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Universidad Rey Juan Carlos

Auditoría del tiempo

Auditoría del tiempo

Medidas de conciliación trabajo-familia

La Gestión del Tiempo

Todos hemos llegado a sentir en determinados momentos de la vida laboral que nuestro destino es incierto, porque nos vemos obligados a trabajar y no solo tememos a la falta de trabajo porque en el Siglo XXI es imprescindible para vivir, sino que la mayoría de las personas acaban disfrutando más su vida laboral y llegan a tener la sensación de que son útiles sólo en su trabajo.

 Esto es, por ejemplo, lo que le sucede a la mayor parte de los jubilados o prejubilados, que, aunque siguen teniendo ingresos similares a los que tenían en activo, o los parados, que a pesar de recibir un subsidio se sientes desmoralizados porque no se sientes útiles.

El mundo actual está atravesando por una auténtica revolución del tiempo, ve como los días y años pasan cada vez más deprisa. Existe la percepción generalizada de que nuestro tiempo laboral está sobrecargado, de tal manera que difícilmente podemos atender a todas nuestras obligaciones de forma satisfactoria.

Esto lleva a que, con frecuencia, sintamos que nuestras tareas profesionales nos desbordan y acaban tirando de nuestro tiempo particular. Cuando se presentan estas situaciones, surgen alteraciones en el equilibrio personal, empezamos a sentir las consecuencias de la ansiedad y el estrés, nuestra capacidad de disfrutar la vida se resiente y nuestra motivación y predisposición a pensar en positivo disminuye considerablemente.

Un buen descanso es vital para un trabajador, se incorpora al trabajo al día siguiente con más energía y mejor actitud. Y aunque las empresas ya están implantando la política de “luces apagadas”, hay que ganar una batalla cultural, y lograr que se reconozca al directivo que es capaz de distribuir la carga de trabajo dentro del tiempo estimado.

Ello no quiere decir que haya que trabajar menos, sino tener en cuenta que un número excesivo de horas en el trabajo supone dejar menos tiempo para estar junto a la familia.

No se debe valorar más a un colaborador sólo porque trabaje muchas horas, pues, aunque parezca que beneficia a la empresa, poco a poco puede estar arruinando su vida familiar y personal, lo que repercutirá en su equilibrio y, a la larga, en el trabajo. Se le ha de valorar por la eficacia, y ésta no tiene por qué estar directamente relacionada con la cantidad de horas trabajadas.

Lo que la empresa debe potenciar es que se aproveche al máximo la jornada laboral, evitando llegar tarde, perder el tiempo, viajes innecesarios, reducir a lo imprescindible la atención de asuntos particulares, etc.

Es importante no criticar que la gente busque trabajar menos, pues lo que importa es el resultado, que el profesional sea innovador y tenga iniciativa. Es importante que los profesionales trabajen por objetivos, no por horas, y se debe seguir intentando mejorar en este tema. Es cada vez más frecuente que la gente sienta una cierta culpabilidad por irse pronto, lo cual resulta absurdo. Todo esto responde a un cambio de paradigma, pasando de una “cultura de esfuerzo” a una “cultura de resultados”, donde lo importante no es que las personas estén muchas horas en la oficina, sino que estén alineados con los objetivos de la empresa y pongan todo su esfuerzo para conseguirlos.

De hecho, en muchas organizaciones, están dejando de considerar a un trabajador como “modelo” por dedicar la mayor parte de su vida al trabajo, para preferir en vez a los empleados familiarmente responsables, que, está comprobado por un estudio que se le realizó a 150 de las más importantes empresas del mundo, que los trabajadores con familia están más motivados, más dispuestos a trabajar y que por tanto son más productivos.

¿Ante este panorama y dado que el tiempo es un recurso escaso que no se puede estirar qué podemos hacer para que no afecte negativamente en nuestras vidas? La única solución parece clara: gestionar mejor el tiempo. Se trata de optimizar su utilización de manera que pasemos a controlarlo y dejemos de ser sus esclavos por su propia escasez.

Para poder perfeccionar nuestra capacidad de gestión del tiempo, lo primero que tenemos que hacer es analizar minuciosamente en qué lo estamos empleando realmente, y probablemente descubramos una serie de factores que hacen que lo perdamos. Este tipo de información adquiere especial significado en una sociedad como la actual, en la que, además, ocupa un lugar importante la preocupación por un aspecto con tanta influencia en la salud de las personas y de la sociedad en su conjunto, como es la conciliación trabajo familia.

Aquí tenemos cómo gestionar el tiempo en 3 sencillos pasos:

PASO 1

Dejar de malgastar el tiempo. Hay mil y una formas de perder el tiempo, y muchas veces lo hacemos sin siquiera darnos cuenta. Una cosa que puedes hacer ya mismo para ser más eficiente es fijarte en qué gastas el tiempo cuando estás "trabajando".

PASO 2

Decidir cuáles son tus objetivos. La buena gestión del tiempo es sinónima con priorizar las actividades que te acercan a tus objetivos. Sin objetivos claros, es imposible que sepas cuál es el mejor uso de tu tiempo. Otra cara de la misma moneda es saber cuándo decir "no" a personas que reclaman tu tiempo.

PASO 3

Planifícate para conseguir tus objetivos. La planificación es clave para la gestión del tiempo porque te permite repartir tu tiempo de forma ordenada entre todas las cosas que quieres hacer. También es importante hacer un seguimiento de tus avances.

El control diario              

El dirigente deberá preparar al finalizar la jornada la hoja de ruta correspondiente al día siguiente. Comenzará fijando los objetivos que debe alcanza y los escribirá.

Resultados del buen uso del tiempo:

El artículo Gestión en el Tercer Milenio de Luis Flores Hidalgo destaca que “El dirigente deberá preparar al finalizar la jornada la hoja de ruta correspondiente al día siguiente. Comenzará fijando los objetivos que debe alcanza y los escribirá.”

Lo importante y lo urgente

Usará una escala de prioridades en sus qué distinguirá mediante un código:

  1. Importante pero no urgente
  2. Importante y urgente
  3. No importante y no urgente
  4. No importante pero urgente
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