La incorporación al puesto de trabajo y los candidatos no seleccionados

Una de los procesos que se nos suelen “olvidar” o pasamos por alto, es la notificación de no seleccionado, tenemos que tener en cuenta que los candidatos que se presentan a las ofertas de empleo, tienen expectativas, deben manejar un cierto nivel de ansiedad cuando presentan sus perfiles profesionales a la empresa.

Notificación verbal o escrita.

Es imprescindible, por respeto a las personas, que se presentan o tienen interés en colaborar en la empresa, que en la medida de las posibilidades de respuesta que tengamos en el proceso de selección, se mantengan informados, darles un feedback objetivo y real de la situación del proceso y de su estatus dentro del mismo. Este simple paso, nos da la posibilidad de mantener una imagen corporativa de empresa, de responsabilidad y equidad, respeto hacia los candidatos, así como la posibilidad de que en un futuro las personas que no fueron seleccionadas porque no cubrían las necesidades del puesto que buscamos en un momento, se sientan confiadas y seguras de que en un futuro podrían ser convocados nuevamente y que se sientan interesados por lo que le podríamos ofrecer.

Normalmente las comunicaciones de no selección se hacen vía mail, pero si bien es cierto que puede darnos mejor imagen y cercanía la posibilidad de contactar con ellos de manera telefónica, podemos también diseñar un protocolo semejante al escrito que se muestra a continuación. Todo va a depender del tiempo de respuesta que podamos gestionar para este proceso.

Ejemplo de para no seleccionados.

“Estimado XXXXXX:

Le agradecemos la confianza depositada en LA EMPRESA, enviándonos su Currículum Vitae, y posteriormente haber formado parte del proceso de selección del puesto “Nombre de la vacante”.

Lamentamos informarle que no ha sido finalmente el candidato seleccionado para este perfil, ya que su formación, y trayectoria profesional no se ajustaron al perfil que estamos buscando.

Igualmente le informamos que consideraremos su candidatura en futuros procesos de selección y nos pondremos en contacto con usted en el momento en que surjan posiciones que se ajusten adecuadamente a su perfil y experiencia profesional. En cualquier caso, le doy la garantía de que quedará incorporado a nuestra base de datos de Candidatos.

Así mismo, le informamos que se respetará la confidencialidad de la información contenida en el Currículum Vitae que nos ha remitido y se garantizará el ejercicio de sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición, en los términos previstos en la Ley 15/1999 de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.

Agradeciéndole el interés demostrado por formar parte del núcleo de profesionales de esta Compañía, le saluda atentamente.

RRHH xxxxxx.”

Incorporación, inducción y seguimiento.

El proceso de contratación de personal no está completo o no debería estarlo, una vez que se ha contratado o promocionado a los candidatos. Para mantener y maximizar los recursos humanos que tan cuidadosamente han sido seleccionados, las organizaciones deben prestar una atención especial a la socialización.

Socialización implica orientar a los nuevos empleados en la organización y en las unidades en las que trabajarán. Es importante que los nuevos empleados se familiaricen con las políticas, los procedimientos y las expectativas de rendimiento de la empresa. La socialización, puede ser la diferencia entre un nuevo trabajador que se siente extraño a la empresa o uno que se siente miembro de un equipo. Aunque la socialización es una parte crucial del proceso de contratación, se trata de una actividad que requiere continuación.

Plan de Acogida o Inducción al puesto.

Inducción de personal: Banco Interamericano de Finanzas BIF.

“El banco ha creado una serie de programas para hacer mejor la experiencia de sus trabajadores, por medio de una dosis BIF para reducir los tiempos de inducción. Cuando una persona ingresa a la organización, por ejemplo, se le envía a su casa días antes un pack BIF, con objetos con el logo del banco para que hasta la familia se compenetre. Una vez adentro, el nuevo trabajador tiene un padrino, que se encarga de orientarlo, de almorzar con él y con quien tiene unas líneas directas para preguntarle hasta donde queda el baño”.

Una vez que la decisión de contratación es tomada por la empresa se inicia el proceso de inducción que consiste en la introducción de la persona a la empresa, a su cultura, sus objetivos, sus áreas, jefes directos y responsabilidades. La Incorporación del empleado ya seleccionado, forma parte de otro proceso denominado Acogida.

Este proceso es principalmente de bienvenida a la empresa y sirve de guía inicial de información de la misma, se presenta al candidato, se le hace recorrido por las instalaciones, normalmente se diseña una agenda de presentación con todas las áreas, y se establecen pequeñas reuniones de toma de contacto con responsables de área o de dirección, dando la información necesaria de cada sector o departamento y si es el caso, identificando con el seleccionado las normas, políticas y procedimientos necesarios, haciendo hincapié en áreas clave con las que el nuevo empleado tendrá relación.

Es importante que esta fase sea exhaustiva, ya que mientras más información tenga el empleado sobre su trabajo, funciones y responsabilidades y sepa lo que se espera de él, se encontrará en el menor tiempo más a gusto, ubicado, requerirá menos tiempo de adaptación y será mucho más efectivo.

Este proceso puede durar desde un día, hasta semanas, dependiendo del tipo de puesto, de la complejidad técnica y/o funcional que desempeñe, y de la brecha que pueda haber entre él y su puesto de trabajo. La misión principal de este proceso es la de que el seleccionado, ya empleado, y la empresa, se reconozcan desde la perspectiva sociocultural, para que el vínculo entre ambos sea satisfactorio, por lo que los integrantes o responsables que participarán en el proceso de bienvenida, acogida o inducción deben conocer muy bien la cultura empresarial.

Es importante que el departamento de recursos humanos y si es posible el mismo responsable de la selección, acompañen al empleado en todo el proceso, además de darle más confianza, nos puede aportar información adicional de su comportamiento y adaptación. Pudiendo si es el caso identificar rápidamente problemas y solucionarlos de manera inmediata.

Elementos de un programa de inducción.

Dependiendo de los objetivos del programa de inducción se pueden presentar los diferentes contenidos:

1. Palabras de bienvenida
2. Historia de la empresa
3. Misión
4. Visión
5. Valores
6. Filosofía
7. Plan estratégico
8. Estructura organizacional
9. Descripción de instalaciones
10. Fotografías
11. Objetivos generales
12. Políticas generales
13. Distribución de planta
14. Productos
15. Servicios
16. Clientes
17. Mercado
18. Planes de desarrollo
19. Contribución a la sociedad
20. Ética de negocio, etc.

Por otro lado, existe otra información relacionada con sus funciones y procesos en la empresa que también requieren saber cómo:

1. Aspectos de recursos humanos
2. Manuales de operación
3. Instructivos
4. Entrevistas
5. Orientación sobre su trabajo
6. Fecha en que deberá presentarse
7. Fecha de inicio
8. Período de prueba y tipos de contratación
9. Localización de su área de trabajo
10. Horario de trabajo y refrigerio
11. Turnos
12. Trabajos los fines de semana y horas extras
13. Nombre de su jefe inmediato, entre otras cosas.

Al igual que en el caso de otros diferentes procesos, la creatividad es necesaria, y el límite lo pone cada uno.