Planificación y preparación de la entrevista

¿Cómo debe prepararse la entrevista?

Se trata de buscar la distancia adecuada entre el entrevistador y el entrevistado, evitando sentarse frente a frente (hacerlo en ángulo o uno junto al otro), llamadas, visitas e interrupciones, para lo que es imprescindible reservar lugar y hora. Se debe, por lo tanto, evitar toda improvisación.

Debe procurarse conseguir una atmósfera relajante que permita el diálogo franco, fructífero y por consiguiente una comunicación abierta.

Asimismo, debemos mantener una actitud profesional y racional, minimizando manifestaciones e interpretaciones simplemente emocionales y buscando avanzar en la conversación con un sentido práctico.

El cuidar todos estos aspectos es fundamental, de lo contrario se puede crear un ambiente de desconfianza o tenso si las partes no consiguen intercambiar sus primeras palabras de forma confiada y abierta. En este aspecto debe tenerse en cuenta la importancia de los signos modales o no verbales. Se deberá reflexionar sobre la actividad desarrollada por la persona a entrevistar durante el período objeto de análisis, apoyándose, para enriquecer su conocimiento, en otros responsables.

El entrevistador y entrevistado deben prepararla por separado con la necesaria atención, teniendo en cuenta su importancia, examinando cada uno el comportamiento y la eficacia de la actuación y buscando las causas. Asimismo, identificar hechos con que avalar las opiniones y resumir las conclusiones.

a. Realización y desarrollo

Durante la entrevista

• El primer paso es despertar el interés, recordando qué se pretende con la entrevista y sus reglas del juego.
• Tanto el entrevistador como el entrevistado deben llevar preparado el análisis y evaluación provisional de cada objetivo.
• El entrevistado presenta la autoevaluación del primer objetivo y en entrevistador escucha, pregunta y toma notas.
• El entrevistador presenta a su vez su evaluación, asegurándose que el otro la entiende y resume los acuerdos o desacuerdos que puedan existir.
• Los dos profundizan, resolviendo los desacuerdos si los hubiera para llegar a una solución final. Es recomendable buscar el acuerdo partiendo de posiciones de igualdad y actitudes de colaboración.
• Este proceso deberá repetirse para cada uno de los objetivos establecidos.
• A continuación se realiza la Evaluación Global recogiéndose los comentarios de mayor interés, trasladándose los acuerdos, los objetivos del siguiente ejercicio o el plan de actuación correspondiente.

Desarrollo de la entrevista

• Dentro de esta fase, cabe diferenciar los siguientes hitos o momentos:

1. Introducción

Al iniciar la entrevista, el jefe deberá recordar al entrevistado la finalidad de la reunión, recalcando el papel de la misma como sistema de seguimiento permanente y como instrumento idóneo para la ayuda en su desarrollo personal y profesional, siempre en un sentido positivo.

El entrevistador tiene que hacerse preguntas tales como:

• ¿trata de que no exista tensión?
• ¿da la sensación de que no se trata de un mero trámite?
• ¿genera una actitud positiva?
• ¿predispone a que exista diálogo?
• ¿da la impresión de seguridad?
• ¿empieza destacando lo positivo?
• ¿recaba la información necesaria?
• ¿tiene en cuenta la opinión del entrevistado?
• ¿facilita información de retorno?
• ¿se centra esencialmente en la actuación?
• ¿se refiere a hechos y conductas concretas y observadas?
• ¿toma en consideración los sentimientos del entrevistado?

b. Fase explotaria

Se trata aquí de descubrir las ideas e impresiones del entrevistado al objeto de comprobar, desde su punto de vista, cómo marcha su trabajo, cuáles han sido sus éxitos, cuáles las frustraciones y qué tipo de apoyos le harían falta.

A que la entrevista cumpla los objetivos que cabe esperar de ella, ayudará como ya se ha señalado:

• Evitar interrupciones.
• Establecer un clima de confianza.
• Dirigir la entrevista.
• Centrar la entrevista indicando cual es el objetivo.
• Centrarse en los aspectos positivos del trabajo: no destacar preferentemente lo negativo.

