¿Por qué las organizaciones almacenan información?

“Las técnicas BI permiten mejorar el rendimiento de la organización mediante la obtención de información, lo cual revertirá en la rentabilidad de nuestro negocio y permitirá focalizar esfuerzos de mantenimiento y aprovechar nuevas oportunidades.”

Una condición necesaria y hecha con antelación para la edificación de un sistema de Business Intelligence (BI) es la implementación de un software correspondiente. Lo primero y fundamental que realiza el sistema es la recopilación y el almacenamiento de información. Parte de la información recopilada son datos internos de la empresa, que son acumulados en una ubicación central conocida como “almacén de datos”. Además, el proceso ETL respalda que el almacén de datos se suministre de manera óptima con los datos.

Elementos por los que se almacena información

Las organizaciones necesitan información:

1. Como soporte durante sus transacciones: En este tipo de procesos, la información se emplea para coordinar las operaciones o funciones de los diversos departamentos implicados, y para registrar las actividades que se van realizando.

Imaginemos, por ejemplo, que uno de nuestros clientes lanza una orden de pedido. En este momento comienza una cadena de acciones, que abarcan el registro del pedido, la comprobación de las existencias, el chequeo del riesgo que supone dicho cliente, la expedición de la factura para su firma, y la cancelación de la deuda en el momento de la realización del pago. Todos estos procesos generan información, que puede emplearse de manera coordinada para mejorar las transacciones realizadas.

2. En la toma de decisiones y monitorización de resultados: En este caso, se tiene en cuenta la información almacenada en operaciones anteriores para tomar decisiones a futuro.

Pongámonos de nuevo en el caso de la venta del punto anterior. Imaginemos que habíamos presupuestado una cifra de ventas para el periodo concreto en el que se realizó dicha venta. En este caso emplearemos dicha información para comprobar si hemos alcanzado los objetivos marcados generales, y los concretos asociados a la venta que acabamos de realizar. Además, esta misma información puede ser muy útil para cerciorarnos de que los vendedores han cumplido sus cuotas de venta, o si han llegado a los objetivos estimados en sus comisiones.

3. Para embarcarse en nuevos negocios: La información también puede convertirse en un artículo a la venta, siempre y cuando seamos capaces de transformar los datos de nuestros clientes y proveedores en información de utilidad. Los usos y características de la información se relacionan con los distintos niveles de organización de la empresa, y varían en función del área funcional en la que nos encontremos (comercial, administración, producción, logística, marketing, recursos humanos).

Es necesario que consideremos la información recogida en el área de recursos humanos. De este apartado, los datos existentes están relacionados con las nóminas, costes laborales, formación, candidatos, currículos. Sin embargo, en el área comercial, la información se refiere a productos, precios, tarifas, clientes, existencias.

Imporncia del Business Intelligence en el almacén de información.

Business Intelligence dentro de su definición, tiene como uno de sus principales objetivos medir y monitorizar los resultados empresariales, que puede ser los ingresos, los costes, las ventas. La razón por la que se lleva a cabo este proceso está muy enraizada en el control de gestión empresarial, y puede resumirse en la frase “aquello que no se mide, no se puede gestionar”.

Por consiguiente, lo primero que debemos hacer es definir lo que queremos medir y cómo lo vamos a hacer. Para la consecución de este paso, es necesario esclarecer cuál es nuestro modelo de negocio, y cuáles son las métricas que empelaremos en el proceso de medida.

De esta forma empezamos a comprender que las aplicaciones BI conllevan irrevocablemente la estandarización de métricas y procesos internos de la organización.