La gestión de los costes en la empresa

La noción misma de gestión de costos para muchos empresarios es algo abstracto. Mientras tanto, es una parte estratégicamente importante de la administración general destinada a lograr un alto rendimiento económico en la compañía.

gestión de los gastos en la empresa

Desde el punto de vista de los expertos, la gestión satisfactoria de los costos en las actividades de la organización implica lo siguiente:

• Una comprensión clara e información rápida sobre cuándo, dónde y cuánto se gastan los recursos de la empresa.
• Una comprensión de la dinámica de los diferentes tipos de costos.
• La capacidad de utilizar adecuadamente los recursos disponibles para la empresa.
• Prioridad a la optimización de costos.

Se trata de una cuestión de gestión y control competente de los gastos, en lugar de una economía total, ya que ésta última, al final, afectará al nivel de ingresos de la empresa.

elementos del sistema de gestión de costos

• Planificación de costos: actuales y previstos a largo plazo.
• Organización del sistema de gestión: determinación de términos, personas responsables, métodos de reporte y otros elementos del sistema de interacción en temas de gestión de costos.
• Coordinación y regulación, es decir, la toma de decisiones operativas en varios niveles de la empresa sobre la asignación de recursos de acuerdo con el presupuesto.
• Desarrollo de un sistema de motivación: para animar a los empleados a que se atengan al marco presupuestario y ahorren recursos de la empresa.
• Control sobre el cumplimiento de los gastos reales y ajuste del plan de acuerdo con las nuevas circunstancias o factores de producción.
• Análisis económico del patrón de costos de la compañía para evaluar la eficiencia del uso de los recursos.

métodos para optimizar el proceso de gestión de costos en la empresa

• Determinación de criterios de rentabilidad.

Cuanto más grande es la empresa, más tareas tiene que delegar su gerente. Al comisionar parte de sus obligaciones en sus colaboradores, el responsable de la organización está obligado a explicarles el método de toma de decisiones en materia de gastos. Para ello, los encargados deben tener criterios claros y transparentes para evaluar la conveniencia de los costos. Esto se logra comparando los recursos gastados con los resultados obtenidos. Cuando no sea posible medir la eficacia en función de los costos en cifras, el líder debe tomar decisiones basadas en su propia experiencia y capacidad de gestión. En este caso, su tarea es transferir conocimientos y habilidades relevantes a los dependientes, de modo que, como resultado, se forme una comprensión única del concepto de rentabilidad.

• Involucrar al personal en el presupuesto.

Esto es ante todo importante para despertar el sentido de responsabilidad y la implicación personal del personal.

• Desarrollo de un sistema de incentivos para la gestión eficaz de los costos.

Transmitir a los empleados la evaluación de la rentabilidad debería ser parte de la cultura de la empresa. Cuando los empleados comprenden por qué es necesario el uso eficiente de los recursos y comparten una visión de su organización en lugar de limitarse a seguir ciegamente las instrucciones, la empresa tiene muchas más oportunidades de construir un sistema eficaz de control de costos.

• Automatización de procesos de gestión de costes.

Mientras más empleados estén involucrados en el proceso de preparación y planificación del presupuesto, más difícil será sincronizar el trabajo. En una determinada etapa del desarrollo de la empresa, ya no se pueden prescindir de los métodos contables simplificados, como las hojas de cálculo de Excel. Se necesita un sistema para automatizar el proceso de gestión de costos.

• Responsabilidad personal.

Como se sabe, la responsabilidad colectiva es equiparable a la irresponsabilidad. Por lo tanto, debe haber un empleado en el personal de la empresa para el que el presupuesto será la principal tarea de producción. Coordina el trabajo de todos los participantes en el proceso, controla toda la cadena y resuelve las contradicciones. Tal especialista debería ser un economista profesional. Alternativamente, un especialista de una agencia de consultoría puede participar.

La gestión de los gastos de una empresa es una tarea compleja y a largo plazo, que debe cumplirse si el objetivo de la empresa es el crecimiento y el desarrollo, y no la supervivencia.

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