• Referirse a actuaciones y comportamientos, no a los rasgos de personalidad.
• Ser concretos cuando se citen hechos, no generalizar un comportamiento insatisfactorio.
• Antes de exponer su punto de vista, preguntarle al entrevistado sobre el suyo.
• Si el colaborador valora su actuación de forma más favorable, preguntarle las razones.
• No intentar conseguir lo imposible.
• una experiencia o recuerdo agradable de una evaluación negativa.
• inspirar confianza a una persona recelosa y desconfiada.
• convertir a una persona agresiva en colaboradora.
• hacer que una persona que está a la defensiva se critique a sí misma.

Algo también útil y recomendable es utilizar las llamadas preguntas abiertas como pueden ser, por ejemplo, las siguientes:

• ¿Cómo crees tú que ha sido tu desempeño a lo largo de este año?
• ¿Cuáles son tus puntos fuertes?
• ¿Qué te gusta hacer especialmente?
• ¿En qué crees tú que debes mejorar?
• ¿Cómo podría ayudarte yo a mejorar?
• ¿Qué objetivos te propones a medio plazo?

Uno de los factores que van a influir en que la entrevista sirva a los objetivos apuntados es, sin duda, la actitud que pueda tener a lo largo de la misma el jefe, quien deberá esforzarse por:

• Mantener una atención selectiva, que le permita formular repreguntas y así ir respondiendo al guion de la entrevista.
• Mantener el grado de empatía adecuado.
• Evitar juicios prematuros.
• Procurar no interrumpir el discurso del entrevistado.

c. Fase informativa

Al entrevistado se le informará sobre el modo en que se percibe su rendimiento debiéndose transmitir de un modo claro, firme y objetivo, de manera desapasionada, constructiva y recalcando cuales han sido los logros reconociendo, así mismo, las dificultados y puntos de mejora.

• Reconocer los logros y reforzar los comportamientos relacionados con los valores de la empresa;
• terminar la entrevista haciendo un resumen de los temas tratados
• recoger el contenido de la entrevista
• No tener prisa.

La entrevista abierta es más rica, aunque más difícil.

d. Fase de análisis

En este momento, la preocupación básica será MEJORAR EL RENDIMIENTO. Esto puede adoptar la forma de cambio de responsabilidades, abrir nuevos caminos, establecer prioridades, reorientar tareas, etc. Es muy importante el desarrollo de un intercambio de pareceres creativos para allanar el camino hacia estas nuevas acciones.

e. Fase de toma de decisiones

De manera conjunta, en la medida de lo posible, se deberá decidir qué medidas habrán de seguir a la evaluación: formación específica, mejorar en el comportamiento con el entorno, cambios o modificaciones en las prioridades. Es importante finalizar la entrevista con un acuerdo compartido, evitando imposiciones, enfrentamientos, etc. Es un momento que debe aprovecharse para:

• Fijar los compromisos de actuación.
• Establecer acciones orientadas a resolver los problemas detectados.
• Hacer un resumen final destacando los puntos verdaderamente importantes.

Plan de desarrollo individual.

Es otro de los pilares del sistema, requiriéndose un compromiso y responsabilidad por parte del jefe y del colaborador en la fijación del plan individualizado, según las necesidades de cada uno de éstos. Tiene los siguientes aspectos:

• Reconocimiento de los principales puntos fuertes de actuación del colaborador que más hayan destacado en el período evaluado.
• Identificar los puntos de mejora en la actuación, vinculados a los valores empresariales así como a los comportamientos genéricos y gerenciales.
• Establecer un foco de mejora a conseguir para cada Punto de Mejora.
• Convenir las acciones concretas para cada objetivo.

En el siguiente post te compartimos ¿Cómo prepararte para una entrevista de trabajo?