Técnicas para la Organización de Eventos

La  ▷organización de eventos◁ comienza siempre con una idea, una propuesta, la necesidad de alguien de organizar un evento o incluso con una obligación; y todo ello puede responder a las más variadas circunstancias.

El diseño de eventos: técnicas

Unas de las propuestas más conocidas para el diseño de eventos nos habla de la “teoría del caos”, y la “construcción del puzzle”, a través de la “visualización”. No existe un manual de procedimiento a seguir, porque es imposible encontrar un orden preciso, cuando son muchas las cosas que hay que hacer al mismo tiempo. Esa sensación que tiene el profesional cuando comienza su carrera profesional y va a organizar sus primeros eventos – ¿por dónde empiezo y cómo me estructuro? – es la misma que tiene un profesional experimentado, aunque pueda salvar el caos precisamente gracias a su experiencia y su adecuada gestión.

Pero desde el punto de vista conceptual, la programación de un acto comienza en el caos. Cuando se habla de la teoría del caos, se hace referencia al juego del puzzle, y partimos de la imagen de la caja del juego en la que hay cientos, o miles de fichas, que solo con paciencia e intuición pueden ser ordenadas hasta lograr la imagen final que sabemos que queremos conseguir.

En la organización de eventos el funcionamiento es parecido. Se parte de una especie de caja imaginaria en la que vamos poniendo todas las piezas que necesitamos para conseguir la imagen de nuestro puzzle: desde el espacio donde se organizará el evento, las invitaciones, el catering, los guiones, el diseño y la escenografía, el sonido y la iluminación, la decoración, las flores y los atriles, los adornos y regalos, los invitados y programas, los medios de comunicación… Sin embargo, estamos intentando componer una imagen, pero es una imagen que no tenemos con anterioridad (como sí ocurre en el juego del puzzle). En este caso, somos nosotros los que tenemos que crear esa imagen final con el recurso de nuestra imaginación. Aquí es donde se encuentra el caos. Y el lugar donde se comenten más errores en la organización de eventos.

Es fundamental crear una imagen clara de cómo queremos que sea el evento, antes de ponernos a organizar las piezas para crear nuestro puzzle. Hay que sentarse delante del ordenador a componer cómo queremos que sea esa imagen final, teniendo en cuenta los objetivos del evento, los medios y el presupuesto con el que se cuenta. Así se comienza a establecer un primer diseño, una primera propuesta, un primer cronograma. Esta imagen no tiene por qué ser estática, pero sí debe servirnos de referencia para intentar casar las piezas de nuestro puzzle organizativo. De hecho, durante la fase de preproducción e incluso producción del evento, esta imagen final irá sufriendo modificaciones propias de la maduración organizativa y de las realidades que nos vayamos encontrando.

Preguntas básicas para la fase de planificación

Es en este momento al que llamamos caos cuando hay que hacerse las preguntas importantes y encontrar las respuestas (muchas de las cuales vienen dadas por el proyecto en sí o por la empresa o institución que desea organizarlo). Son las preguntas básicas de la fase de planificación:

• ¿qué me han encargado?
• ¿qué se pretende transmitir?
• ¿cuáles son los objetivos?
• ¿cuál o cuáles son los targets?
• ¿qué espacio elijo? o ¿cómo adapto el evento al espacio que me han dado?
• ¿cómo organizo el espacio?
• ¿cómo lo decoro?
• ¿dónde sitúo a los invitados?
• ¿cómo estructuro el acto, y en qué orden?
• ¿quién y dónde recibe a los invitados, y en qué orden?
• ¿qué materiales y elementos voy a utilizar?
• ¿cómo respeto y hago visible la identidad corporativa?
• ¿qué ambiente quiero transmitir?, y muchas preguntas similares.

En eventos sencillos y habituales la fase del caos es más manejable, pero en eventos complejos o poco habituales es mucho más compleja. Es por eso que lo mejor es que se lleve a cabo esta fase en equipo, aunque siempre el organizador o responsable del evento debe liderar todos estos procesos, gestionarlos y dirigirlos, rentabilizando tiempos, estructurando las propuestas, y separando las propuestas buenas, malas e inviables; además de motivar la capacidad imaginativa de los colaboradores, coordinarlos e integrarlos.

La visualización

La visualización es el uso de manera activa de nuestra imaginación con fines creativos. Se trata de que nos imaginemos que ha llegado el día del evento, y nos pongamos, sucesivamente, en los zapatos de los distintos actores del mismo, y recorramos, con todo lujo de detalles, el evento, incluso desde antes del día.

El éxito de los eventos actualmente reside, en gran parte, en la interacción con los públicos, en que se vean y se sientan como parte esencial del acto, protagonistas del mismo. Debemos contar con las interacciones que se producen con todos los agentes que participan en un evento.

Aunque pueda parecer que los eventos son efímeros, son solo ciertas fases del evento las que duran poco tiempo, en realidad los objetivos tienen que tener la duración y la prolongación en el tiempo que corresponda a la estrategia de los promotores. Los eventos comienzan y acaban, pero sus contenidos y mensajes deben prolongarse en el tiempo, y para conseguirlo debemos organizar el evento teniendo en cuenta el papel clave que juega la comunicación, la visualización, la asignación de papeles…

Es entonces cuando del caos pasamos a montar el puzzle, paso a paso, utilizando nuestro sentido común, nuestra experiencia y nuestro aprendizaje. Empezamos a poner pieza tras pieza del puzzle, intentando casarlas para montar nuestra imagen final.

