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¿En qué consiste la Auditoría de RRHH?

¿En qué consiste la Auditoría de RRHH?

Para poder evaluar la marcha de la vida económica o productiva de una empresa, se llevan a cabo controles, auditorías, etc.

Si una compañía quiere conocer cuál es su situación económica, el stock de artículos que hay en sus almacenes o el nivel de satisfacción de sus clientes, utiliza una herramienta clásica como es la auditoría.

Es más, las de carácter económico o financiero, son una exigencia de los ordenamientos jurídicos de todos los países desarrollados, formando parte de la memoria y cuentas anuales que los órganos de gobierno sociales han de presentar a sus accionistas.

Cuando lo que se trata de conocer eso afecta a la vida de las organizaciones, centrando el análisis en las personas o en aspectos a ellas referidos, forma en que se gestionan, las herramientas, sistemas, procedimientos que se utilizan para ello.

Deberemos ayudarnos de las auditorías de recursos humanos, también conocidas como auditorías sociales, de la función de los RR.HH., etc.

Ahora bien, hay que llamar la atención sobre la escasa utilización de este tipo de auditorías, a pesar de su importancia y utilidad, tal como trataremos de poner de manifiesto a lo largo de estas páginas, a diferencia de lo que sucede con otras más conocidas, como son las contables, financieras, etc.

Tal vez sea menor utilización se deba no solo a una menor tradición y a no contar con el apoyo que supone que haya una norma de rango legal que exija su realización, sino también a la natural y humana resistencia a admitir que otro pueda poner en tela de juicio la forma de hacer las cosas, así como a introducir cambios en nuestros modos y formas de trabajar.

En este punto de la exposición, conviene recordar que prácticamente nada de lo que hay a nuestro alrededor, de lo que utilizamos, es permanentemente perfecto. Y eso es predicable de lo que nos rodea en nuestra vida cotidiana, de las organizaciones, de los sistemas y procedimientos que utilizan, etc.

Es evidente que el trascurso del tiempo convierte en imperfecto y hasta, a veces, inservible, aquello que sí fue válido en otros momentos. Por ello, es necesario hacer exámenes, evaluaciones, auditorías, en definitiva, para comprobar su vigencia y nivel de adaptación a las necesidades de ese momento.

El concepto de Auditoría.

Al ser este un campo en desarrollo en el que sigue trabajando la literatura especializada, puede afirmarse, por una parte, que no existe un término único para referirse a los sistemas de medida o evaluación de la gestión de las personas, utilizándose habitualmente formas o incluso denominaciones diferentes y, por otra, que en ocasiones bajo un mismo nombre se abarcan situaciones o realidades muy diferentes.

La pluralidad de nociones que existen al respecto, hace prácticamente imposible encontrar una denominación o una definición en la que se pongan de acuerdo todos los autores. Así, se puede oír hablar de auditoría social, de personal, de los recursos humanos, incluso socio-laboral, etc., sólo diferenciadas por matices.

Conocedores de dicha dispersión, a la hora de definir qué son dichas auditorías, nos ayudará detenernos, entre las muchas definiciones que se han elaborado por la doctrina, en la que sobre la auditoría en general, ha elaborado el Profesor y Economista, Ramón Tamames, para quien es “La verificación de una empresa o de cualquier otra entidad pública o privada (que realiza un experto contable oficialmente reconocido, o una empresa de solvencia en el mercado de auditores), al objeto de llegar a formarse una opinión profesional sobre si su cuentas expresan razonablemente la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados obtenidos por la entidad en un ejercicio económico determinado. La opinión profesional puede ser positiva o limpia si muestra total conformidad con el contenido de las cuentas; con salvedades si globalmente está de acuerdo con ellas, excepto en determinados extremos; o negativa cuando muestra su disconformidad”.

Este tipo de control o auditoría, pone al alcance de las organizaciones métodos y mecanismos para verificar y evaluar cómo funcionan las cosas, si existen problemas, en tal caso si se pueden solucionar, o dónde se puede mejorar, etc.

De entre otras de las que se suelen manejar, podríamos citar la elaborada por Javier Sánchez, según el cual “es el examen objetivo fundamentado en la política y estructura de la empresa a nivel global o por departamentos, cuya base es el factor humano, y en el que se analiza la situación social de la empresa en todos sus aspectos”.

