El departamento financiero: actividades y funciones

En las medianas empresas existe una gran variedad de denominaciones asignadas al departamento administrativo-financiero, desde departamento administrativo o de contabilidad hasta departamento financiero, pero creemos que la organización en general responde a las características que se expresan a continuación. Podemos ver que una de las características más importantes es que la figura del Director del departamento es equiparable a la de los otros directivos de los demás departamentos de la empresa.

Evidentemente no existe homogeneidad entre las diferentes empresas como para constatar que en todos los casos las características y funciones son exactamente las descritas, pero muchas empresas responden a ese esquema general que irá siendo tanto o más sofisticado cuanto mayor sea su dimensión.

¿Cuáles son los Modelos de organización de la actividad financiera?

Hoy en día conviven diferentes estructuras que asumen las funciones y organización de lo que podría denominarse un departamento financiero, atendiendo a diferentes factores. Podemos citar dos condicionantes que determinan cómo estará constituido el departamento financiero.

Estas son:

1. Tamaño de la empresa.
   • Cuanto más pequeña es la empresa, las funciones financieras más se agrupan con otras en la misma persona, pues no se dispone de una estructura suficiente como para independizar y rentabilizar puestos específicos. Generalmente la función financiera descansa de modo difuso en el contable, en el gerente o en el propietario.
   • En las grandes organizaciones el departamento financiero existe como tal y dispone de cierta estructura, que, debido a la automatización de los procesos, se va optimizando.
   • En las empresas medias se dan casos para todos los gustos, aunque la tendencia es a crear un departamento financiero como tal, lo que da idea de la importancia que está adquiriendo esta actividad, pues es estratégica para el desarrollo del negocio.

2. Cultura de la empresa. Hay que recordar que en España más del 65% de las empresas son familiares, lo que provoca un determinado estilo de hacer las cosas y sobre todo, una tendencia al control de la gestión por parte de los propietarios de forma directa, que en algunos casos tiende a la concentración o acumulación de funciones en una sola persona. Esta forma de gestionar las empresas familiares es a menudo incompatible con el desarrollo de estructuras propias en los departamentos financieros, que suelen tener poca capacidad de decisión y se limitan a realizar la gestión del día a día, sobre todo de tipo contable, participando menos en las grandes decisiones estratégicas. No obstante, la modernización de nuestras empresas está dando como fruto que cada vez se aprecie más por parte de los empresarios la necesidad y los resultados que se obtienen de una estructura más profesionalizada.

¿Cuál es el papel del responsable financiero?

La persona o equipo que desarrolla la función financiera en las empresas asume una serie de responsabilidades o áreas de intervención que se detallan a continuación. Estas responsabilidades configuran su papel dentro de la empresa.

Sus principales funciones se pueden resumir del siguiente modo:

1. Planificadora. No hay que olvidar que dentro de los cometidos principales se encuentra la elaboración de los presupuestos de la empresa, recogidos de los diferentes departamentos, que darán un resultado común que expresará las necesidades, así como los excedentes previstos.
2. Asesoría. La actividad de la empresa en sus diferentes fases genera al final un movimiento de fondos y una necesidad de recursos o aplicación de los mismos. Desde este área, el responsable del departamento financiero asesora a las áreas de dirección estratégica del negocio sobre la viabilidad y conveniencia financiera de las operaciones y proyectos del negocio.
3. Decisoria. Con la capacidad de decisión que en cada organización esté establecida, el responsable del departamento financiero gestiona los recursos, decidiendo entre las diversas alternativas de financiación e inversión y asumiendo la responsabilidad de los costes o excedentes generados con esa gestión. Como síntesis de lo anterior, la dirección financiera debe realizar el seguimiento de los objetivos de rentabilidad y equilibrio financiero en la empresa. Entre sus cometidos estará el seguimiento de los presupuestos establecidos, según la planificación del negocio.

La dirección financiera interviene, o debe intervenir, asesorando a la gerencia o dirección general en las políticas que incidan directamente en la asignación de recursos, entre las que cabe citar la distribución del beneficio y la financiación de nuevas inversiones o proyectos.

