Etapas de la negociación 🤝

La negociación es principalmente es un proceso de intercambio de opiniones de entre dos o más personas, que se lleva a cobo con el fin de lograr un resultado concreto. Comúnmente, las negociaciones están presentes en la vida de las personas, todos de alguna forma u otra tenemos que negociar con alguien en algún momento de la vida.

Aunque es necesario entender que las negociaciones a pesar de que son similares en su esencia, la mayoría de veces tienen lugar en distintas condiciones, por ejemplo, las negociaciones pueden darse entre dos socios comerciales, entre un colaborador y un gerente, entre jefes de estado, etc.

En todo caso, el proceso de negociación se compone básicamente al menos de tres etapas, que a continuación explicaremos:

Primera fase: Preparación de negociaciones

La preparación de una negociación es una etapa extremadamente significativa, ya que sienta las bases de todo el proceso posterior. Todos los elementos de la preparación son importantes y pueden repercutir en los objetivos a alcanzar. Incluso si no se ha prestado la debida atención a la etapa intermedia (una de las etapas de la preparación de la negociación), la preparación no puede considerarse eficaz.

La preparación de una negociación consiste en:

Determinar los medios de negociación

La etapa de determinación de los medios de negociación se caracteriza por el hecho de que implica la identificación de un conjunto de diferentes enfoques y/o procedimientos de negociación y de los medios que se utilizarán para aplicarlos. Además, se identifican los elementos que pueden ayudar a resolver el problema en cuestión, como los tribunales, el arbitraje, los mediadores, etc. Los medios de negociación son identificados por todos los participantes en el proceso, basándose en sus propias consideraciones y/o en las comunes.

Establecer contacto entre los participantes

Este intermedio incluye:

• Establecer contacto entre los participantes por correo electrónico, teléfono o algún otro medio.
• Identificar la voluntad de las partes de participar en las negociaciones e identificar enfoques puntuales para resolver el problema (ponerse de acuerdo sobre ellos).
• Establecer una relación en la que exista una voluntad de alcanzar objetivos similares, respeto mutuo y confianza recíproca (a menudo simpatía mutua), acuerdo; Además, en el proceso de establecer contacto entre los participantes, se desarrolla la interacción de la negociación.
• Llegar a un acuerdo para que la negociación sea vinculante.
• Llegar a un acuerdo para que todas las partes interesadas (socios, directivos/subordinados, organizaciones externas, terceros, etc.) puedan participar en la negociación

Recogida y análisis de los datos necesarios para las negociaciones

Este punto implica:

• Identificación, recopilación y análisis de la información necesaria sobre personas, organizaciones y todos los detalles que sean de alguna manera relevantes para el objeto de la negociación.
• Verificación de la pertinencia de la información recuperada y de su relevancia para la situación.
• Reducción de la probabilidad de impacto adverso de la información no disponible o inexacta.
• Identificación de los principales intereses de cada una de las partes negociadoras

Elaborar un plan de negociación

El apartado para la elaboración de un plan supone:

• Identificación de la táctica y la estrategia que pueden contribuir a la consecución del objetivo fijado con el fin de que los negociadores lleguen a un acuerdo.
• Definir las tácticas que mejor se adaptan a la situación y a las particularidades de las cuestiones más controvertidas que se van a plantear en las negociaciones.
• Calcular los resultados objetivos necesarios.

Crear un ambiente de confianza mutua

Esta última parte lleva incluido:

• Preparación psicológica de los negociadores para su participación en el proceso de negociación (se tienen en cuenta las principales cuestiones conflictivas).
• Preparación de las condiciones de percepción y comprensión de la información y reducción de los estereotipos.
• Generar una atmósfera de aceptación por parte de los negociadores de que las cuestiones en conflicto son legítimas.
• Crear una atmósfera de confianza que favorezca la comunicación eficaz.

Segunda fase: la negociación

La segunda etapa de las negociaciones es también de suma importancia, porque en ella se produce la interacción directa de las partes del proceso de negociación. Al igual que en el caso considerado anteriormente, todos los elementos de la etapa de negociación desempeñan un papel importante. Se considera que el esquema propuesto a continuación es el más óptimo, por lo que no se deben intercambiar las etapas intermedias.