También podemos evocar la que da Stephens, para quien la Auditoría de Personal “es el análisis de políticas, programas y de prácticas de una organización y evaluación de su eficiencia y de su eficacia”.

A través del análisis de algunas de las definiciones manejadas, podemos fijar sus características más identificativas, como son:

  1. Expresión de una opinión.
  2. Aplica normas y procedimientos establecidos.
  3. Llevada a cabo por personal especializado.
  4. Contiene objetivos, programas, organización y desarrollo.
  5. Con una triple finalidad:
    1. Determinar lo que se ha hecho.
    2. Apreciar lo que se está realizando.
    3. Recomendar las posibles actuaciones.

Por lo tanto, auditar no es solo diagnosticar el pasado, sino también analizar el presente, así como asesorar sobre la evolución futura.

Finalidad de las Auditorías.

De la misma forma que la auditoría financiera o contable de una compañía permite conocer su salud financiera o económica, la auditoría de los Recursos Humanos nos facilitará esa información que, como apuntábamos, resulta cada vez más necesaria para tomar decisiones, acercándonos al conocimiento de qué acciones de las desarrolladas en la empresa, relativas a la gestión de los Recursos Humanos, no están resultando rentables, o no producen los efectos deseados.

Teniendo en cuenta que uno de los fines de la auditoría es procurar la eficacia de la Empresa, debe, por una parte, estudiar los hechos observados en función de su contribución al desarrollo de la misma y, por otra, intentar dar respuesta a las necesidades y aspiraciones de su personal.

Insistimos, la función de la auditoría no es por lo tanto solo informar de los resultados de una determinada gestión. No debe consistir únicamente en indicar fallos y problemas, cuando los haya, sino que también debe apuntar sugerencias y soluciones, proponiendo en tal sentido, acciones y medidas para la mejora de la gestión.

Ventajas de las Auditorias.

Entre las ventajas que presenta realizar cualquier tipo de auditoría, ya sean generales o específicas de Recursos Humanos, constituyendo su consecución uno de los objetivos de las mismas, pueden destacarse el que:

  1. Permiten detectar los errores y problemas que a veces están latentes en la organización.
  2. Impulsan el cumplimiento de las obligaciones establecidas.
  3. Contribuyen a delimitar las obligaciones exigibles a las direcciones de recursos humanos, así como las responsabilidades a éstas imputadas.
  4. Promueven los cambios organizativos que sea necesario implementar para conseguir que los comportamientos reales se correspondan con los esperados.
  5. Facilitan la homogeneidad en las prácticas y políticas que se aplican para gestionar personas.
  6. Ayudan a reducir los costes asociados a los recursos humanos a través de la mejora de las prácticas seguidas.
  7. Identifican cómo contribuye cada dirección o departamento a la vida de la organización.

Clases de Auditorias.

Son numerosas las clasificaciones que, como es habitual cuando existe pluralidad de autores y doctrina al respecto, se pueden hacer referidas a las auditorías.

A modo de índice, puede establecerse la siguiente:

  1. Por el tipo de auditor:
    1. Interna
    2. Externa
  2. Por el enfoque:
    1. Comparativas
    2. Retrospectivas
    3. Estadísticas
    4. Por objetivos
  3. Por el ámbito o alcance:
    1. Integral
    2. Parcial
    3. Temática
  4. Por su misión:
    1. De cumplimiento
    2. De eficacia
    3. Estratégica
  5. De estructura:
    1. Organización
    2. Dirección
  6. De empleo:
    1. Planificación de efectivos
    2. Plantilla
    3. Potencialidades o competencias
  7. Por funciones:
    1. Reclutamiento
    2. Selección
    3. Formación
    4. Retribuciones
    5. Rendimiento
    6. Desempeño
  8. Por actividades:
    1. Negociación
    2. Salud laboral / seguridad e higiene
    3. Prevención de Riesgos Laborales
    4. Comunicación interna
    5. Cultura
    6. Distribución del tiempo
    7. Clima laboral
  9. Otras:
    1. COP/IE´93
    2. Medioambiental
    3. Responsabilidad social
    4. Gobierno Corporativo

Algunos de estos agrupamientos serían también válidos para utilizarlos si, de clasificar auditorías generales, se tratara.

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