¿Cuáles son las Funciones del departamento financiero?

A continuación, se detallan las principales funciones del departamento económico-financiero de la empresa:

1. Control de gestión.
   1. Con eje en la planificación y control financiero, se orienta hacia el beneficio y rentabilidad a largo plazo.
   2. Tiene una especial dedicación al control interno de la compañía.
   3. Bajo su responsabilidad estará la contabilidad y el cumplimiento de los requisitos legales y fiscales de la compañía.
2. Tesorería de gestión financiera. La actividad del área de tesorería se centra en la planificación y control financiero global, considerando el conjunto de áreas o actividades de la empresa. Su gestión está presidida por el objetivo de equilibrio financiero y liquidez. 

Alto nivel de tecnificación en esta función, orientada hacia la optimización integral de los recursos y fuentes de financiación que se concreta en:

1. Elaboración del plan financiero a largo plazo para la evaluación de las necesidades financieras.
2. Planificación y política financiera a corto plazo, que incluye la gestión global del circulante.
3. Contratación, gestión y control de las fuentes de financiación.
4. Planteamiento profesional de la negociación bancaria.
5. Presupuesto de tesorería.
6. Gestión del disponible.
7. Control del negocio bancario.

Dentro de las funciones correspondientes a la gestión financiera se engloban las de cuentas a cobrar y cuentas a pagar, o lo que ahora se denomina en lenguaje anglosajón “credit manager” o “debit manager”, que en ocasiones recaen en responsables específicos o se engloban dentro de las funciones del tesorero e incluso del director financiero, según el modelo organizativo y la dimensión de la empresa.

¿Cuáles son las Funciones de inversión y financiación?

Las actividades o campos de la actividad financiera en la empresa son:

1. Preparación y coordinación de los presupuestos, tanto por lo que se refiere a las operaciones corrientes como de inversión y financiación a largo plazo.
2. Captación de recursos procedentes del mercado financiero.
3. Configuración de las condiciones financieras de compra y venta, así como de la política de cobros y pagos y de las relaciones financieras con terceros.
4. Fijación de la política de dividendos y autofinanciación, así como del diseño de la política de crecimiento a largo plazo de la empresa.
5. Administración de los fondos líquidos.

La herramienta fundamental de la actividad financiera empresarial es el presupuesto que implica a todas las áreas y personas dentro de la empresa, expresando sus objetivos en términos monetarios. Por lo tanto, las anteriores funciones pueden reducirse a una: confeccionar el presupuesto de la empresa y controlar su ejecución.

Otros cargos relacionados con este área son el tesorero y el de jefe de presupuestos. Son amplias y variadas las fuentes de financiación que la empresa puede utilizar para proveerse de los fondos necesarios en su actividad. La combinación de ellas que elija dependerá de la estructura financiera que desee mantener, así como de las disponibilidades efectivas en cada una de las alternativas y su coste.

En la empresa actual la inversión – financiación – planificación es una función primordial que se encuadra dentro de la Función Financiera y que desarrolla el Departamento Financiero.

La empresa en su conjunto tiene múltiples funciones que podemos resumir en los siguientes puntos:

1. Función de producción o servicio
2. Función económica, generadora de riqueza
3. Función social, creadora de puestos de trabajo, contribución al desarrollo, crecimiento y bienestar
4. Función financiera

Se concreta en las siguientes áreas o sub-funciones:

1. Planificación y control de las inversiones a corto y largo plazo, es decir en Activos líquidos o en Activos Inmovilizados.
2. Obtención de los fondos necesarios para atender todas las necesidades de financiación de la empresa, bien sean mediante fondos propios o ajenos.
3. Asignación efectiva de los fondos captados a las distintas áreas y necesidades de la empresa, con la siguiente clasificación:
   1. Inversión
   2. Financiación
   3. Gastos
   4. Liquidez
4. Gestión de las tareas económico-financieras de la empresa que se materializan en las siguientes actividades:
   1. Contabilidad en sus vertientes contable, financiera, y analítica
   2. Control de costes
   3. Gestión de cobros y pagos
5. Relación con los mercados financieros para la captación de recursos, la colocación de la tesorería excedentaria, la obtención de servicios financieros y el control de los gastos e ingresos financieros.

