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Optimización de recursos a través del trabajo en equipo

Optimización de recursos a través del trabajo en equipo

Producción-Financiación-Información

Para que una empresa sea rentable, la gestión de la misma debe abarcar en todas las áreas de producción, logística y flujo financiero con una perfecta información compartida entre ellas. Ninguna de las tres áreas funciona independientemente de las otras y si en la gestión de la empresa falla esta correlación, no estaremos optimizando nuestros recursos.

Una adecuada gestión del proceso de producción debe integrar tres factores clave correlacionados entre sí:

  1. Planificación y control de todo el proceso físico de fabricación del producto y su logística (transporte, almacén de stocks), hasta la entrega del producto.
  2. Perfecta información a lo largo de toda la cadena de producción, sin roturas entre los distintos procesos.
  3. Gestión de los flujos monetarios a lo largo de todo el proceso de producción, integrados también en esa información.

Si en toda gestión se busca minimizar costes y tiempo, será imprescindible también optimizar los flujos de financiación a lo largo de todo el proceso y dónde y en qué momento se destina la inversión. La mejor manera de minimizar costes en la cadena de producción y logística es manteniendo la más constante y fluida información con el departamento financiero.

Optimización de recursos en la cadena de producción

Uno de los principales objetivos de un negocio, es entregar de forma precisa y puntual los productos o servicios. Para ello tendrían que estar perfectamente medidos y calculados los costes asociados a todo el proceso de producción y posterior logística y en todos los eslabones de la cadena tener la información necesaria del resto de los eslabones. De esta manera, no se producen colapsos en el proceso y toda la producción está coordinada.

Si tenemos la información clave en el momento correcto, podremos anticipar actuaciones propias de toda gestión y tener todo el proceso lo más controlado posible.

Dentro de la cadena de producción existen distintas herramientas para evaluar y revisar el programa de producción (PERT), o cómo encontrar la Ruta Crítica (CPM), con los que podemos identificar y por ello controlar perfectamente los eslabones en los que tenemos que dedicar más recursos.

Al igual que en la cadena de producción era necesario conocer la Ruta Crítica, tiene que estar lo más planificado y controlado el resto del proceso, la logística de transporte y gestión de stocks.

En almacenes es necesario conocer los puntos críticos donde:

  1. Optimizar la recepción y salida de mercancía
  2. El sistema de almacenamiento que permita localizar rápidamente el producto
  3. Las dimensiones de los almacenes para optimizar el moverse por ellos
  4. El personal necesario
  5. Un sistema informático que refleje a tiempo real el stock

De nada sirve invertir recursos en el proceso de producción del producto, si no se mantiene la misma filosofía en toda la cadena de producción.

Flujo financiero en la cadena de producción

Uno de los principales objetivos de cualquier empresa es obtener un beneficio. Parte del dinero producido por la venta de los bienes o servicios tiene que reinvertirse en la empresa para seguir creciendo en su actividad. Es un flujo continuo dónde el dinero se invierte en la fabricación de bienes y éstos se venden para producir más bienes.

Para que este flujo de inversión sea el que precisa el negocio, debe estar integrado cómo un componente más del triángulo Producción - Información - Flujo financiero. Optimizando los flujos de financiación obtendremos también una reducción de costes.

El rendimiento financiero de una empresa puede medirse con el Retorno de la Inversión (ROI). Definido cómo el producto de dos ratios, el margen y la facturación, el ROI crecerá cuando lo haga uno o los dos de sus ratios de referencia.

El ROI es uno de los factores determinantes en definir qué tipo de logística va a incluir el negocio; es clave para por ejemplo la dimensión de stocks y tecnología invertida en almacenes.

Un elemento crucial del ROI es el flujo de ingresos. Este concepto es esencial para la liquidez de la empresa. Esta liquidez es necesaria para hacer frente a tangibles de la cadena de producción, cómo costes de transporte y almacenaje o pagos a proveedores, y para hacer frente a intangibles, cómo soportar facturas pendientes de cobro, inversiones, etc.

De nada sirve intentar reducir costes por ejemplo en stocks, si no se optimiza paralelamente la gestión financiera de todo el proceso. Una buena coordinación entre todos los participantes conllevará reducir costes también financieros.

Financiación en equipo

Las líneas de crédito que necesitan los proveedores, fabricantes, distribuidores y detallistas se piden normalmente por separado.

