¿Qué son los eventos sostenibles?

Tanto entidades públicas como privadas, y por supuesto, entidades del tercer sector, necesitan servirse de las herramientas de comunicación, marketing y relaciones públicas para construir, gestionar y mantener su imagen, sus clientes, y sus relaciones de interés.

Actualmente es muy complicado lograr una diferenciación de la competencia, ya que existe una gran similitud entre los productos y los servicios que unas y otras ofrecen. Como herramienta de comunicación, los eventos pueden ayudar a la diferenciación de la marca y de la entidad, entre otros muchos objetivos. Y uno de los elementos que comenzaron siendo un factor de diferenciación es la sostenibilidad.

A día de hoy, no todas las instituciones los aplican total o parcialmente, por lo que no sólo constituye un elemento de diferenciación (como elemento de marketing), también constituye un importante principio en el que basar nuestra actividad como organizadores de eventos, incorporando estos principios a nuestra labor profesional (como responsabilidad colectiva).

Los eventos reflejan la imagen de la institución y, por tanto, han de ser un ejemplo de la implicación de la organización con la sociedad. Los eventos deben de ser sostenibles.

Para diseñar eventos sostenibles, debemos comenzar por conocer qué es el concepto de sostenibilidad.

La sostenibilidad es la cualidad por la que un elemento, sistema o proceso se mantiene activo con el paso del tiempo; es la cualidad por la que un elemento se sostiene. El concepto de Desarrollo Sostenible fue definido en 1713 por Hanns Carl von Carlowitz, jefe de la guardia forestal del electorado de Sajonia, Alemania, y viene a decir que es el “Desarrollo que cubre las necesidades del presente sin comprometer la capacidad de generaciones futuras de cubrir sus necesidades”.

El objetivo del desarrollo sostenible es definir proyectos viables y reconciliar los aspectos económico, social, y ambiental de las actividades humanas; “tres pilares” que deben tenerse en cuenta por parte de las comunidades, tanto empresas como personas. Por tanto, el concepto de sostenibilidad debería ser aplicado a todas las actividades tanto personales como empresariales.

Algunas medidas que se pueden tener en cuenta para organizar eventos sostenibles y que provocarán una imagen positiva sobre la entidad son:

Gestión de los residuos. El papel es un material que se ha usado en cantidades ingentes en la organización de cualquier tipo de evento. En la era digital, una buena innovación es evitar el papel, que revertirá también un importante ahorro de costes para la organización. La búsqueda de alternativas creativas puede hacer, además, que un evento se distinga del resto. El programa en materiales alternativos, en descargas, en aplicaciones para iPad, iPhone o dispositivos móviles, la consulta y descarga de los materiales online son algunos ejemplos. Hay que tener en cuenta que, en la mayoría de las ocasiones, siempre habrá un mínimo de materiales a producir en papel. En este caso, hay que ser también sostenible y creativo. Los materiales pueden tener un uso posterior, un concepto creativo distinto; y por supuesto, hay que considerar la opción de utilizar papel reciclado sostenible y con sello de calidad certificada.
Proveedores. Este es un punto fundamental para los eventos sostenibles. La certificación de calidad de los mismos, los modelos de producción y contratación deben ser revisados para ello. Y no sólo hablamos de calidad, también de cantidad. Realizar una previsión realista de aprovisionamientos es la mejor manera de evitar el consumo por encima de las necesidades del evento, que, de nuevo, nos llevará también a ahorrar costes.
Gasto energético y temperatura. Se deberán evaluar siempre en función del tipo de evento y lugar de realización, pero por norma general la temperatura óptima de una sala en la que se realiza un acto o evento está entre los 23 y los 25 grados. En cuanto al gasto energético, las medidas deben contemplar evitar gastos en energía no necesarios, y considerar medidas de ahorro y el uso de formas de energía renovable.
Medios de transporte. La elección del lugar de realización del evento (venue) es clave en este elemento de sostenibilidad. Además, como veremos posteriormente, es uno de los puntos esenciales de planificación de un evento, no solo por la estrategia de sostenibilidad, también es un elemento fundamental para garantizar el éxito de un evento. La facilidad de acceso a través de transporte público es un elemento importante, y si existe necesidad de vehículos privados, se pueden considerar los vehículos de baja emisión.
Alimentos y catering. Otro elemento clave para la sostenibilidad de un evento. Contar con productos que tengan certificación nacional, productos y proveedores locales, así como seleccionarlos con criterios de comercio justo, es parte importante de diseño sostenible de un evento. De igual manera, cuando contemos con servicios de restauración (catering), podemos tener en cuenta los criterios de contratación, de trabajo, y de productos que utilizan en sus servicios.
Agua. Es este un criterio controvertido, ya que en principio un evento sostenible debe evitar el agua envasado y más aún, en botellas individuales, pero su uso está tan extendido en eventos en los que hay mesas redondas, debates o conferenciantes, que es complicado evitar su uso. De cualquier manera, un uso responsable del agua es fundamental en un evento sostenible.
Accesibilidad. Se debe garantizar un acceso sin barreras arquitectónicas y del servicio a personas con discapacidad física. Habitualmente son requerimientos que debe cumplir el lugar donde se realice el evento, pero también hay que tenerlo en cuenta a la hora del diseño del mismo. Este es un punto importante que se trata con mayor amplitud en otro capítulo del manual.
Venue o lugar de realización del evento. La selección del espacio se debe realizar teniendo en cuenta criterios ecológicos, su Sistema de Gestión Medioambiental y su facilidad para el acceso a pie.
Actividades complementarias al evento. Si es posible, deben estar organizadas bajo criterios sostenibles, beneficiando la economía local, mostrando la oferta cultural de la región, e ideando conceptos para caracterizarla y potenciarla.
Medición de resultados. Es importante documentar y demostrar, así como cuantificar los indicadores de sostenibilidad de un evento, para poder evaluar no sólo su grado de sostenibilidad, también el ahorro económico que aporta, y para poder entregar esa documentación a promotores, actores interesados y medios de comunicación.
Objetos promocionales y regalos. Cuando en un evento existe la necesidad de entregar material promocional o algún tipo de obsequio a los asistentes, debemos seleccionarlos teniendo en cuenta todos los puntos anteriores: mejor si es de comercio justo o de producción local, que necesite el menor transporte posible, mejor si es realizado utilizando materiales reciclados, etc.