Las TIC y la empresa

El uso masivo de las TIC en el funcionamiento diario de las organizaciones se ha generali­zado. La capacidad de definición y gestión de una estrategia TIC acorde con los objetivos y la estructura organizativa de una institución se ha transformado en una obligación inex­cusable para su personal directivo.

Cada año los responsables de ventas de las grandes empresas informáticas y de telecomunicaciones anuncian la panacea tecnológica definitiva que resolverá los proble­mas de cualquier organización. En cualquier caso, en las empresas siempre existe una re­lación bidireccional entre la organización y sus sistemas de información. La organización está abierta a los impactos de los sistemas de información y estos deben estar alineados con los objetivos de la organización. Existen unos factores mediadores que influyen en la interacción entre las TIC y las organizaciones.

Hay varios tipos de definiciones de organización: desde las definiciones centradas en el aspecto técnico que consideran la organización como un conjunto de recursos procesado­res para producir una salida en forma de productos o servicios, hasta las definiciones cen­tradas en los comportamientos, que hablan de un conjunto de derechos, responsabilida­des y obligaciones.

A pesar de la diversidad de organizaciones que pueden existir, todas comparten unas características comunes: unos procedimientos operativos normalizados y una política organizacional. Dentro de las características naturales está la resistencia a los cambios organizacionales grandes. También debemos pensar en lo que se llama “cultura organizacional”, con sus principios implícitos y su fuerza unificadora, también resistente al cambio.

Los patrones de actividades que los empleados asumen también están siendo afectados, en áreas tales como:

1. Procesos organizacionales
2. Habilidades y patrones de trabajo
3. Estructuras organizacionales

Las TIC pueden usarse simplemente para automatizar procesos preexistentes, pero lo más probable es que las actividades sean por lo menos racionalizadas, para aprovechar las ventajas de las nuevas posibilidades que la tecnología crea, y en algunos casos los procesos requieren ser rediseñados sustancialmente. Por lo tanto, los impactos sobre los procesos organizacionales son notorios y pueden ser muy profundos.

La expectativa es que los cambios aporten beneficios considerables, pero a menudo esos beneficios solo se realizan a mediano plazo. Comúnmente el impacto a corto plazo en la organización y en su rentabilidad se ve como negativo, se hace la inversión, un gasto ex­cepcional, y se rompe la rutina existente.

Al implantar nuevas tecnologías de informática y comunicaciones, los patrones de traba­jo y las habilidades que ellos requieren, podrán ser muy diferentes de los que se tenían antes. Son vitales las capacidades relacionadas con los computadores y las comunicacio­nes. Algunos procesos que se hacían por lotes, pueden orientarse a ser realizados inme­diatamente, bajo pedido, para atender las necesidades de los clientes. También puede haber efectos sobre las jornadas laborales, como la posibilidad de extender el soporte a los clientes fuera del horario normal de oficina. También estas tecnologías ofrecen la posibilidad de desarrollar trabajos en la sede del cliente, o en la residencia del trabajador (teletrabajo), manteniendo en todo momento la necesaria comunicación e intercambio de información con la sede de la empresa.

También la estructura organizacional se ve impactada por las TIC. De manera creciente, el enfoque tiende a dar trascendencia a los procesos del negocio, y a considerar como menos importante la jerarquía de administradores y supervisores, confluyendo hacia or­ganizaciones cada vez más planas. Las unidades organizacionales que funcionan como mini-imperios son a menudo ineficientes por su resistencia al cambio. Cuando se imple­mentan tecnologías informáticas y de comunicaciones, esas unidades tienden a ser rem­plazadas por grupos más sueltos, no asociados por líneas funcionales, como marketing o producción, sino a lo largo de la cadena de negocios que añade valor a la materia prima para producir productos finales.

La gestión de la información generada por una organización (en sus productos y en su cadena de producción) debe ser coherente con la estructura organizativa adoptada.

“Al implantar TIC, los patrones de trabajo y las habilidades que ellos requieren, podrán ser muy diferen­tes. Son vitales las capacidades re­lacionadas con los computadores y las comunicaciones."