¿Cómo organizar reunión de negocios?

Los actos públicos, como son los reunión empresariales, tienen una gran importancia para el éxito de los negocios. Son conferencias, presentaciones, seminarios, encuentros, foros, que por su representatividad, cobertura geográfica y consumo de tiempo superan a las reuniones habituales.

La realización de reunión empresariales son un medio para alcanzar varios fines:

• Promoción en el mercado de un nuevo producto (servicios o bienes).
• Búsqueda y captación de socios.
• Formación y refuerzo de una imagen positiva de la empresa.
• Atraer la atención hacia la marca, asegurando su reconocimiento

Con una reunión de negocios bien organizada se puede conseguir más de la mitad del resultado que se espera de un proyecto empresarial.

👉Preparación de la reunión👈

Esta es la primera etapa de la organización de una reunión y está compuesta por los siguientes aspectos:

• Elaborar un concepto general para la reunión.
• Establecer objetivos.
• Determinar quién está interesado, el alcance global de la reunión, calcular los costes necesarios.
• Trazar un plan de trabajo común, asignando responsabilidades.
• Preparativos básicos: selección de los participantes, invitaciones, búsqueda del lugar de celebración, envío de las invitaciones.
• Organización logística (catering, alojamiento, equipo técnico, entretenimiento).
• Campaña publicitaria, asegurando la cobertura mediática del evento.
• Reunión y acogida de los huéspedes que llegan.

Únicamente un enfoque creativo y un trabajo minucioso en cada una de las fases de la preparación previa pueden garantizar que la futura reunión sea fructífera.

Organización de reuniones

Un evento empresarial, además de la eficacia organizativa, requiere que el diseño de la reunión se adapte a los objetivos de la misma. No es menos importante que el plan de trabajo mantenga un equilibrio entre la parte de negocios propiamente dicha, así como la parte de relajación y entretenimiento.

Criterios para dirigir y organizar eficazmente una reunión con empresarios

Los criterios para que una reunión resulte fructífera son los siguientes:

• El tema debe ser de interés para todos los participantes.
• En las negociaciones es necesaria la confianza mutua de los socios.
• Es preciso que los participantes estén facultados para tomar decisiones, así como capacitados profesionalmente para hacerlo de manera competente.
• Los intereses, objetivos y subjetivos, así como los deseos de todas las partes deben ser discutidos y tomados en cuenta en la conversación, por lo que debe mostrarse una voluntad de compromiso.

En caso de que se cumplan estos criterios, se puede considerar que las negociaciones han sido satisfactorias. Se pueden declarar finalizadas si se analizan a fondo todas las decisiones tomadas y se crean las condiciones para llevar a cabo negociaciones posteriores basadas en los resultados de las ya realizadas.

Métodos básicos para la celebración de reuniones de negocios

Hay varios métodos básicos que se utilizan habitualmente en la práctica de los eventos empresariales:

• Equilibrio.
• Compromiso (los participantes deben hacer concesiones mutuas; si hay oposiciones, es necesario llegar a un acuerdo paso a paso).
• Integración (supone convencer a los socios de la importancia de tratar la solución del problema de la reunión, teniendo en cuenta las relaciones existentes y las condiciones para el desarrollo de la cooperación).
• Variación (se aplica en negociaciones complejas).

técnicas y principios para cada etapa

Para ello, cada método implica el uso de una serie de técnicas y principios que especifican las acciones en cada etapa:

• Conocer a los asistentes y establecer vínculos entre ellos.
• Atraer la atención (en realidad, solo al inicio de las negociaciones).
• Intercambio de información.
• Argumentación de las propuestas.
• Solución de la tarea establecida.

Cuando la reunión de negocios ha alcanzado su objetivo, la etapa final requiere un resumen obligatorio de los resultados, una breve recopilación de los principales puntos planteados durante las negociaciones. Es necesario destacar los aspectos satisfactorios y productivos que ha tenido dicho evento.

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