Gestión de comunicaciones internas en la empresa

Las comunicaciones internas son las formas de comunicación comercial dentro de la empresa entre la dirección y el personal. Es un intercambio de información de ideas, pensamientos, soluciones, un diálogo estructurado con objetivos y orientación definidos.

Las comunicaciones adecuadamente estructuradas con los grupos objetivo permiten a la empresa crear una imagen positiva a los ojos de su personal y del público. Así, las comunicaciones internas de la empresa proporcionan motivación a los empleados.

Establecimiento de comunicaciones internas en una organización

En las comunicaciones internas, la forma de presentación de la información es importante. El mismo hecho puede comunicarse de manera que se perciba de forma positiva o negativa, que deje a la gente indiferente o que atraiga el interés.

Una adecuada comunicación interna permite al especialista en recursos humanos establecer relaciones efectivas de juego de roles dentro del equipo y asignar responsabilidades a los empleados.

Con ese fin, los mensajes de información deben tener las siguientes características:

• Informativos
• Independientes e imparciales.
• Claros - el mensaje debe ser claro a quién va dirigido.
• Oportunos
• Concisos

La retroalimentación es un principio obligatorio para el buen funcionamiento de la comunicación interna de una organización. El especialista en recursos humanos, junto con la administración, debe recibir información del personal en respuesta a los mensajes de información y dar una retroalimentación oportuna al personal.

Al construir una comunicación interna que funcione, el director de recursos humanos debe mostrar las siguientes cualidades:

• Apertura: capacidad para hablar con cualquier público y escuchar cualquier sugerencia.
• Honestidad.
• Disposición al diálogo.

Canales de comunicación interna

Los canales de comunicación interna son los medios por los que se conducen los flujos de información. Los siguientes canales son los más comunes en las organizaciones:

• Sitio web interno de la empresa.
• Correo electrónico interno.
• Reuniones periódicas.
• Reuniones informales en las que los empleados pueden hablar directamente con la dirección.
• Red social de la empresa.
• Prensa de la empresa.
• Reuniones virtuales.
• Conferencias
• Actividades de comunicación;
• Paneles informativos - stands

A través de estos canales, los especialistas en recursos humanos comunican la información necesaria al personal con la ayuda de herramientas de comunicación interna. La mayoría de los canales también pueden ser utilizados por el personal para comunicarse con la administración.

Tipos de comunicaciones internas

Un especialista en recursos humanos puede utilizar una variedad de comunicaciones internas.  Pueden ser orales o escritas, de grupo o personales.

Los canales de comunicación se pueden distinguir entre las comunicaciones:

Formal.  Determinado por las reglas existentes en la empresa: organizativas y funcionales.   

Informal. Representan la interacción social entre las personas. A menudo, esa comunicación se define como la transmisión de rumores.

En cuanto a la disposición espacial de los canales, las comunicaciones internas son: 

En vertical.  Dirigido de arriba a abajo, de gerente a empleados (descendente), o de abajo a arriba, de empleados a gerente (ascendente).   

En horizontal. Su objetivo es coordinar el trabajo conjunto de empleados de diferentes departamentos en el mismo nivel jerárquico.  

En diagonal. Ejecutado por empleados de diferentes departamentos en diferentes niveles de la jerarquía.

 Hay comunicaciones interpersonales, que se llevan a cabo con la ayuda de palabras y medios de comunicación no verbales entre los empleados cara a cara y en grupo.

En el trabajo, el especialista en recursos humanos debe tener en cuenta que, en los últimos años, el personal de comunicaciones internas utiliza medios técnicos: correo electrónico, sistemas de telecomunicaciones y otras tecnologías de la información modernas.

Gestión de las comunicaciones internas

El intercambio de información afecta al logro de los objetivos de la empresa. Un especialista en recursos humanos se encarga de gestionar las comunicaciones internas y de mantener un cierto número de canales.

Cuanto mejor sea el intercambio de información cualificada, menos tiempo dedicarán los empleados a la comprensión correcta o a la búsqueda de la información necesaria. La productividad del trabajo se incrementa.

Para ello, el especialista en recursos humanos puede utilizar diferentes métodos en la empresa:

• El enfoque dirigido. En este caso, la comunicación se establece con un público objetivo determinado. Cuanto más preciso sea el mensaje de información que se prepare, más fácilmente será percibido por el público.  
• El enfoque circular. En este aspecto, la interacción se establece con la ayuda de relaciones humanas positivas. Es importante que un especialista en RRHH trabaje para que cada empleado disfrute no sólo del trabajo sino también de ir al mismo. Esa motivación puede formarse con la ayuda de conversaciones continuas y abiertas con los empleados sobre todas las cuestiones que les preocupan.  
• El enfoque de acción. Las comunicaciones internas se proporcionan con la ayuda de interacciones prácticas, en las que son importantes la comprensión de las situaciones y la intuición de un especialista en recursos humanos.

Las descripciones de los puestos de trabajo son uno de los principales instrumentos utilizados por la dirección para las comunicaciones internas. Otros instrumentos para establecer comunicaciones internas se seleccionan individualmente para cada empresa, teniendo en cuenta las características específicas de la misma, la cultura corporativa y el equipo establecido.

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