Concepto y normativa del inventario

Según el diccionario “inventario es un estado detallado y estimativo, de carácter periódico, de los bienes y derechos que posee en un momento determinado una empresa y las cantidades que adeuda”.

Aplicando este concepto al almacén y la gestión de stocks podemos definir:

Una vez al año la empresa tiene la obligación legal de realizar un inventario, normalmente se suele hacer a la finalización del ejercicio, puesto que es parte fundamental del balance, y es necesario para regularizar las cuantas, de existencias, y calcular la cuenta de resultados. Por ello todas las empresas llevan un control estricto y parmente de su mercancía.

Es fundamental dentro de la gestión de stocks, llevar un control exhaustivo de las mercancías, por ello es tan importante el inventario, donde se demuestra la calidad de su gestión. A demás de esto nos servirá para realizar comprobaciones, localizando materiales obsoletos, deteriorados, introducir mejoras, agrupar familias más efectivamente, en definitiva, mejora continua.

Normativa legal

El Código de Comercio, establece lo siguiente:

El artículo 37 dice: “El Libro de Inventarios y Balances se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa. Al menos trimestralmente, se transcribirán, con sumas y saldos, los balances de comprobación. Este libro recogerá anualmente el inventario, así como el balance del ejercicio y cuentas de resultados, que serán redactados con criterios contables generalmente admitidos”.

El artículo 39 hace mención a la valoración del inventario, y dice: “sin perjuicio de lo establecido por leyes especiales, las partidas del balance se valorarán con arreglo a criterios objetivos que garanticen los intereses de terceros y siguiendo los principios que exige una ordenada y prudente gestión económica de la empresa. Habrá de mantenerse una continuidad en los criterios de valoración y no podrán ser variados sin causa razonada, que deberá expresarse en el propio libro de inventarios y balances”.

El Plan General Contable es quien rige los criterios de correcciones del valor de productos o mercancías: “Cuando el valor de mercado de un bien o cualquier otro valor que le corresponda sea inferior a su precio de adquisición o a su coste de producción, se procederá a efectuar correcciones valorativas, dotando a tal efecto la pertinente provisión, cuando la depreciación sea reversible. Si la depreciación fuera irreversible, se tendrá en cuenta tal circunstancia al valorar las existencias”.

Las normas de valoración del PGC se ajustan a las reglas del Código de Comercio y el Texto Refundido de la Ley de Sociedades Anónimas, y están inspiradas en el principio de la “prudencia valorativa”; es decir, una sobrevaloración del inventario conduce a estimar en más los resultados de la empresa y, como consecuencia, a repartir dividendos inexistentes.

Tipos de inventario

Existen varios tipos de inventarios:

1. El Inventario permanente: Este nos sirve para llevar un control exhaustivo de las entradas y salidas de cada producto o mercancía, que en ese momento comercializa la empresa. Como hemos dicho anteriormente se puede hacer en fichas o con los nuevos sistemas tecnológicos que hoy en día están al alcance de todos. En nuestro programa informático tendremos la información detallada de todas las existencias, unidades, fecha de recepción, características técnicas, valor monetario y toda aquella información necesaria para el desempeño de nuestro trabajo.
2. El inventario periódico: Llevaremos a cabo un recuento físico de las existencias, para conocer qué cantidades tenemos al final del ejercicio o del periodo de explotación, valorando dichas mercancías al precio de coste o si queremos al precio de mercado. Un ejemplo claro son los productos de temporada como los aparatos de aire acondicionado o los libros de texto, una vez terminada la campaña, haremos recuento de las existencias que nos han quedado. El inventario periódico se suele hace de forma ocular en el mismo lugar donde se encuentra la mercancía, pudiendo así comprobar en qué condiciones se encuentra el producto, si ha sufrido deterioro, mermas por cualquier motivo, han caducado, si están en el lugar que les corresponde, etc. Existen dos tipos de inventario periódico:
   1. El inventario rotativo. Sin detener la actividad de la empresa llevaremos a cabo el recuento de las existencias. El artículo se suele reponer varias veces al año y el inventario se hace varias veces a lo largo del ejercicio.
   2. El inventario final. Este tipo de inventario se realiza al final del ejercicio contable y normalmente suele haber un cese de la actividad o de las ventas, para poder hacer un inventario exacto de las existencias.

El Método ABC y el control de existencias

El Método ABC permite hacer una clasificación del stock del almacén; se establecen tres categorías de productos en función de su importancia, las existencias, el valor o inversión.

1. Los productos de la categoría “A” no superan el 20% del total de referencias almacenadas, pero su valor representa el 80% de la inversión total del stock inventariado. Estos artículos son los que tienen más peso específico (mayor valor, mayor rotación o generan más beneficios); su control debe ser prioritario, pues supervisando esta pequeña parte del stock se controla casi la totalidad de la inversión del almacén.
2. Los productos de categoría “B” son de importancia relativa; suman el 30% del stock almacenado y representan el 15% del total de la inversión. Este grupo de artículos no necesita de un control tan prioritario ni exhaustivo como los de categoría A.
3. Los productos de categoría “C” están considerados de escasa importancia. Aunque, en número superan el 50% del total de referencias, su inversión representa el 5% del stock almacenado, el valor de estos artículos es muy pequeño y son los que menos interesa controlar.

Una vez establecida la clasificación, los artículos de categoría “A” se controlan por inventario permanente, son los productos que mayores beneficios aportan a la empresa. El resto de artículos se pueden controlar por inventarios periódicos; de esta forma, se reducen los costes administrativos que ocasionan los registros permanentes.

Ciertas empresas controlan unos productos por inventario permanente y otros por inventarios periódicos. Por ejemplo, los productos que permanecen poco tiempo almacenado, cuya característica es aprovisionamiento constante y venta rápida, como: artículos de papelería y material escolar, productos hortofrutícolas, dulces y frutos secos de venta a granel, etc.

Las empresas que comercializan este tipo de productos, trabajan con volúmenes de stocks de gran rotación; y, en estos casos, el control individualizado de cada artículo, por inventario permanente, supone un alto coste y cierta complejidad administrativa.

Los avances informáticos, la codificación de artículos y la “robotización” han permitido llevar estos controles y facilitar la tarea en sectores que su elevado coste, era impensable hacerlo. Por ejemplo, el escáner permite que los establecimientos de autoservicio puedan controlar todos los productos por inventario permanente, sin necesidad de establecer clasificaciones. A pesar de ello, los artículos de la categoría “A” se controlarán con mayor atención y los directivos dedicarán a su gestión más tiempo y esfuerzo.