Metodologías de dirección de proyectos

Relativos a los siguientes aspectos (Alnasser, 2010):

1. Exceso de carga de trabajo planificada o en proceso.
2. Costes que superan el presupuesto inicial.
3. Problemas en la calidad, valor o utilidad del resultado final.

La utilización de una metodología o sistematización de los procesos para la ejecución de un proyecto reduce la aparición de problemas a lo largo de la vida del proyecto, por lo que la probabilidad de éxito del mismo se incrementa (Charvart, 2003).

Las metodologías de gestión de proyectos establecen los estándares de procesos y áreas de conocimiento, pero también proporcionan métricas para juzgar el rendimiento, un sistema donde esos procesos puedan ser aplicados de forma consistente en la organización, y un método global (el modelo de madurez) para evaluar la efectividad de la metodología una vez que está implantada (Bucero, 2013).

No es fácil implantar una metodología de dirección de proyectos, según este autor, pero existen muchos beneficios en su utilización, como se muestra a continuación:

1. Contribuye a definir mejor las expectativas del cliente, facilita herramientas y métodos para identificar las partes interesadas en el proyecto.
2. Favorece la creación de un buen plan de proyecto, definiendo el alcance y actividades a realizar, asignando recursos asignados, identificando restricciones, etc.
3. Aporta herramientas para la gestión y el control del proyecto, informes de incidencias, informes de estado, desviaciones, control de cambios, etc.
4. Asegura la satisfacción del cliente, ya que se focaliza en satisfacer sus requerimientos y expectativas.
5. Aumenta la satisfacción del equipo de proyecto, ya que todos ellos colaboran activamente.
6. Fomenta la disciplina de trabajo.

En función de las características de la organización, tipo de proyecto, restricciones de tiempo, coste, recursos disponibles, etc., podrán utilizarse diferentes metodologías para la dirección de proyectos. Básicamente, podemos decir que la gestión de proyectos puede ser predictiva (también conocida como clásica, tradicional o formal) o ágil.

Una de las características más importantes de las señaladas anteriormente es la prioridad final para el proyecto. Mientras que la metodología predictiva les otorga más importancia a los procesos, los métodos ágiles consideran que el valor o utilidad final del resultado que se quiere obtener es lo más importante. Otra de las características más relevante está relacionada con los requisitos del producto final.

La metodología predictiva es más potente en entornos estables en los que hay pocos cambios por parte del cliente, mientras que las metodologías ágiles asumen que las especificaciones del cliente irán cambiando a lo largo de la vida del proyecto. La diferencia conceptual entre ambas metodologías podemos ilustrarla con este sencillo ejemplo.

La metodología predictiva equivale a la persona que va a realizar un viaje a un país y sabe qué ciudades va a visitar, en qué hoteles se va a alojar, cuándo y cómo va a realizar las excursiones, en qué restaurantes va a comer y cuánto dinero se va a gastar. Es más, seguramente hasta tendrá pensado un plan alternativo por si fallara algo: una excursión cancelada por mal tiempo o una reserva en el restaurante que no es posible porque está completo. En este tipo de viaje es importante adaptarse al plan, y en el caso de que falle algo, recuperar la normalidad lo antes posible.

La metodología ágil equivale a la persona que va a realizar un viaje a un país y sabe que empezará por la capital, pero deja la decisión de qué otras ciudades visitará, cuándo y cómo va a realizar las excursiones, en qué restaurantes va a comer, etc., para cuando llegue. Si hubiera cambios a lo largo del viaje se adaptaría a ellos con el fin de conseguir su objetivo: conocer el país.

Metodologías predictivas de gestión de proyectos

Las metodologías de gestión de proyectos conocidas como predictivas se conocen también con el nombre de metodologías clásicas, tradicionales o formales.

Estas metodologías parten de las siguientes premisas (Alnasser, 2010):

1. Estabilidad del entorno: considera que todos los proyectos tienen características y comportamientos regulares, guiados por un patrón, desarrollados en un entorno estático y predecible.
2. Carácter predictivo: se define al detalle el resultado que se quiere conseguir. Lo importante son los procesos, no el valor final del producto, de forma que los esfuerzos se orientan a cumplir en términos de tiempo, costes y recursos, siendo sus principales valores la planificación y el control.

Su lema es que la forma más eficiente de desarrollar un trabajo es hacerlo bien a la primera. Esto solo es posible si se puede conocer al detalle el resultado que se quiere obtener y se trabaja en un entorno estable.

Ejemplos típicos de proyectos gestionados bajo metodologías predictivas podrían ser:

1. Obras de construcción civil.
2. Implantación de estándares de calidad.
3. Ampliación de un área o línea de fabricación.

Dos de las metodologías predictivas más ampliamente implantadas son:

1. PMBOK (Project Management Body of Knowledge), desarrollado por el Project Management Institute, PMI.
2. PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments 2), impulsado por la Oficina de Comercio Gubernamental del Reino Unido.