Logística, la gestión de almacenes

Un almacén es un “ente vivo”, en el que continuamente, entran, salen y se desplazan por él todo un universo de mercancías de distintos tipos, marcas y tamaños, por lo cual es de vital importancia para la gestión de un almacén que se impongan una serie de medidas de control, para una óptima gestión.

Dentro de este control, podemos resaltar el control administrativo de toda la documenta­ción que se genera en el proceso, y el etiquetado y codificación de las mercancías.

Para desgranar el proceso de control administrativo, detallaremos los documentos con los que nos encontraremos.

Pedido de compra

Lo primero que gestiona la empresa cuando necesita reponerse de cualquier tipo de ma­terial, es generar un pedido, mediante el cual se compromete a comprarle al proveedor en cuestión, una determinada cantidad de una serie de artículos.

En la estructura habitual de un pedido, deben de constar información tanto del vendedor como del comprador, apareciendo los datos del comprador, tanto los datos fiscales de este, como los datos de contacto por si surgiera cualquier incidencia.

Además, debe de aparecer el número de pedido o número de orden, mediante el cual el comprador identifica dicho pedido y debe de aparecer posteriormente en toda la do­cumentación que se genere a partir del pedido como referencia. La mayor parte de las empresas habitualmente clasifican los pedidos por años, por lo que por ejemplo el pedido 223/15, indica que es el pedido número 225, que se realizó en el año 2015-03-11.

La fecha del pedido es otro de los datos a añadir y que es útil a la hora de realizar una reclamación.

El número de contrato también es un dato que se suele incluir, cuando entre el provee­dor y el comprador existe un contrato en el que se indican todas las características y con­diciones en las que se basan las relaciones entre ambos y en las que suelen estar cerrados los precios y las condiciones en las que se realizará el envío de la mercancía.

Los datos del vendedor deberán de aparecer, los fiscales de este.

Comentarios, en este apartado, se pueden indicar cuestiones como el plazo máximo de entrega, si la entrega se debe de realizar en una dirección distinta a la que consta en los datos del comprador o si la dirección de entrega es diferente a la habitual.

La parte principal del pedido es el desglose de los artículos solicitados, en el que de ma­nera clara y concisa se debe de detallar el nombre, descripción o código de los artículos, así como la cantidad solicitada, precio unitario, parcial y total de cada artículo.

Para finalizar, es importante que el pedido vaya firmado por la persona que realice el pe­dido, para de esta forma atestiguar el compromiso de cara al comprador.

Hoja de solicitud

Es similar en cuanto a concepto al pedido, con la salvedad de que se realiza entre depar­tamentos de la misma empresa.

Albarán o nota de entrega

Una vez que el proveedor recibe el pedido de compra y prepara el material para ser en­tregado al proveedor, confecciona el albarán o nota de entrega, el cual es el documento mediante el cual, certifica que tipo de mercancía es la que se entrega, y que sirve para que posteriormente se adjunte a la factura de cobro, atestiguando que esa mercancía se entregó.

El albarán consta de dos copias, una de las cuales en el momento de la recepción del pedi­do queda en posesión del comprador y la otra firmada a la recepción queda en poder del vendedor, aunque se suele dar la circunstancia de que la entrega, la realiza una empresa de transporte, por lo que la nota de entrega del transporte, es la que hace las veces de albarán de entrega firmado por el comprador y copia de esta, será la que se adjunte pos­teriormente a la factura.

En la estructura habitual de un albarán, deben de constar información tanto del vendedor como del comprador, apareciendo los datos del comprador, tanto los datos fiscales de este, como los datos de contacto por si surgiera cualquier incidencia.

Además, debe de aparecer el número de albarán, mediante el cual el comprador identifica dicho albarán y debe aparecerá posteriormente en la factura.

La fecha de expedición del pedido.

Los datos del vendedor deberán de aparecer, los fiscales de este.

La parte principal del pedido es el desglose de los artículos solicitados, en el que de ma­nera clara y concisa se debe de detallar el nombre, descripción o código de los artículos, así como la cantidad solicitada, precio unitario, parcial y total de cada artículo.

Incidencias, en este apartado, el comprador puede indicar si ha observado alguna anoma­lía en la mercancía recibida, ya sea por si se ha producido algún error con las cantidades enviadas, artículos incorrectos o no conformidad con el estado de recepción de la mer­cancía.

Para finalizar, el recibí, deja constancia de la recepción de la mercancía.

Incidencias, en este apartado, el comprador puede indicar si ha observado alguna anoma­lía en la mercancía recibida.

Recepción de las mercancías

Al recibir la mercancía, se comprueba primero que la mercancía recibida concuerda con el albarán de entrega, y posteriormente que coincide con el pedido recibido, el cual se puede haber recepcionado de manera completa, por lo que se dará por cerrado el pedido, o pue­de que se haya recibido parcialmente el pedido, por lo que se le dará entrada al material recibido, pero no se cerrará el pedido.

Al comprobar el pedido recibido, si estamos conforme con que lo pedido y lo recibido coinciden en sendos albaranes se dice que el pedido es “conforme”, pero si por el contra­rio, no estamos de acuerdo, ya sea porque las cantidades sean erróneas, los artículos no se ajusten a lo que se pidió o porque el estado del pedido es defectuoso, se dice que el pedido es “no conforme”, por lo que a la hora de rellenar la hoja de recepción, se hará constar, para que los departamentos correspondientes reclamen dicho material y no procedan a su correspondiente pago, hasta que se solucione la incidencia.

