¿En qué consiste la fase de supervisión de un proyecto?

Es dentro de la fase de supervisión donde nos aseguramos que el proyecto avance conforme a lo planificado.

¿Qué es la supervisión de un proyecto?

La supervisión de un proyecto es el proceso de monitoreo continuo que se destina a todas las actividades asociadas con el proyecto. El objetivo de esta fase es garantizar el logro de los objetivos inicialmente planteados.

Aunque se trate de una etapa aparentemente apartada de todas las demás, la supervisión realmente ocurre al mismo tiempo que la fase de ejecución.

Durante la ejecución de un proyecto, la supervisión es necesaria para vigilar el progreso, asegurar la calidad del trabajo, y hacer ajustes según corresponda en tiempo real. Por tanto, la supervisión no es una etapa separada; ocurre simultáneamente con la fase de ejecución.

Un punto importante en la supervisión de un proyecto es la flexibilidad. Monitorear un proyecto es un proceso que implica revisar continuamente su progreso para asegurarse de que está en camino de cumplir sus objetivos. Sin embargo, este monitoreo solo es útil si se está dispuesto a hacer ajustes sobre la marcha.

Observar y evaluar un proyecto no sirve de nada si no se tiene la voluntad de hacer cambios necesarios en las tareas para corregir problemas o mejorar resultados.

Los cambios son normales

Es normal que un proyecto sufra modificaciones durante su curso porque rara vez todo sale exactamente como se planeó inicialmente. Pueden presentarse problemas imprevistos, nuevas oportunidades o cambios en las condiciones externas que requieran ajustes en el plan original. Estos cambios son una parte natural del proceso de gestión de proyectos y son esenciales para asegurar que el proyecto se mantenga en el camino correcto hacia sus objetivos. Adaptar y modificar las actividades del proyecto según sea necesario permite un mejor aborde de los desafíos y aprovechamiento de las oportunidades, mejorando así las posibilidades de éxito del proyecto.

Actividades comunes en la fase de supervisión

1. Se compara el progreso real del proyecto con el cronograma planificado para comprobar si el proyecto está en línea con las fechas establecidas.

2. Se evalúan las metas alcanzadas y los entregables completados en comparación con lo planeado.

3. Cuando se detectan retrasos, se analizan las causas subyacentes para poder tomar acciones correctivas.

4. Se verifica constantemente que los recursos necesarios (personal, equipos, y materiales) estén disponibles cuando se necesitan.

5. Se realizan pruebas para asegurar que los productos del proyecto cumplen con los criterios de calidad especificados.

6. Se llevan a cabo reuniones periódicas con el equipo para revisar el progreso, resolver problemas y ajustar estrategias en caso de ser necesario.

7. Se lleva un registro de los costos incurridos y se comparan con el presupuesto inicial.

8. Se mide el rendimiento de los equipos en términos de productividad, cumplimiento de plazos y calidad del trabajo.

9. Se documentan todos los aspectos del progreso del proyecto.

¿Cuáles son las consecuencias de una fase de supervisión ineficaz?

1. El proyecto puede desviarse de su ruta planificada.

2. Pueden existir retrasos y, por ende, un incumplimiento de los plazos. 

3. El equipo puede sentirse desorientado y disminuir su productividad.

4. Hay peligro de un mal manejo del presupuesto, generando sobrecostos.

5. Los productos pueden resultar defectuosos o insatisfactorios.

6. Las actividades del proyecto pueden volverse desorganizadas y descoordinadas.

7. Los problemas que surgen pueden tardar más tiempo en resolverse.