Todas estas funciones en perfecta armonía con los objetivos y planes de la empresa, que tendrá según los casos distintos fines:

1. Maximizar los beneficios
2. Minimizar los costes
3. Maximizar el valor de las acciones
4. Minimizar los riesgos

Estos fines tendrán prioridad unos sobre otros y dependerán de las perspectivas de la gerencia, las exigencias del accionariado o las circunstancias del mercado.

Siempre dentro del triángulo:

1. Rentabilidad
2. Liquidez
3. Riesgo

Teniendo en cuenta que sin liquidez no hay presente, sin rentabilidad no hay futuro y que el riesgo va siempre asociado a cualquier actividad empresarial.

¿En qué consiste la Planificación y presupuestos?

En consecuencia, todo proceso de Planificación contiene tres elementos básicos:

1. Objetivos a alcanzar
2. Acciones a tomar
3. Control de proceso

El órgano de planificación necesita personas brillantes y experimentadas, que asuman un protagonismo clave dentro de la organización, con dependencia directa del primer nivel directivo.

Dicho órgano debe tener muy claro cuál debe ser su papel en la empresa, que podemos sintetizarlo en los puntos siguientes:

1. Ser el principal motivador y animador de la planificación. Hace que los demás planifiquen, programen y controlen sin sustituirlos jamás.
2. Asesorar a los demás en las técnicas de planificación (previsiones, formulación de estrategias, métodos cuantitativos, etc.) y en el diseño de sistemas y procedimientos de planificación.
3. Coordinar y consolidar los planes de todas las áreas.

La esencia de la planificación radica en analizar las oportunidades y riesgos que el futuro pudiera plantear a la empresa para, en base a sus potencialidades o deficiencias, (puntos fuertes y débiles) tratar de explotarlos o evitarlos, conduciendo a la empresa al logro de sus objetivos de la manera más efectiva posible.

Las etapas que hay que tener en cuenta son:

1ª Etapa: Fijación de objetivos y establecimiento de las acciones necesarias para alcanzarlos.

2ª Etapa: Ejecución de las acciones fijadas y obtención de resultados.

3ª Etapa: Comparación de los resultados obtenidos con los incluidos en los objetivos, identificando las desviaciones producidas.

4ª Etapa: Establecimiento de las acciones correctivas que permitan ajustar los resultados a los objetivos.

La planificación es un proceso continuo y total, que debe abarcar todos los aspectos de la empresa y en el que se integran perspectivas temporales diferentes:

1. A corto plazo: Normalmente un año, las cuestiones básicas son las relativas a:
   1. Liquidez
   2. Gestión de circulante
   3. Reducción de costes
   4. Política de precios
2. A medio-largo plazo: La atención se centra en aspectos más estratégicos:
   1. Posibilidades de expansión
   2. Evolución tecnológica
   3. Estructura de producción
   4. Localización de los centros productivos
   5. Inmovilización y asignación de recursos
   6. Estructura de financiación
   7. Política de dividendos
   8. Estructura de costes
   9. Política de diversificación
3. A muy largo plazo: Generalmente diez años o más, los aspectos más importantes son la naturaleza prospectiva, tales como:
   1. Evolución social
   2. Tendencias de fondo de la Economía
   3. Cambios tecnológicos previsibles
   4. Líneas maestras de la investigación básica

El resultado del proceso de planificación son los planes de:

1. Opiniones y acciones estratégicas
2. Objetivos
3. Políticas
4. Programas
5. Propuestas
6. Presupuestos

La Planificación constituye un método y no un fin que enlaza los objetivos empresariales con el proceso de decisión-acción. Requiere un esfuerzo global de toda la organización y, por lo tanto, es una tarea que no puede delegarse en especialistas (internos o externos).

La Planificación es una de las funciones básicas de la Dirección ya que no se puede dirigir una empresa sin conocer:

1. Objetivos. A dónde se quiere ir.
2. Estrategias. Por qué caminos.
3. Políticas. Con qué medios.
4. Programas. Cuándo y de qué manera.
5. Presupuesto. Cuánto hemos de hacer.
6. Organización. Quién tiene que hacer qué.