Ejemplo de organización de un evento

Con un ejemplo del experto en protocolo Carlos Fuente podemos ilustrar esta fase:

Nos encargan organizar un acto de colocación de la primera piedra de una fábrica destinada a producir ordenadores de última generación. Si obviamente nos piden que sea la primera piedra es porque no hay nada hecho hasta el momento. Nos encontraremos pues con el solar sin más y si acaso con las primeras excavaciones o tanteos de terrenos. ¿Por dónde empezamos?

• Primera pregunta que nos hacemos: ¿qué se pretende con el acto de colocación de la primera piedra?
• Respuesta: “Transmitir a la sociedad en general que comienza una obra importante destinada a construir un gran edificio donde se fabricarán ordenadores súper modernos”.
• Primer concepto: un nuevo servicio a favor de la sociedad que contará con nuevos instrumentos tecnológicos que tratarán de dar mayor calidad de vida y permitirán contribuir al desarrollo general de la población.
• ¿Más objetivos? Trasladar a los demás que con esta fábrica se generarán puestos de trabajo, economía y mayor riqueza para la zona; transmitir a los representantes públicos y fuerzas vivas del entorno la pujanza de la empresa y su apuesta por la innovación, etc. Y así otros posibles objetivos, entre los que se podrían añadir la potenciación de la marca o de la imagen de empresa, su diversificación, etc.
• Segunda pregunta: para llegar al cumplimiento de esos objetivos, ¿a quién nos tenemos que dirigir? Elaboramos un cuadro genérico de los posibles públicos objetivos:
• Para llegar a la sociedad en general: medios de comunicación y fuerzas vivas del entorno que terminarán igualmente por ser trasmisores de nuestra imagen.
• Para demostrar la viabilidad e importancia de la obra: presencia de las principales autoridades cuya cita constituye de por sí un aval, de los altos cargos de la empresa propietaria, de la empresa constructora, de los bancos que financian, de los representantes de los organismos económicos y empresariales del lugar...
• Captación de clientes: presencia de posibles personas o representantes de empresas para cuyas actividades puedan ver con utilidad el producto que pensamos fabricar y a los que podemos generar expectativas positivas.

Primer paso listo. Una empresa rentabiliza sus acciones y, por lo tanto, las racionaliza. Invitar a los que haya que invitar, nada más, sin olvidarse de esas personas que siempre colaboran, que su sola presencia –aunque no estén relacionados con el producto en cuestión– ya da fuerza al acto. Son esos lobbyes sociales que tienen capacidad de opinión y marcos donde expresarla. Una sola frase buena de ellos es todo un anuncio de publicidad: “Estos van en serio”. Una expresión así tiene unas consecuencias muy positivas. Dado el primer paso, iniciamos en paralelo la gestión: designamos a una o varias personas que comienzan a elaborar los listados por grupos, procurando ya desde esta fase ordenarlos de acuerdo a la precedencia que pretenderemos aplicar en el evento.

Segundo paso: de esos objetivos, ¿cuáles de ellos nos obligan a tenerlos en cuenta para la escenificación de la primera piedra? Buscamos las respuestas:

• Se trata de transmitir que comienza una obra, luego tenemos que realizar el acto en un entorno de obra y tratar de conseguir una imagen que hable por sí misma del inicio de la construcción. La colocación de la primera piedra, con presencia de obreros, cemento, palas…
• Vamos a poner la primera piedra de algo que no se ve, que no existe. Tenemos que crear la ilusión de los públicos de tal forma que, aunque todo es aún inexistente se lleven la imagen de lo que será cuando todo finalice. Quizá una maqueta, un vídeo virtual, una exposición con imágenes…
• Queremos comunicar la creación de riqueza, de puestos de trabajo, de contribución a la mejora o potenciación de la economía de la zona. Necesitamos, pues, que en las palabras de los empresarios promotores ese mensaje se diga y que podamos reforzarlo mediante la imagen corporativa, la presencia de trabajadores, de máquinas, medios…
• Pretendemos decir que fabricaremos ordenadores de última generación… Tenemos que organizar el evento donde se transmitan continuamente nuevas tecnologías, desarrollo, nuevas aportaciones, Futuro.
• Deseamos decir que estos ordenadores van a dar servicios a la sociedad. Tenemos que conseguir visualizar qué cosas pueden hacer por mejorar la calidad de vida.

Tercer paso. Hay que visitar el lugar y la forma de acceder a él. Qué posibilidades nos ofrece, cómo está de accesible, cuáles son los posibles fondos, dónde hay actividad de obra (si ya se hubiera iniciado, qué es lo conveniente), dónde vamos a concentrar a los invitados, dónde estacionan éstos sus vehículos, carteles indicadores si fueran necesarios, instalación de carpas, fijación del lugar donde colocar la primera piedra, sitio para los medios de comunicación, posibles puntos de toma de energía, posición del sol para las posibles horas previstas, valoración de las previsiones del tiempo meteorológico (que miraremos en Internet), inspección sobre el terreno de la situación general, anotaciones de medidas y primeros planos a mano alzada y previsiones sobre la disposición general del acto (presidencia, carpa para el cóctel, maqueta, punto de primera piedra…).

Una sensación muy propia que tiene el profesional cuando empieza a concretar las cosas: comienza a ver la luz en esa oscuridad caótica. Ahora hay que dar dos pasos más al mismo tiempo: conocer el día y la hora (para hacer las invitaciones y prever los calendarios de gestión) y elaborar el primer anteproyecto, que someteremos a la discusión de nuestros superiores. Un anteproyecto que hoy se presente en formato informático animado que permita entender mejor el alcance de nuestra propuesta.