Business Intelligence y Reducción de costes

Se ha comprobado que la implementación de un sistema Business Intelligence lleva una reducción de costes asociada, gracias al aumento en el rendimiento de la infraestructura TIC de la organización.

Business Intelligence

Las técnicas Business Intelligence (BI) permiten mejorar el rendimiento de la organización mediante la obtención de información, lo cual revertirá en la rentabilidad del negocio y permitirá focalizar esfuerzos de mantenimiento y aprovechar nuevas oportunidades.

Como podemos ver, la gran flexibilidad que ofrece Business Intelligence, supone un amplio abanico de beneficios. No obstante, las hemos agrupado en cuatro categorías principales:

1. Reducción de costes
2. Incremento de ingresos
3. Mejora en la toma de decisiones
4. Mejora en la gestión interna

En este artículo hablaremos de la primer categoría, sin embargo, las otras tres las explicaremos en artículos posteriores.

Reducción de costes

Se ha comprobado que la implementación de un sistema Business Intelligence lleva una reducción de costes asociada, gracias al aumento en el rendimiento de la infraestructura TIC de la organización.

Además, se dispone de una mayor productividad de los empleados, que cuenta con una mayor disponibilidad de información de calidad. No obstante, la cuantificación de los beneficios resulta difícil desde una perspectiva económico-financiera.

Por consiguiente, vamos a desglosar los beneficios que ofrece un sistema BI en la reducción de costes para comprender mejor su potencialidad.

Mejora de la eficiencia operativa

El hecho de ofrecer a los usuarios, tanto internos como externos, acceso a la información en tiempo real les permite dar respuesta de forma rápida y eficaz sin incrementar los costes operativos y de mantenimiento.

A ello hay que sumar que la disponibilidad de unos datos actualizados disminuye el grado de incertidumbre en una decisión, y facilita a los usuarios la detección de posibles errores, incrementándose la calidad de la información recogida.

BI ayuda con la elaboración de informes empresariales

Como la tecnología de la información ha crecido rápidamente en la última década, ha habido una mayor necesidad de las empresas para recopilar sus operaciones, finanzas y otra información en un documento, preferiblemente en un equipo en el que se puede acceder fácilmente y editar.

Sistemas de Business Intelligence ayuda a crear estos documentos mediante la consulta de la información de los modelos lógicos difíciles - por ejemplo, los recursos humanos y mejoras de capital - para crear un documento legible único. Estos informes de la empresa significan dotar de una gran cantidad de información sobre la situación de la compañía al alcance de los empleados. BI permite a los usuarios diseñar sus propios informes, lo cual posibilita a las empresas redirigir los programas destinados previamente a esta función. Este factor supone unos ahorros importantes en los recursos humanos necesarios, ya que el personal puede destinarse a proyectos que aporten más valor a la compañía.

Negociación con clientes y proveedores

Hay un amplio rango de aspectos importantes a considerar durante la negociación de los contratos con proveedores y clientes. Por ejemplo, al analizar la actuación de un proveedor, en cuestiones tales como los envíos o los cambios en los precios, se puede conseguir una excelente posición a la hora de discutir los pormenores de un contrato, así como la posibilidad de negociar el volumen de los descuentos ofertados. Así mismo, el hecho de identificar los patrones de consumo de un cliente puede mejorar las ofertas que podemos proponerle.

Análisis de errores

Si alguna de nuestras secciones tiene un rendimiento deficiente en comparación con las demás, el identificar la raíz de la causa e implementar unas mejores prácticas o resolver el problema puede ser clave para el negocio.

Algunas de las razones que pueden generar un rendimiento inadecuado son la gestión incorrecta, una tendencia en el mercado a nivel regional, o la estrategia de ventas. Gracias a BI, es posible identificar las causas de los problemas y aplicar en consecuencia las mejores prácticas, simplemente preguntándonos “¿por qué?” El proceso comienza analizando un informe de alto nivel, por ejemplo, las ventas en cada una de las regiones geográficas del país. A cada respuesta obtenida le sigue una nueva cuestión, y los usuarios pueden de esta manera profundizar en un informe concreto hasta hallar la raíz del problema. Una vez que se comprenden mejor las causas, es factible realizar una acción más efectiva para solucionar el problema.

Identificación de recursos malgastados y reducción los costes de inventario

BI puede ser una herramienta clave a la hora de calcular los costes de una compañía, con objeto de identificar costes ocultos u oportunidades desaprovechadas. Mediante este proceso, se podrá mejorar el negocio desde su base, ya que será posible asignar recursos a productos, clientes y proyectos altamente rentables. A su vez, el hecho de comprender con claridad el éxito de las promociones puede ayudarnos a monitorizar eficazmente los niveles de inventario.

Potenciar el retorno de la inversión en ERP’s o data warehouse

Hay que tener en cuenta que los usuarios con un nivel técnico bajo encuentran serias dificultades para sacar el máximo provecho de los datos sin una buena herramienta de informes y de análisis. BI puede ayudarlos a desbloquear la información de la compañía, mejorando con ello la comprensión y el rendimiento de sus funciones.