Protocolo empresarial: Inversión del presente, visión de futuro

“Todas las empresas, independientemente del sector al que pertenezcan, buscan diferenciarse del resto de sus competidores. Hoy, como hemos comentado, además de invertir en I+D+i, para conseguir una mejora del propio producto, se da un paso más a favor de un sistema de calidad que viene apoyado por el protocolo empresarial"

El protocolo es una herramienta activa, orientada a conseguir rentabilidad y potenciar los beneficios de la compañía. La interacción de la empresa con la sociedad y sus instituciones oficiales, sociales, culturales etc. está promoviendo la organización de todo tipo de actos organizados por la entidad privada con el objetivo de mejorar su imagen en los sectores públicos. El protocolo se aplica a muchas áreas, no podemos acotarlo a la logística en la organización de un acto, trasciende más allá.

Hablamos de protocolo cuando nos referimos a:

• La cortesía
• El cuidado por la imagen de la empresa y su personal
• El detalle en la elaboración de discursos
• El diseño de espacios y escenarios en eventos y reuniones
• El cuidado de nuestros invitados
• La organización integral de actos etc.

El protocolo empresarial se concibe como una herramienta para conseguir la excelencia.

Para que este efecto se produzca el protocolo tiene que estar presente e intervenir para conseguir una proyección de tal envergadura en la comunicación estratégica de la empresa, ya que:

• La empresa considera su imagen de cara al público y a la sociedad como un valor añadido.
• La imagen y cómo se difunde a través de los eventos que organiza o en los que participa la empresa, ha cobrado mayor relevancia (reputación corporativa) De ahí la existencia de departamentos con funciones de protocolo.
• La organización de eventos es una poderosa herramienta de marketing empresarial.
• Hoy por hoy, una empresa debe demostrar que es buena en todo, incluso en su trabajo de organización de eventos.
• Una empresa fuerte sin un departamento que se ocupe de organizar bien los eventos, no terminará de transmitir buena imagen, y repercutirá en su imagen y/o resultados
• Se promueve la necesaria profesionalización de funciones de los componentes del equipo.

El departamento de protocolo empresarial

No trabaja de forma independiente, sino que lo hace de forma transversal, es decir, se alimenta y complementa precisamente del intercambio de información y materiales con el resto de secciones que componen la empresa. Las colaboraciones interdepartamentales son esenciales para el buen funcionamiento de la empresa.

Podemos decir que hay relaciones a tres niveles:

• Equipo Directivo:

  • Alta dirección
  • Directivos intermedios.

• Departamentos:

  • Departamento de Marketing
  • Departamento de Comunicación.
  • Departamento de finanzas.
  • Departamento de seguridad.
    • Protección de autoridades y vehículos oficiales
    • Protección de invitados
    • Plan de evacuación
    • Acreditaciones especiales si las hubiera
    • Control de incendios
    • Control de aparatos de comunicación
    • Control de accesos
•  Diferentes áreas de la empresa:
  
  • Departamento de Recursos Humanos
  • Departamento de Compras
  • Otros departamentos. (Ventas, I+D, Producción, Informática etc.)

Las características básicas de un departamento de protocolo profesional y que funcione son:

• Grupo homogéneo
• Formación específica en protocolo, relaciones públicas y organización de actos
• Con capacidad de trabajar bajo presión
• Potencial resolutivo
• Capaz de desenvolverse con soltura en cualquier tipo situación, independientemente del acto y de quienes sean los asistentes
• Discreto
• Flexible
• Dispuesto a ocupar posiciones polivalentes en un mismo acto
• Persuasivo etc.

El jefe de protocolo tiene un puesto reconocido

Es el más importante del departamento, además: es quién coordina y organiza.

Ocupa un mando intermedio dentro de la empresa y sus principales funciones serán:

• Materializar la idea del evento, en algo real
• Participar en el diseño de espacios y materiales, velando por los objetivos del evento y la imagen de la empresa
• Organizar y negociar con los diferentes proveedores
• Controlar el presupuesto del evento, y trasladar a finanzas
• Coordinar las bases de datos para el envío de invitaciones
• Proporcionar asistencia a la dirección durante el evento
• Organizar las precedencias y ordenaciones en consenso con la dirección de la empresa
• Ofrecer tratamiento personalizado a autoridades e invitados VIP
• Coordinar el trabajo del equipo a cargo del evento: auxiliares (azafatas, intérpretes, catering, logística, audiovisuales etc.) antes, durante y después del evento
• Reportar a la dirección general un informe de resultados del evento

El coordinador de protocolo, hace labores asistenciales en diferentes tareas dando soporte al ejercicio de su responsable:

• Diseña el texto de las invitaciones, para que el responsable lo valide
• Contacta con proveedores y realizan los pedidos y hacen el seguimiento del material
• Se preocupa de que no falten los materiales que pudieran necesitarse en las reuniones: agua, bolígrafos, carpetas, cañón y pantalla, puntero láser, etc.
• Prepara los materiales que se van a entregar a los participantes: dossier informativo, acreditaciones, etc.
• Asiste a los eventos/reuniones, para dar apoyo, especialmente a autoridades e invitados VIP
• Son referencia para auxiliares

Junto a la estructura de base del departamento, necesitaremos personal auxiliar, que normalmente es subcontratado según necesidades del evento para momentos de carácter puntual:

• Azafatas
• Traductores e intérpretes
• Técnicos de audiovisuales
• Montadores
• Camareros

El Manual Interno de Protocolo empresarial

Este está compuesto por una serie de normas y recomendaciones que se implantarán tanto en la elaboración de actos en su ámbito más puramente empresarial, como en aspectos de carácter más social que estén relacionados con la empresa. Se realizará bajo el marco de la identidad corporativa de la empresa. Nada se deja al azar, debe reflejar la filosofía y el estilo de la empresa proyectando su personalidad, y deberá establecer una línea y una continuidad en todos los elementos que afectan al protocolo de la compañía.

Ser perfeccionista en la elaboración de un acto, no significa ser rígido, el éxito en un evento viene dado por nuestra capacidad de sacar partido de los elementos que lo componen, incluso de las personas.

Para la elaboración del manual de protocolo empresarial, nos centraremos en tres áreas fundamentales, que desarrollaremos en mayor o menor medida, en función de la propia actividad de la empresa, su ámbito de actuación, el tipo de actos que organice y el público al que se dirija:

1. Política de protocolo en la empresa
2. Organización de actos de la propia empresa
3. Aspectos de protocolo interno en la empresa

Cada manual se nutrirá de los ítems que el departamento de protocolo considere necesario en función de sus necesidades.

El objetivo del Manual Interno de Protocolo de la Empresa es establecer un conjunto de normas o reglas de cortesía, metodologías de buenas prácticas y fórmulas que refuercen las relaciones internas y con terceros; dentro y fuera de la compañía.