Reglas básicas para la gestión del tiempo en el ámbito laboral

La experiencia del tiempo es diferente en cada edad. Las personas maduras suelen decir que el tiempo va más rápido para ellas y que la vida se vuelve más dinámica. Una de las posibles razones de este fenómeno es el flujo de información, que es mucho más intenso que el de hace 20 o 30 años. Entre más trabaje, se comunique y actúe un adulto, más rápida será su vida. Además, a medida que envejecemos, la velocidad a la que procesamos la información disminuye.

Sistema de gestión del tiempo

La gestión del tiempo es una herramienta de gestión que permite conjugar los objetivos de la vida personal y profesional, los recursos disponibles y las competencias. Las habilidades de gestión del tiempo en el trabajo son útiles para todos los empleados, pero son especialmente importantes para los mandos intermedios y superiores. La capacidad de unir todos los atributos anteriores en un sistema es la clave del éxito profesional.

Prepara un plan

Lo mejor es empezar a planificar con franjas de tiempo pequeñas, como un día de trabajo. Haz un plan por la noche, no sólo incluye una lista de tareas y cosas que hacer, sino también intenta visualizar todo tu día. Vívelo en tu mente, si es posible, experimenta las emociones que te esperan.

Supongamos que planificas un día con las siguientes actividades:

• Diversas reuniones de negocios
• Una reunión con tu jefe
• Junta de planificación con un empleado
• Llamadas de negocios
• Seguimiento del correo
• Tratamiento de los documentos contables

Si te imaginas cómo lo harás, puedes suponer que después de una intensa reunión con el jefe te sentirás cansado. Por lo tanto, es conveniente no planificar dos reuniones seguidas. De esta forma, es mejor alternar las tareas intensivas con las que no requieren una gran carga de trabajo.

Comienza bien el día y sé proactivo

Hay quien dice que hay que empezar por lo más importante y dejar las cosas triviales para el final del día. Sin embargo, esta forma de planificar no aplica para todo el mundo, ya que se ve afectada por el temperamento y el tipo de personalidad.

Para las personas que se agotan rápidamente, es mejor planear la primera mitad del día, cuando todavía haya energía. En el caso de los que pueden mantener la carga durante más tiempo, el método de alternar entre tareas importantes y menos importantes es más adecuado. La carga de trabajo se distribuye uniformemente y pueden hacer todo lo planeado. Por otra parte, hay quienes son más activos en la segunda mitad del día. Lo lógico es que estas personas programen todas las negociaciones y reuniones intensivas para un periodo posterior, y por la mañana vayan poco a poco haciendo cosas tranquilas.

De nada sirve ajustarse rígidamente a un marco generalmente aceptado. Es importante determinar el propio ritmo de vida para la planificación. Es aún más importante mantener una posición de liderazgo al planificar tu tiempo de trabajo. Debes gestionar tus propios asuntos, planificar tu carga de trabajo y priorizar tu trabajo. Las cosas no deben manejarse. Esta actitud proactiva te permitirá mantener el control de la situación y alcanzar tus propios objetivos, en lugar de atender a un flujo interminable de información.

Establece prioridades

Otra habilidad que debes dominar es la de priorizar. Es la capacidad de centrarse en lo esencial. En primer lugar, hay que saber que cantidad no es igual a calidad. Un gran número de llamadas no equivale a un nivel de ventas igualmente alto. Es necesario adoptar un enfoque selectivo y analítico. Tal vez, para conseguir la cantidad adecuada de pedidos no sea necesario hacer diez llamadas, sino que baste con limitarse a dos o tres... Cada tarea, llamada o reunión tienen su propio potencial. Tomate tu tiempo para actuar. Lo primero que hay que hacer es evaluar la importancia de lo que se piensa hacer y establecer prioridades.

Delega tareas

La gestión del tiempo debe basarse en tus propios objetivos y tareas. Las cosas que hay que hacer pero que no coinciden con tus objetivos se pueden delegar.

En qué casos hay que recurrir a la delegación:

• Cuando el trabajo que tienes que hacer requiere una gran cantidad de esfuerzo y tiempo. Por ejemplo, traducir documentos a un idioma extranjero si no lo dominas.
• Cuando el trabajo requiera un conjunto de habilidades inferiores a las tuyas. Procesar los documentos, archivarlos, clasificarlos... son tareas que hay que delegar en otros. Si delegas un simple proceso de marcación telefónica en una secretaria podrías ahorrar bastante tiempo al día en esta sencilla operación.

Hasta aquellos que son incapaces, por naturaleza, de vivir de acuerdo con un plan están dispuestos a seguir los principios de la gestión del tiempo en el trabajo. Como recomendación, vive de acuerdo con tu naturaleza, no desperdicies tu energía en una dura lucha contigo mismo. Es mejor invertir ese tiempo en desarrollar tus otros puntos fuertes.