¿Qué es el inventario físico?

Como es lógico este inventario se hace in situ, llevando a cabo una revisión de las mercancías almacenadas, quedando reflejados en las notas, las unidades, referencias, etc. en un periodo de tiempo o al cierre del ejercicio. Suelen involucrarse todo el personal de almacén, y se realiza cuando la actividad está detenida.

En estos casos debe organizarse bien el trabajo, ya que, pueden existir errores y trastocarnos todo el inventario, como:

1. Repetición a la hora de contabilizar unidades
2. Dejarnos algún lote sin contar porque hemos pensado que ya lo contabiliza otra persona
3. Códigos erróneos, etc.

Por ello, será el responsable o mando intermedio quien deberá organizar las tareas y los empleados y preparar las diferentes tareas y asignarlas.

Proceso del inventario físico

Llevaremos a cabo una planificación de las siguientes tareas:

1. Estableceremos en que fechas: llevaremos a cabo el inventario para que coincida con el periodo o periodos de menos actividad de la empresa. De esta forma podremos disponer de la mayor cantidad de empleados de la plantilla y evitaremos errores y tardaremos menos en confeccionar el inventario. Normalmente en estos periodos de menor actividad suelen haber menos existencias por lo que sumaremos menos errores aún.
2. Involucrar e informar a la plantilla: Asignaremos uno o varios responsables para que repartan tareas como formar a determinados empleados si así fuese necesario para el recuento y examen de las mercancías, personal para rellenar fichas e introducirlas en equipos informáticos, revisión del trabajo de inventario, control de desviaciones, etc.
3. Acondicionamiento de los almacenes: de esta forma llevaremos a cabo el inventario en el menos tiempo posible. Para ello tendremos que realizar unos días antes, limpieza, colocación y reunificación de los productos, retirar todo aquello que pueda molestar como embalajes y cajas vacías, marcar bien los códigos de los productos, etc. De esta forma optimizaremos el tiempo.
4. Confección y preparación de fichas: para llevar el recuento de las unidades de los productos. Nos deberá permitir:
   1. Detallar con el nombre del producto y referencia, los artículos y lotes en función de sus grupo y categoría y ficha técnica con las características, unidades de medida (litros, metros, kilos).
   2. Tendrá que figurar, el precio del producto o las mercancías almacenadas. Como anteriormente decíamos a precio de coste, aunque también podremos poner junto al anterior precio, el de venta al público.

Métodos para realizar el inventario

Nosotros tenemos la obligación de presentar un inventario, pero el código de comercio no nos obliga a hacerlo de una forma determinada. Por ello, cada empresa lo hace de la forma que mejor resultado le dé para no incurrir en altos costes, que menor errores genere, en definitiva, que les de buen resultado.

Pero todas las empresas revisan las mercancías más o menos de igual forma, colocación, estanterías, contando los objetos y anotando en los equipos informáticos, contrastando así la información que ya tenían.

Podemos mencionar algunos procedimientos:

1. Control por sectores: Utilizado cuando las mercancías llevan un orden o ubicación fija, en un lugar determinado del almacén, ya sea pasillo, estantería, instalación etc. Abajo pongo un ejemplo de formato para anotar los artículos de que consta el inventario. Como se puede observar el documento o impreso consta de dos apartados:
   1. La parte izquierda para que el operario encargado de hacer el inventario anote las cantidades que hay en el momento del recuento.
   2. En la otra parte figuraran las entradas y salidas, después del recuento físico.
   3. Evidentemente esto lo hacen ya en muchas empresas mediante tecnología creada para este fin, pero siguen siendo muchas las empresas que por falta de capital o bien por el tipo de producto siguen haciéndolo en fichas como la que figura un poco más abajo.
   4. Suelen ser fichas con doble copia, una de las cuales se entrega al departamento de administración y otra se queda en el almacén para evitar errores y duplicidades.
   5. Antes de llevar a cabo la valoración del inventario, se controlan las variaciones, con la ficha que se ha quedado en el almacén, para comprobar las entradas y salidas y en que ha variado.
2. Control por cupones: Utilizado para cuando hacer el inventario queremos también controlar la composición del stock, teniendo en cuenta los artículos que componen la familia de un producto. Cuando se concluya el recuento los artículos se reagruparán, según el criterio de clasificación, y se llevara a cabo la valoración económica del inventario.
3. Control de rayos sinópticos: Utilizaremos este método cuando tengamos artículos con múltiples variantes, como modelo, talla, color, etc. pero el precio es el mismo. Esto es para controlar principalmente la cantidad de los artículos y su valor, pero el desempeño principal es confirmar excesos y carencias en el almacén para así ajustar el stock a las necesidades que se reflejan en el inventario. En este tipo de ficha aparece un modelo de impreso utilizado para el inventario de camisetas de varios modelos, tallas, colores, etc., valoradas todas ellas al mismo precio.

Valoración del inventario

Cuando tengamos el recuento y el stock final procederemos a la valoración de este. Para ello, primero se transcriben en el Libro de Inventarios o en un “impreso resumen” todas las anotaciones que figuren en los documentos y formularios utilizados durante el control e inspección ocular. Los artículos, al confeccionar el Libro de Inventarios, se agruparán por artículos, grupos, subgrupos, etc.

Los productos que figuran en el Libro de Inventarios se valoran con el mismo criterio utilizado para los movimientos reflejados durante el ejercicio en las fichas control de existencias. Es decir, las existencias finales serán reflejadas en el balance final de nuestra empresa, y el valor será como hemos mencionado anteriormente, el precio de coste o adquisición, basándonos en los métodos LIFO, FIFO, PMP.

Después de transcribir los datos al Balance final debemos conservar todos los documentos y formularios utilizados en las inspecciones o controles y los recopilados para confeccionar el inventario. Estos documentos también deben estar disponibles durante el ejercicio, pues constituyen una fuente de información necesaria para consultas o comparar con los resultados de otros ejercicios económicos.

Los artículos cuyo precio de coste es inferior al de mercado se han valorado a este último para aproximarnos más al valor real del stock. Generalmente, estos artículos de precio más bajo se suelen vender como oferta o liquidación.