Planificación estratégica de la negociación

La palabra estrategia tiene muchas definiciones, sin embargo, en cualquiera de ellas se identifican cuatro elementos típicos: opción, oportunidad, interdependencia e información imperfecta e incompleta.

Asimismo, no es lo mismo táctica que estrategia, ya que la primera se subordina a la segunda; y en cuanto a planeación y estrategia, la primera es parte integral de la segunda, la acción.

Una estrategia es “un plan o método cuidadoso, especialmente para lograr un fin”. Mientras que el uso de tácticas se refiere a “la habilidad para usar los medios disponibles” para alcanzar ese fin.

El flujo de la negociación estratégica atraviesa por distintas fases o etapas, entre las cuales se cuentan las siguientes:

1. Prenegociación, implica la planificación de la negociación. En esta fase se pueden observar tres dimensiones:
   1. Planificación estratégica: en ésta se fijan las metas y los objetivos a corto, mediano y largo plazos.
   2. Preparación táctica, se definen las maniobras y técnicas para conseguir resultados.
   3. Preparación administrativa, determinación y obtención de los recursos necesarios.
2. Fase de intercambio, desarrollo de la negociación.
3. Postnegociación, revisión de los resultados.

En la parte de planificación de la negociación tiene relación con el encuadre, normalmente inicia con la definición de los temas a negociar.

Éstos se jerarquizan en orden de importancia y responden a cuestiones como:

1. ¿Qué quiero obtener?
2. ¿Por qué quiero obtenerlo?
3. ¿Cómo quiero obtenerlo?

En ocasiones, después de realizar esta jerarquización, se puede llegar a la conclusión de que no existen temas de tanta importancia como para justificar una negociación formal.

Los temas u objetivos son los fines que se busca obtener mediante la negociación y están asociados con la naturaleza del negocio a tratar. Estos objetivos deben ser: específicos, realizables, basados en el tiempo y medibles.

Las determinaciones de los objetivos sirven para:

1. Asegurar la dirección hacia donde deberá conducirse la negociación.
2. Determinar las estrategias y tácticas para obtenerlos.
3. Medir el desempeño de los participantes en la negociación.
4. Comprometer a los participantes en la consecución de los objetivos.
5. Motivar, sobre la idea del reto razonable para lograr algo en un plazo determinado.

Una vez establecidos los objetivos o temas a negociar será necesario definir los límites de aceptación o rechazo.

Es decir, definir desde un punto de vista realista órdenes de prioridad, Marcué los define como “GPT”:

1. G: Los que gustaría conseguir.
2. P: Los que se pretende conseguir.
3. T: Los que se tienen que conseguir.

Es importante definir el límite real, así como cuál será el espacio sobre el cual pueden girar las concesiones, a partir del punto de inicio. Cuanto mayor sea el valor relativo de este espacio, más difícil será llegar a un punto de solución. Antes se hizo mención, la distancia entre la oferta de una de las partes y la contraoferta de la otra, dará margen de maniobra entre ambas partes.

Uno de los aspectos clave en el proceso de negociación es la información, es así que, en la etapa de preparación, se debe llevar a cabo la búsqueda, selección, análisis y protección de la información.

El tema de la protección de la información es lo más controversial en los procesos de negociación, antes se hizo referencia a los enfoques o modelos, en el modelo distributivo o de suma cero, el ocultamiento de la información forma parte de la estrategia. Bajo el enfoque de una negociación cooperativa o por principios, el intercambio de la información entre las partes es la clave para llegar a una negociación exitosa.

Entonces, el tratamiento estratégico de la información no debe ser subestimado, sobretodo, en lo referente a las propuestas, costes, presupuestos, competencia, asuntos técnicos, los cuales son susceptibles a ser tratados con suma confidencialidad, antes y durante la negociación.

Contrariamente a la acción de proteger la información es necesario contar con el máximo de información sobre las necesidades y objetivos de la contraparte, historial de negocios, su política de precios, clientes, proveedores, entre otros.

Contar con la información suficiente permite el análisis de la situación o encuadre, para establecer supuestos sobre los objetivos, límites y el valor de la negociación desde el punto de vista de la contraparte. Revisar con atención el equilibrio de poder para intentar suponer quién necesita más el acuerdo, siendo éste la parte más débil. Entre más cerca estén los supuestos sobre las necesidades de la contraparte la estrategia de negociación será más efectiva.

Otro de los elementos a considerar en la etapa de preparación es la determinación del equipo negociador, éste implica la selección de la o las personas que participarán en la negociación.

La selección de las personas que formarán parte del equipo negociador toma en cuenta la personalidad, experiencia, conocimientos y habilidad negociadora aspectos relevantes para poder asumir con éxito el rol que se les asigne. Es importante que cada uno de estos individuos se comprometa a trabajar en la misma dirección.

En un equipo negociador, independientemente del número de personan que lo integran se han identificado siete roles a cubrir:

1. El jefe: máxima autoridad durante la negociación.
2. Vocero: encargado de comunicar las opiniones y decisiones del equipo.
3. La persona dura: capaz de actuar con firmeza y sostener actitud dura.
4. El amistoso: la persona capaz de aliviar tenciones y servir de canal de comunicación.
5. Analista de comportamiento: es el encargado de estudiar actitudes y acciones del otro equipo, con la finalidad de confirmar supuestos y determinar prioridades.
6. Analista de información: es la persona que registra y analiza las cifras y determina la magnitud de la diferencia entre las posiciones de las partes.
7. Analista técnico: es la persona que aporta y analiza la información especializada con objeto de facilitar la negociación.

Cuando los miembros del equipo negociador son elegidos, es muy importante determinar el papel que cada uno de ellos desempeñará en el proceso.