La planificación estratégica de los sistemas de información

La planificación estratégica de los sistemas de información, o equivalentemente la redacción del plan director de sistemas de información, tiene como propósito la revisión del estado actual de la organización, la identificación de la situación estratégica deseada y la planificación de los proyectos y cambios en la organización necesarios para alcanzar dicho estado deseado, típicamente en un periodo de 3 o 5 años.

A pesar que el proceso de creación del plan de sistemas no es trivial, como tampoco lo es su posterior despliegue, el objetivo se puede definir de una manera sencilla: se trata de analizar el estado actual de las tres dimensiones básicas de los sistemas de información, identificar su situación futura deseada y determinar las acciones necesarias para alcanzar dicha situación futura.

Las fases propuestas para la redacción de un plan de estratégico sistemas son:

1. Determinar la estrategia y contexto actual de la organización
2. Identificar los requisitos de negocio para los sistemas de información
3. Determinar el estado actual de los sistemas de información
4. Análisis de los sistemas de informción
5. Definir la estrategia y plan de sistemas de información
6. Desarrollar el programa de despliegue

Determinar la estrategia y contexto actual de la organización

La primera fase del proyecto consiste en asegurar que cubrirá de manera efectiva las necesidades de la organización, y conocer esta suficientemente para poder determinar posteriormente sus requisitos de los sistemas de información.

En primer lugar, se debe validar el plan de proyecto, para asegurar que sus objetivos cubren las expectativas y necesidades de la organización, y también asegurar que la planificación y organización del proyecto serán efectivas.

Una vez iniciado el proyecto, se deberá acceder a la información necesaria de la organización que permita conocer:

1. Su estrategia
2. Planificación de las diferentes áreas
3. Visión del mercado y de la competencia, etc.

Identificar los requisitos de negocio para los sistemas de información

La segunda fase del proyecto, una vez identificado el contexto y la estrategia de la organización, es determinar cuáles son los requisitos concretos de negocio a los que pueden contribuir los sistemas de información. Para identificar dichos requisitos con una visión amplia y estratégica, deben revisarse las necesidades del negocio desde varios niveles del análisis.

Moviéndonos del nivel más estratégico al más centrado en la organización tenemos, los siguientes modelos de análisis:

1. Modelo DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades)
2. Requisitos de contexto y operativos
3. Modelo de componentes de negocio

El modelo de componentes de negocio es un concepto que fue creado por IBM y ofrece una visión sencilla e integrada de las actividades de negocio, en una única página. Esta visión permite conocer, evaluar e identificar necesidades de desarrollo a nivel de negocio y de los sistemas de información. Las columnas representan las competencias de la organización, mientras que las filas representan sus niveles.

Cada componente tiene un propósito para la organización y aporta unos servicios al resto de componentes. Para ello realiza una serie de actividades, consume unos recursos y requiere de un gobierno para su correcto desarrollo. Al revisar el resultado obtenido de cada componente se pueden identificar mejoras necesarias en cualquiera de sus dimensiones, que pueden ser desarrolladas como requisitos para los sistemas de información.

Determinar el estado actual de los sistemas de información

Una vez se ha revisado el negocio y se han obtenido sus requisitos, la siguiente fase es determinar el estado actual de los sistemas de información, para poder analizar posteriormente la efectividad del soporte ofrecido.

La determinación del estado de los sistemas de información debería realizarse respecto a sus tres aspectos básicos, que son:

1. Estado de la infraestructura técnica
2. Estado de las aplicaciones
3. Estado de la organización y de los procesos

Análisis de los sistemas de información

Una vez conocidos los requisitos que el negocio demanda de los sistemas de información y determinado el estado actual de estos, se debe realizar un análisis para identificar cuáles son los puntos fuertes a mantener y las debilidades a mejorar.

Para ello puede realizarse un análisis a los siguientes cuatro niveles:

1. Análisis estratégico de los sistemas de información
2. Benchmarking de las prácticas de la competencia y del estado de la industria IT
3. Soporte ofrecido a los compontes de negocio
4. Evaluación de coste/beneficio de las aplicaciones y los sistemas

El análisis identificará acciones de mejora, determinadas en base a las oportunidades de mejora identificadas anteriormente, y se agruparan en los tres aspectos de los sistemas de información anteriormente vistos:

1. Aplicaciones
2. Infraestructura
3. Organización y procesos

Para cada oportunidad debe cualificarse para poder decidir su viabilidad y priorizar la inversión de recursos.

Esta cualificación se puede realizar estimando las partes afectadas los diferentes aspectos de la oportunidad como:

1. Valor aportado a la organización como la mejora de productividad, ahorro de costes, nuevos ingresos aportados, etc.
2. Recursos necesarios para su implementación, tanto humanos como materiales y presupuestarios. Se debe estimar también los recursos asociados al mantenimiento
3. Riesgos posibles
4. Dependencias con otras iniciativas