Etiquetado y codificación

Una vez que se realiza la recepción de la mercancía y de haber procedido a dar entrada al material en el almacén, se debe de proceder al etiquetado, con el fin de tener información sobre el tipo de producto, unidades, ubicación, etc. y que el personal del almacén pueda obtener información de él en cualquier momento, ya sea mediante lectura óptica o auto­mática.

Dependiendo de la información que podamos necesitar de las etiquetas, podemos utili­zar los diversos tipos de etiquetas, por ejemplo existen las etiquetas de transporte, que solamente nos dan información sobre los datos del emisor de la carga y del receptor, también existen etiquetas que nos indiquen si existe peligro durante la manipulación, las fecha de consumo y de caducidad, etc. a las que denominaremos etiquetas y etiquetas que contienen en ellas toda la información necesaria para saber del bulto en cuestión, origen, composición, número de bultos de que consta, número de lote del fabricante, etc. y suele venir definido por un código de barras.

Código de barras

El código de barras almacena información y datos y representan un sistema sencillo para codificación de información de texto que posteriormente pueda ser leía por un sistema informático.

El Código de Barras está formado por una serie en paralelo de barras y espacios que con­tienen información codificada en las barras y espacios del símbolo, que realidad no apor­tan ninguna información, salvo que son la llave de entrada a aun base de datos, donde se encuentra almacenada la información.

El código de barras es el mejor sistema de colección de datos mediante identificación au­tomática, envía la información que transmite, al conectar automáticamente con la base de datos de origen, presenta una exactitud total, siendo muy útil por ejemplo al dar entrada o salida un producto del almacén, al ser una maniobra automática que además un costo mínimo de mano de obra.

Se denomina Simbología del Código de Barras a la forma en que se codifica la informa­ción en las barras y espacios del símbolo de código de barras.

El hecho de que existan distintos tipos de códigos de barras se debe a que cada simbolo­gía está creada para un determinado uso.

Una simbología viene determinada por combinaciones de caracteres numéricos o alfanu­méricos, de la longitud fija o variable de las barras, de que estas sean discretas o conti­nuas, del número de elementos que la compongan como de la Quiet Zone, que es el área blanca al principio y al final de un símbolo del código de barras.

Los caracteres iniciales de todos los códigos de barras representan el país de origen del producto, en el caso de España, corresponde al prefijo 84.

Tipos de códigos de barras:

• El EAN-13 consta de un código de 13 cifras en la que sus tres primeros dígitos iden­tifican al país, los seis siguientes a la empresa productora, los tres números poste­riores al artículo y finalmente un dígito verificador, que le da seguridad al sistema. Este dígito extra se combina con una o dos de los otros dígitos para representar un código de para, indicando el origen de la mercancía.

• El EAN-128, es un que utiliza 4 diferentes groso­res para las barras y los espacios y tiene una densi­dad muy alta, pudiendo codificar los 128 caracteres ASCII.

Normalmente el código EAN-128, se suele utilizar para entornos no detallistas, ya que es capaz de co­nectar el flujo físico de mercancías con el flujo de información.

• El código ENTRELAZADO 2 de 5, es muy utilizado por las empresas de transporte y por la industria del almacenaje.

Está basado en la técnica de intercalar caracteres permitiendo un código numérico que utiliza dos grosores, siendo el primer carácter se representa en barras, y el se­gundo por los espacios que se intercalan en las barras del primero.

• El código CODABAR es aplicado en el ámbito sanitario mayoritariamente, y pre­senta una simbología de longitud variable que codifica solo números. Utiliza dos tipos de grosores para barras y espacios.

• El código PDF 417, presenta de dos dimensiones, es una simbología de alta densi­dad no lineal que recuerda un rompecabezas.

La principal diferencia entre éste y los otros tipos de código de barras, es que el PDF417 es en realidad un Portable Data File (Archivo de Información Portátil, PDF) es decir, no se requiere consultar a un archivo, ya que contiene toda la información necesaria por sí mismo, ya que tiene una capacidad de hasta 1800 caracteres numé­ricos, alfanuméricos y especiales, en el que se pueden incluir información de tipo de una foto, tipo de artículo y la información que se crea oportuna.

• El código MEXICODE, es utilizado para procesamiento de información a alta velo­cidad. Está formado por 866 hexágonos utilizados para el almacenamiento de da­tos en forma binaria., siendo posible codificar hasta 100 caracteres en un espacio de una pulgada cuadrada.

• El código DATAMATRIX, tiene una capacidad alfanumérica de 2334 caracteres y algunas de las aplicaciones que tiene son la codificación de dirección postal, los boletos de lotería, el etiquetado de desechos peligrosos, la industria farmacéutica.

¿Cómo se leen los códigos de barras?

El funcionamiento del lector de código de barras consiente en decodificar la información a través de la digitalización proveniente de una fuente de luz reflejada en el código y pos­teriormente enviar la información a un ordenador como si la información hubiese sido ingresada por teclado.

Sistemas de Lectura de un Código de Barras

Principalmente, hay tres tipos básicos de sistemas de código de barras.

• Entrada de datos por teclado, están directamente conectados al sistema informáti­co y transfieren la información en tiempo real.
• Lectores portátiles tipo batch. No transfieren la información al instante, si no que la transfieren posteriormente al sistema informático, son autónomos e inalámbricos.

• Lectores de radiofrecuencia, tienen la posibilidad de o bien almacenar la informa­ción para ser transferida posteriormente o pueden trasmitirla instantáneamente, lo que las hace mucho más operativas. También son autónomos e inalámbricos.