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¿Cómo controlar y supervisar la fuerza de ventas?

¿Cómo controlar y supervisar la fuerza de ventas?

La planificación comercial, que es una de las funciones más importantes de la empresa y de las organizaciones en general, engloba el proceso de supervisión a través de un sistema consistente en:

  1. Fijar los objetivos
  2. Planificar los objetivos
  3. Poner en funcionamiento métodos de control

Trabajos de gestión administrativa.

Suele ser costoso acostumbrar a los vendedores a este tipo de funciones, hay que convencerles de su necesidad de cara a la buena marcha del trabajo.

Comprende:

  1. La realización de informes
  2. La parte rutinaria de envíos de información
  3. Gastos y entregas de facturas
  4. Cobros de impagados
  5. Informar continuamente de su localización exacta

Se debe establecer un manual de procedimiento, de manera que todos actúen igual y de forma adecuada a nivel administrativo.

Establecimiento de objetivos comerciales.

Para establecer los objetivos del equipo de ventas está muy extendida la regla nemotécnica MARTE:

  1. Mensurables
  2. Alcanzables
  3. Retadores o motivadores
  4. Temporales
  5. Específicos

Conviene disponer de un análisis histórico de las ventas realizadas en los tres o cinco años últimos para conocer la evolución de nuestra empresa y, a su vez, compararla con la del mercado y la competencia.

Una vez que hayamos recopilado todos estos datos y conozcamos las directrices y estrategias dadas por la empresa, estaremos en disposición de fijar los objetivos, tanto a nivel cuantitativo como cualitativo:

  1. Objetivos cuantitativos:
    1. Previsión de ventas en euros
    2. Previsión de ventas en productos
    3. Previsión de ventas por zonas geográficas
    4. Previsión de ventas por vendedores
    5. Número de visitas
    6. Número de pedidos
    7. Etcétera
  2. Objetivos cualitativos:
    1. Captación de nuevos clientes
    2. Recuperación de clientes perdidos
    3. Introducción de nuevos productos
    4. Ampliación de gama en un punto de venta
    5. Consecución de una mayor cobertura territorial
    6. Mayor información del cliente
    7. Etcétera

Herramientas de control.

Para ser eficaces en la tarea de seguimiento y evaluación del equipo de ventas, se cuenta con una serie de herramientas que nos ayudan a conseguir este objetivo.

Por ello nos valdremos del siguiente material logístico que en soporte informático o papel necesitamos utilizar:

Fichas de clientes: el vendedor tiene que seguir unas rutas diariamente acompañado de este tipo de documento. En él se recogerán:

  1. Datos del cliente y su clasificación
  2. Volumen de pedidos del año anterior
  3. Volumen de pedidos previstos para este año
  4. Frecuencia de la visita
  5. Fecha de la última visita realizada
  6. La gama de productos que trabaja
  7. Forma de pago y plazos
  8. Cantidad servida en el último pedido
  9. Cómo y en qué cantidad trabaja con la competencia
  10. Observaciones

Esto nos permitirá evaluar:

  1. El tiempo transcurrido desde la última visita
  2. El comportamiento de nuestro producto en ese período
  3. La rotación del producto en ese tiempo
  4. Tendencias del mercado
  5. Etcétera

Informe diario.

Se entregará diariamente en las oficinas o se enviará semanalmente en caso de desplazamiento.

Tiene como finalidad conocer lo siguiente:

  1. La actividad diaria del vendedor
  2. Clientes nuevos conseguidos
  3. Productos vendidos
  4. El grado de cobertura de los objetivos
  5. Resultado de la gestión de ventas
  6. Gestión de cobros realizada
  7. Observaciones

Nota de gastos.

Este documento puede ser semanal, quincenal o mensual. Recoge los gastos efectuados por el vendedor en un determinado tiempo. Asimismo, permite chequear junto a los informes diarios la información recogida en uno y otro, para comprobar el grado de coherencia de las gestiones.

Entre otros, debe recoger los siguientes aspectos:

  1. Rutas seguidas
  2. Kilómetros recorridos
  3. Método de pago
  4. Fecha del gasto y línea de producto asociada
  5. Detalle de las invitaciones con facturas incluidas
  6. Observaciones

Informe mensual.

Este informe, que se emite a la dirección de la empresa una vez al mes, es realizado por el jefe de ventas o responsable comercial. Recoge y resume la información dada por los vendedores con su análisis.

Entre los principales puntos que trata están:

  1. Análisis de los resultados globales de ventas del mes correspondiente
  2. Objetivos cualitativos del mes y grado de cumplimiento
  3. Objetivos cualitativos y cuantitativos del mes siguiente
  4. Acciones de promoción local
  5. Resultado de las acciones promocionales
  6. Oportunidades para otras líneas de negocio
  7. Situación del mercado
  8. Tendencias del mercado

Reuniones de trabajo.

No se podría considerar el tema cerrado si no se hace mención de una de las herramientas que debe saber manejar el responsable comercial para incrementar el rendimiento de los vendedores.

Debido a su carácter eminentemente práctico, se ha considerado oportuno marcar un guion que se debe seguir en todo o en parte, según el tipo de reunión:

Fases de preparación

Formas de dirigir las reuniones para que sean eficaces

Precisar el tema

Organizar el grupo

Planificar la reunión

Prevenir los detalles

Introducción

Dirigir la discusión

Conducir el resumen

Conclusiones

  • Obtener antecedentes e información, análisis
  • Concretar el objetivo
  • Preparar un guión detallado
  • Seleccionar los puntos clave
  • Definir conceptos
  • Revisar conclusiones previas, acordes con el objetivo
  • Examinar las características individuales
  • Procurar que el grupo esté equilibrado
  • Equilibrar vendedores según sus competencias
  • Distribuir a los participantes del modo más eficaz y oportuno
  • Preparar: introducción y clausura 
  • Prever cómo abordar los puntos que se vayan a debatir
  • Programar las preguntas
  • Determinar sistema de discusión
  • Fijar tiempos
  • Enviar la convocatoria con suficiente antelación, acompañada de la información precisa
  • Disponer el material y la documentación adecuada 
  • Preparar convenientemente la sala de reuniones
  • Comprobar todo con antelación
  • Empezar a la hora señalada
  • Centrar la atención del grupo
  • Definir el propósito de la reunión
  • Indicar procedimiento de discusión • Conseguir acuerdos
  • Estimular la discusión: preguntar, evitar fricciones, moderar, controlar, etc.
  • Hacer participar a todos, vigilar el ritmo
  • Analizar y resumir con frecuencia
  • Mantener la discusión centrada en el tema
  • Señalar puntos de acuerdo y desacuerdo; conclusiones intermedias
  • Valorar opiniones, observar su efecto al exponerlas
  • Ser flexible, sin perder de vista el objetivo
  • Considerar y resumir las soluciones posibles
  • Obtener acuerdo, comprobar comprensión y aceptación
  • Fijar un plan de acción, responsabilizar a las personas en él
  • Fomentar el espíritu de colaboración 
  • Clausurar la reunión a la hora prevista
  • Levantar acta por escrito de la reunión

 

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