El aspecto nuclear de los Sistemas de Dirección por Objetivos y de Seguimiento Anual o Evaluación del Desempeño, el elemento o etapa más importante de todo el proceso, del que no se puede prescindir, es la entrevista.
Constituye un momento de comunicación entre jefe y colaborador para establecer, en primer lugar, los retos y objetivos en cuyo cumplimiento deben focalizarse sus esfuerzos en el periodo contemplado. Debe servir así mismo para, con la periodicidad que se establezca, revisar cómo se están cumpliendo dichos objetivos, y por último, en cuanto a este sistema de dirección por objetivos se refiere, para establecer ambos el nivel de logro de aquellos que, a principio de año, fueron objeto de concertación, momento que se aprovechará para tratar de concretar las causas que han impedido o, en su caso, dificultado el cumplimiento esperado.
Ahora bien, también sirve, cuando de evaluación del desempeño hablamos, para comunicar al empleado los resultados de la evaluación, analizar los comportamientos referidos a un período de tiempo determinado y para desarrollar un plan de mejora individual del colaborador, aspectos estos a los que, por su trascendencia y dificultad, vamos a prestar mayor atención.
La entrevista de seguimiento, en el caso más complejo, comprende tres tipos de entrevista:
- Centrada en resultados: emocional, ya que se tratan éxitos y fracasos profesionales.
- Centrada sobre problemas: poco emocional, ya que se habla de dificultades, aspectos tanto positivos como negativos del puesto, etc.
- Centrada sobre la persona: muy emocional, ya que se habla de aptitudes, intereses, aspiraciones, etc.
La entrevista es una situación donde a menudo, lo afectivo supera a lo racional, tanto para el evaluador como para el evaluado.
Finalidad de las entrevistas
Es una ocasión para que el jefe se reúna con cada colaborador para analizar, conocer y comprender la situación en la que vive, de la que debe derivarse un acuerdo sobre sus ejes de progreso y un plan de acción para su perfeccionamiento. En tal sentido, podemos afirmar, que es una herramienta que facilitará a cada responsable conocer mejor a cada uno de sus colaboradores.
La Entrevista tiene una doble finalidad esencial:
- Orientar el desarrollo del potencial profesional del modo más eficaz para la Empresa y el interesado.
- Ayudar a que el interesado pueda desempeñar adecuadamente sus responsabilidades en el puesto que ocupa.
Para ello, a lo largo de la misma:
- Se reconocerán los éxitos logrados, analizando cada uno de ellos.
- Se identificarán las causas de la actuación deficiente.
- Se diseñarán los modos de resolver los obstáculos.
Además cabe destacar entre los objetivos o finalidad de este tipo de entrevistas:
- Mejorar la comunicación y la relación entre el empleado y su jefe.
- Establecer un dialogo reflexivo y constructivo.
- Analizar la actuación en un periodo de tiempo.
- Proporcionar información a los empleados acerca de su rendimiento.
- Establecer pautas de mejora del desempeño del empleado.
- Establecer posibilidades de promoción y desarrollo de carreras.
- Servir de elemento motivador para la mejora y desarrollo de los empleados.
- Que el empleado pueda trasmitir a su jefe sus inquietudes, necesidades, expectativas, etc.
- Tomar decisiones sobre incentivos y política retributiva.
- Establecer objetivos de trabajo.
Si el entrevistador o entrevistado están inseguros, a la defensiva, o bien agresivos, si sus observaciones son erróneas o no tienen relación con el trabajo, la evaluación, en lugar de favorecer, perjudicará las relaciones laborales.
Dicho esto, como cuestión previa a todo proceso de entrevista, no debe olvidarse que ésta debe realizarse haciendo abstracción de la relación mantenida en el día a día, la cual muchas veces conduce a desarrollar una estima mutua y, previsiblemente una colaboración íntima o, también, a situaciones de conflicto y distanciamiento.
Por eso, es necesario tener en cuenta que es fundamental una buena preparación para que dé los frutos deseados. Del contraste que genera la misma, se puede obtener información y criterios respecto a:
- Apreciación definitiva sobre el nivel de cumplimiento de los objetivos y del nivel de desempeño.
- Logros y fracasos.
- Puntos fuertes y débiles del empleado así como del jefe.
- Planes de acción
- De rotación/provisión de vacantes.
- De formación y desarrollo personal.
- Retribución variable.
- Base de información para la fijación de los objetivos del próximo año.
