mejorar el desempeño de un negocio.”

¿Por qué es una solución BI?

Un solo punto de acceso a la información

Gracias a los sistemas BI toda compañía puede liberar la información almacenada en sus bases de datos, mediante el uso de un único punto de acceso, un portal BI. No importa donde se encuentre la información, almacenada en sus sistemas ERPs, en el CRM, Datawarehouse, Datamarts, o cualquier aplicación específica de negocio, los usuarios podrán generar sus informes, y realizar un Drill-Down exhaustivo de la información a fin de entender las motivaciones de su empresa, sin necesidad de conocimientos técnicos en lo referente a las estructuras de datos subyacentes. Las aplicaciones BI más exitosas permiten hacer este proceso con una interfaz gráfica sin tecnicismos y de fácil uso.

Respuestas oportunas a las preguntas de la empresa

El problema en muchas compañías es la dificultad que encuentran la mayoría de los empleados para acceder a la información, un territorio reservado al departamento de TI.

Si bien los equipo de TI pueden realizar búsquedas y generar los informes solicitados por los usuarios desde los sistemas transaccionales, este acercamiento al reporting se caracteriza por una limitada flexibilidad y altos tiempos de ejecución, un enfoque de autoservicio en lo relativo a la información proporciona unos beneficios mayores. Hay que entender que las ejecuciones de consultas analíticas que requiere BI consumen gran cantidad de recursos. Por ejemplo, imaginemos que un usuario de negocio necesita realizar una consulta que analice la evolución de pedidos de los 10 principales productos durante los últimos cinco años. En un sistema transaccional, esta consulta no sólo requeriría un enorme esfuerzo de procesamiento, sino que, además, la ejecución debería utilizar los recursos habitualmente utilizados por los sistemas de facturación en puntos de ventas, pedidos de clientes, o compras a proveedores. Procesos que por otro lado son claves para el día a día de la compañía.

Sin embargo, mediante una aplicación BI, que permita un acceso directo y sencillo a la información, los usuarios pueden responder cuestiones que vayan surgiendo sobre la marcha. Además, al contar con información precisa y actualizada, las respuestas generadas serán más efectivas y contribuirán de una manera más notable en la consecución de las metas marcadas.

La clave para liberar la información reside en dar a los usuarios las herramientas necesarias para encontrar respuestas a sus preguntas de una manera rápida y fácil. Algunos de los usuarios quedarán satisfechos con informes estándar que se actualizan regularmente, tales como reportes de los inventarios actuales de la empresa, ventas por canal, o informes del estatus de sus clientes.

No obstante, las respuestas ofrecidas en estos informes pueden derivar en nuevas cuestiones. A su vez, otros usuarios pueden estar más interesados en un acceso dinámico a la información. Este hecho puede conducir, de nuevo, a preguntas adicionales, que no podrán responderse, en este caso, mediante un informe predefinido.

Cabe destacar que los usuarios dedican gran cantidad de su tiempo en acceder a informes estándar o personalizados, mientras que una pequeña parte de sus tareas requieren la consulta de una fuente externa para conseguir información adicional, que no estaba disponible en el informe original. Con objeto de solventar esta demanda y evitar la frustración de los usuarios (y el consecuente retraso para los equipos de TI), se requiere un sistema BI que permita a los usuarios realizar solicitudes de información de manera autónoma a partir de las fuentes de datos con las que cuenta la empresa.

Hacia una definición de BI

A pesar del uso cada vez más cotidiano del término Business Intelligence, o su traducción al castellano Inteligencia de Negocio, no hay un consenso en lo referente a su definición.

A continuación, se enumerarán diferentes enfoques aportados por diversos autores, con objeto de ir desgranando los criterios que definen las características esenciales del término Business Intelligence:

El primero en popularizar el término fue Howard Dresner, que en 1989 lo definió como la transformación de los datos de la compañía en conocimiento para obtener una ventaja competitiva.

En el libro, Técnicas de análisis para la toma de decisiones estratégicas de 2002, Vitt, Luckevich y Misner define Business Intelligence como un concepto polifacético que fortalece a las organizaciones para tomar mejores decisiones más rápidamente, convertir los datos en información y usar una estrategia inteligente para la gestión empresarial.

Una tercera definición de Business Intelligence, la aporta el TDWI (The Data Warehousing Institute), en la que afirma que BI, reúne datos, tecnología, análisis y conocimiento humano para optimizar las decisiones de negocios y, finalmente, impulsar el éxito de una empresa. Los programas BI suelen combinar un Data Warehouse corporativo y una plataforma de BI o conjunto de herramientas para transformar los datos en información de negocio útil y procesable.

En la revista digital CIO, Ryan Mulcahy, definió BI un término genérico que hace referencia a una variedad de aplicaciones de software utilizadas para analizar los datos en bruto de una organización. Compuesto por varias actividades relacionadas, incluyendo la minería de datos, procesamiento analítico, consultas e informes.

Como puntos comunes de estas definiciones, podemos observar dos de las primeras características principales del BI, como son la capacidad de convertir datos en información con objeto de favorecer una toma de decisiones más eficientes, y obtener una ventaja estratégica. Pero ¿qué es entonces BI?

BI se define como la habilidad para tomar decisiones, lo cual se logra mediante procesos que hacen uso de metodologías, tecnologías y aplicaciones que permiten reunir, entender y administrar la información con el fin de mejorar el desempeño de un negocio. Mediante el uso de BI, las compañías pueden mejorar la efectividad de sus operaciones, fortalecer y construir relaciones fructíferas con sus clientes, y desarrollar productos diferenciados. Como resultado final, se obtiene una ventaja competitiva, vital en un mercado global y cambiante.