La Planificación es inseparable del Control. Esto significa que ningún plan debe considerarse como definitivo y requiere un esquema organizativo adecuado, que delimite las funciones y responsabilidades de cada nivel jerárquico.

¿Qué son los Problemas financieros?

La mayoría de los problemas financieros son causa o efecto de otros problemas, razón por la cual no se solucionan resolviéndolos por separado. Así, por ejemplo, la disminución en los excedentes, el aumento en los costes de producción o la disminución en las ventas no son más que efectos del problema que debe resolverse. Por lo tanto, lo importante es descubrir los problemas causa, para de ellos derivar el problema central y a partir de ellos los problemas efecto.

¿Y dónde están los problemas causa? Para contestar, no de una manera específica a cada empresa, pero sí dentro de un contexto básico de la gestión productiva.

Una de las tareas centrales de la dirección es asegurar un equilibrio razonable entre las actividades productivas - ventas -administración y la disponibilidad de dinero en efectivo para poder trabajar.

En efecto, la liquidez del capital de trabajo es un requisito básico para poder operar en el corto plazo, producir y obtener ganancias.

Así resulta una cadena de relaciones entre liquidez - producción - rentabilidad imprescindible para el buen funcionamiento del negocio.

Las principales causas de los problemas anteriormente mencionados tienen su origen en:

1. Costes Operativos: Una gestión operativa racional genera una demanda normal de capital de trabajo y de liquidez y lo contrario en el caso de una gestión problemática.
2. Inventarios: Son capital de trabajo inmovilizado. Las industrias cuentan con tres clases de inventarios (materias primas, productos en proceso y productos terminados) y las empresas comerciales o productoras de servicios con un solo tipo de inversión (existencias).
3. Pago a Proveedores: Cuentas a pagar son una manera de financiar a nuestra empresa.
4. Pago de los clientes: Cuentas a cobrar son una manera de financiar gratuitamente a los clientes por lo que también inmovilizan capital de trabajo.
5. Gastos: Son de tres clases:
   1. Generales (Gestión de la oficina)
   2. Ventas (Gestión de Marketing)
   3. Financieros (intereses por deudas de corto y largo plazo)

¿Cómo sería una Adecuada Dirección Financiera?

Se pueden resumir a continuación:

1. Independencia Financiera: Una gestión productiva, ventas y una administración problemática afectarán negativamente al capital de trabajo y a la liquidez, cuyo principal efecto será el endeudamiento y la pérdida de independencia financiera.
2. Solvencia: Un bajo nivel de independencia financiera conduce a un bajo grado de solvencia; esto es, baja la proporción en que los asociados son dueños de los activos totales. Si la rentabilidad del negocio es superior a la tasa de interés del capital ajeno, la situación no es problemática, caso contrario será mejor cerrar.
3. Rentabilidad: Mientras mayor independencia financiera exista, mayor será la rentabilidad.

Modelo de gestión financiera integrada

Este sistema acepta la idea de que la problemática financiera es un problema estructural global. Por lo tanto, no tiene sentido analizar “Razones Financieras” fuera de un contexto de causas y efectos, ya que el análisis de una razón, por si misma no dice nada. Las razones financieras que interesan deben integrarse, como causas o efectos, alrededor del objetivo central. Otras razones pueden ser muy importantes, pero estarían fuera de este criterio de integración.

Una mala estructura financiera puede ser causada por:

1. Una duración alta del ciclo de fabricación
2. Una duración alta en bodega de los inventarios de productos terminados
3. Una duración alta en bodega de los inventarios de materias primas
4. Una rotación lenta de los inventarios
5. Demora en el pago de los clientes
6. Gastos financieros demasiados altos
7. Unos proveedores exigentes

Por otra parte, los efectos de una mala estructura financiera son:

1. Problemas de solvencia
2. Problemas de rentabilidad o pérdidas

Por supuesto, existen otros efectos, pero éstos son los más importantes.