¿Qué es la gestión del alcance?

Durante los procesos de gestión del alcance del proyecto deben identificarse con la mayor precisión posible los requisitos del cliente en cuanto a las características y funciones que definirán el producto, servicio o resultado contratado, así como el resto de restricciones asociadas a la gestión del proyecto, básicamente el tiempo y el coste.

Básicamente podemos afirmar que los proyectos están sometidos a tres restricciones que interactúan entre sí: el alcance, el tiempo y el coste. Un lado del triángulo no puede ser modificado sin impactar a los otros.

Se debe buscar un balance de acuerdo a los recursos con los que se cuenta:

1. El aumento del alcance (un proyecto muy ambicioso) generalmente implica el aumento del tiempo y el aumento del coste.

2. La reducción del tiempo puede implicar altos costos y menores alcances.

3. La reducción del presupuesto puede implicar el aumento del tiempo y la reducción del alcance.

La gestión del alcance del proyecto incluye los procesos necesarios para garantizar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido y únicamente el trabajo para completar el proyecto con éxito. Gestionar el alcance del proyecto se enfoca primordialmente en definir y controlar qué se incluye y qué no se incluye en el proyecto.

En el contexto del proyecto, la palabra alcance puede referirse a lo siguiente (Ocaña, 2012):

1. Alcance del producto: las características y funciones que definen un producto, servicio o resultado.

2. Alcance del proyecto: el trabajo que debe realizarse para entregar un producto, servicio o resultado con las características y funciones especificadas.

La gestión del alcance del proyecto aborda seis procesos que incluyen desde la planificación hasta el control del alcance. Este enfoque basado en el ciclo PDCA (planificar, hacer, controlar, actuar), permite asegurar que todos los aspectos esenciales en relación con el alcance son tenidos en cuenta.

Resulta destacable que la gestión del alcance no se circunscribe solamente a la identificación de los requisitos del proyecto, sino que además obliga a desglosar de forma exhaustiva y detallada los entregables del proyecto (EDT/WBS). Esto nos permitirá definir mejor, a posteriori, tanto el presupuesto del proyecto como el plazo de ejecución del mismo.

La descripción general de la gestión del alcance del proyecto (PMI, 2013) define secuencialmente, para cada uno de los procesos, las entradas, salidas y herramientas y técnicas sugeridas. Estos seis procesos se desarrollan con más detalle a continuación.

Para planificar la entrada de gestión del alcance hay que tener en cuenta:

1. Factores ambientales de la empresa.

2. Activos de los procesos de la organización.

3. Acta de constitución del proyecto.

4. Plan para la dirección del proyecto.

Para planificar la salida de gestión del alcance hay que tener en cuenta:

1. Plan de gestión del alcance:

   1. Recopilar los requisitos del proyecto.
   2. Definir el alcance de forma detallada.
   3. Crear la estructura de división del trabajo (EDT/WBS).
   4. Validar el alcance del proyecto y la aceptación de los entregables acordados.
   5. Controlar el alcance y los cambios que pudieran surgir. Los cambios deberán gestionarse conforme al proceso realizar el control integrado de cambios.

2. Plan de gestión de los requisitos:

   1. Actividades asociadas a los requisitos: planificación, seguimiento y control.
   2. Criterios para la realización de cambios en el producto y circuito de autorizaciones para dichos cambios.
   3. Criterios de priorización de requisitos.
   4. Métricas o indicadores del producto.

Los requisitos son la clave para la definición del alcance del proyecto. Así como la necesidad puede quedar plasmada en un documento corto, de una o dos páginas, los requisitos pueden quedar recogidos en documentos extensos, incluso de cientos de páginas para sistemas o proyectos complejos. Constituyen la base para gestionar el alcance del proyecto y también el alcance del producto a desarrollar.

La documentación de requisitos debe contener requisitos individuales precisos (medibles y comprobables), trazables, completos, coherentes y aceptables por los principales interesados.

Los requisitos de alto nivel o generales trasmitidos por los interesados se convierten en requisitos técnicos de bajo nivel o detallados a través de la matriz de requisitos. Esta matriz permite obtener los atributos asociados a cada requisito técnico o especificaciones.

Las dos características principales del alcance pueden ser resumidas (Ocaña, 2012):

1. Es la base del acuerdo entre el cliente y la organización, pues identifica tanto los objetivos del proyecto como los entregables del mismo con los requisitos a cumplir.
2. Es un factor crítico para el éxito del proyecto. Cuando hay una pobre definición del alcance, se puede esperar que se eleven los costes finales del proyecto debido a los inevitables cambios que interrumpen el ritmo del proyecto, causan reprocesos o retrabajos, aumentan los plazos del proyecto y disminuyen la productividad y la moral de la fuerza laboral.

El enunciado del alcance del proyecto proporciona información exhaustiva y detallada acerca del alcance del proyecto y del producto. Este documento hace referencia concretamente a la descripción del alcance del proyecto, criterios de aceptación, entregables, exclusiones, restricciones y supuestos del proyecto.

Los documentos del proyecto susceptibles de actualización incluyen, entre otros:

1. El registro de interesados.
2. La documentación de requisitos.
3. La matriz de trazabilidad de requisitos.

La creación de una estructura de desglose del trabajo (EDT) o Work Breakdown Structure (WBS) permite organizar los entregables en paquetes de trabajo que resulten más manejables y faciliten su gestión. La estructura de desglose del trabajo (EDT) constituye el tejido celular de nuestro proyecto, ya que está formado por las partes más pequeñas e indivisibles en las que podemos subdividirlo.

La línea base del alcance es un componente esencial del plan para la dirección del proyecto e incluye el enunciado del alcance del proyecto, la estructura de desglose del trabajo (EDT) y el diccionario de la EDT.

1. Enunciado del alcance del proyecto. El enunciado del alcance del proyecto proporciona información exhaustiva y detallada acerca del alcance del proyecto y del producto. Este documento hace referencia concretamente a la descripción del alcance del proyecto, criterios de aceptación, entregables, exclusiones, restricciones y supuestos del proyecto.
2. EDT/WBS. La estructura de desglose del trabajo (EDT) o Work Breakdown Structure (WBS) es una descomposición en paquetes de trabajo de tal forma que resulten más manejables y faciliten su gestión. El nivel de descomposición será determinado por el equipo del proyecto.
3. Diccionario de la EDT/WBS. El diccionario de la estructura de desglose del trabajo (EDT) o Work Breakdown Structure (WBS) facilita información completa y exhaustiva acerca de cada uno de los componentes de la EDT/WBS

Todos los documentos relacionados con este proceso deben ser actualizados, como por ejemplo la documentación de los requisitos si como resultado del desarrollo de la estructura de desglose de trabajo (EDT) se originasen cambios.

El proceso de validación del alcance implica la aceptación formal de los entregables del proyecto por parte del cliente o patrocinador del proyecto.