Esta práctica hace que se dupliquen servicios y sean mayores los costes individuales de financiación. Si todas las partes negocian conjuntamente, se eliminan duplicaciones y se obtienen mejores condiciones de financiación.

Plazos de pago

Frecuentemente las empresas tienen que aceptar formas de pago por parte de sus clientes, con plazos que no les permiten tener un adecuado flujo de caja para ser operativos, pero que no pueden rehusar por no perder ese cliente.

Estos términos limitan mucho la operatividad de la empresa para financiar sus inversiones y disponer de un cash flow necesario para hacer frente a gastos.

Facturación

Una inadecuada gestión en la facturación afecta también al cash flow de la empresa. Es necesario emitir las facturas con rapidez y llevar un seguimiento de facturas pendientes de cobro.

Así mismo se pierde demasiado tiempo y recursos con la emisión de facturas incorrectas.

Soluciones de financiación: Servicios básicos de administración

Actualmente existen además de los bancos y sus tradicionales servicios de financiación, terceras empresas (3PL, third party logistics), que dan servicio a los distintos departamentos de la empresa. La empresa tiene que valorar que eslabones de la cadena son más rentables subcontratarlos y cuáles son los que debe asumir ella misma.

Un ejemplo claro son los servicios de logística (etiquetado, envasado e incluso transporte).

A muchas empresas les interesa subcontratar ciertos procesos de la cadena de producción cuando no les es rentable asumir sus costes ellas mismas. En el área administrativa, es muy útil la subcontratación de ciertos servicios que empresas especializadas tienen más sinergias para resolver mejor que la propia empresa.

Encontramos empresas 3PL, que gestionan:

  1. La facturación, pagos y transacciones con el extranjero
  2. Gestión de cobros pendientes
  3. Gestión de líneas de crédito
  4. Seguros

La factura electrónica es un claro ejemplo de integración de un servicio financiero en el área de logística. La factura electrónica reduce tiempo y errores en la producción y seguimiento de facturas manuales. La facturación y pagos de forma electrónica reducen costes de transacción y del proceso de facturación.

Los bancos, cómo mediadores en los trámites de cobro y pago, están involucrados en toda gestión financiera de una empresa. Tienen departamentos especializados con toda la infraestructura de gestión financiera.

Los servicios de seguros, tanto de bienes cómo financieros de cobros, son imprescindibles para completar la mejor gestión del área financiera.

Gestión financiera de stocks

La gestión de stocks ha sido considerada como uno de los factores que más afecta al ROI de una empresa.

Surgen modelos que minimizan los costes de esta área empresarial como son:

  1. SPC: Para minimizar el riesgo de que el comprador no pague al contado se han creado empresas financieras que se encargan de los cobros y pagos entre vendedor y comprador. Son las SPC, Special Purpose Company. Estas empresas se financian quedándose una comisión del pago y a cambio aseguran el cobro a corto plazo al fabricante. Una forma sencilla de explicar cómo funcionan: El fabricante entrega la mercancía y el comprador paga sin descuento a la SPC en el plazo acordado. La SPC paga al contado al vendedor con un descuento por pronto pago. Así el vendedor se asegura poder seguir financiándose y se desentiende de las tareas de perseguir los cobros. Ese descuento se usa para cubrir los costes de la transacción.
  2. Centrales de compras: Las Centrales de Compras son muy útiles para minimizar los costes financieros que tendría cada empresa comprando a sus proveedores de forma individualizada. Se minimizan los costes de toda la cadena desde la adquisición de los bienes hasta la ubicación final en destino de esos bienes, incluyendo costes financieros de compra, logística de almacenaje, distribución sin mermas de bienes y transporte. Se optimiza el tiempo empleado en la consecución de todos estos procesos. Se consiguen mejores precios concentrando mayores volúmenes de compra tanto en la compra misma de esos bienes cómo en el transporte entre almacenes y a destino. Así mismo toda la parte administrativa de las distintas empresas que intervienen se centraliza, con el consiguiente ahorro de costes correspondientes. En el transporte, lógicamente se consiguen mejores precios y se coordina mejor la distribución de mercancía. Utilizan las Centrales de Compras, por ejemplo, empresas independientes, pero del mismo sector y empresas con distintos puntos de ubicación repartidos en el territorio.

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