Así, la segunda etapa consiste en:

Inicio del proceso de negociación

Dicho proceso incluye:

• Introducir (conocer) a los negociadores entre sí.
• Intercambiar opiniones, demostrar la disposición a aceptar la opinión de la parte contraria, compartir ideas, exponer abiertamente ideas que surjan, demostrar la voluntad y la disposición a buscar un acuerdo en un entorno pacífico.
• Definir y desarrollar una línea general de conducta.
• Fijar expectativas mutuas del proceso de negociación.
• La configuración de las posiciones de los participantes.

Identificación de las cuestiones en conflicto y formulación del orden del día

Este apartado implica:

• Determinación del área de la negociación que incluye los intereses de los participantes.
• Identificación de los temas a negociar.
• Formulación de los puntos conflictivos a negociar.
• Manifestar la disposición de los participantes de llegar a un acuerdo en los temas conflictivos (la discusión debe comenzar por los temas conflictivos en los que haya menos desacuerdo, es decir, aquellos en los que es más probable llegar a un acuerdo).
• Utilizar técnicas de escucha activa para los temas conflictivos, incluyendo la obtención de información adicional

Identificación de los intereses subyacentes de los participantes

Este punto supone:

• Un análisis detallado de las cuestiones en conflicto (inicialmente de forma puntual y posteriormente de forma general) para determinar las necesidades, los intereses y las posiciones de principio de los participantes en el proceso de negociación
• Revelación de todos los detalles de los intereses propios al otro, de modo que incluso los intereses de los demás pueden ser percibidos como personales.

Desarrollo de alternativas de propuestas en las que pueda basarse un acuerdo

Esta parte contiene:

• El deseo de los participantes es seleccionar la opción más adecuada para el acuerdo entre el conjunto disponible (si no existe tal opción, es necesario identificar otras nuevas).
• Una revisión de las necesidades de cada uno de los participantes (el objetivo de la revisión es reducir todas las cuestiones conflictivas a un denominador común).
• Elaborar criterios o proponer normas ya vigentes para orientar la discusión del acuerdo.
• Formular los principios del acuerdo.
• Resolución coherente de las cuestiones contenciosas (los problemas complejos se descomponen en cuestiones más pequeñas, de modo que pueden responderse más rápido y fácilmente).
• Elegir una solución al problema (las opciones pueden ser propuestas por cada participante individualmente o desarrolladas conjuntamente en el proceso de negociación).

Tercera fase: Llegar a un acuerdo

La etapa de acuerdo es el resultado de todo lo anterior. En esta etapa, los negociadores llegan a un acuerdo concreto que satisface sus intereses.

Esta etapa también consta de otras intermedias, para ser más precisos:

Identificación de las opciones de acuerdo

Este intermedio supone:

• Considerar en detalle los intereses de los participantes.
• Establecer un vínculo entre los intereses de los participantes y las soluciones encontradas.
• Evaluar la eficacia de cada una de las opciones para resolver el problema.

Discusión final de las opciones para resolver el problema

Dicho apartado presupone:

• Seleccionar una opción de las disponibles para resolver el problema (los negociadores hacen concesiones entre sí).
• Elaboración de la opción más eficaz y óptima sobre la base de la elegida.
• Formulación de una solución final.
• Elaboración del procedimiento de formalización del convenio base.

Llegar un acuerdo formal

Este punto implica:

• Llegar a un acuerdo (el acuerdo puede ser tanto verbal como documentado, incluso jurídicamente, por ejemplo, en forma de contrato, tratado, convenio, etc.).
• Conversación entre los participantes sobre las obligaciones que han asumido.
• Determinar cómo puede el participante hacer frente a las dificultades que pueda encontrar en el cumplimiento de sus obligaciones.
• Definir la forma de vigilar el cumplimiento de sus obligaciones.
• Formalizar del acuerdo.
• Desarrollar mecanismos y compromisos de aplicación (equidad, imparcialidad, garantías, etc.).

Para maximizar la probabilidad de éxito en las negociaciones, usted debe tratar de apegarse al algoritmo considerado, sin excluir ni cambiar sus etapas, por supuesto, usted puede hacer modificaciones y ajustes personales, porque las negociaciones nunca serán las mismas, y por lo tanto tendrán sus detalles y singularidad.

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