Planificación de Tecnologías de la Información

“Es necesario conocer primero el entorno en el que compite una organización y el modelo de negocio con el que lo hace, para entender los objetivos estratégicos que la mueven.”

Cuando existen unos objetivos que conseguir, la planificación se hace necesaria. La planificación consiste en organizar los recursos disponibles de tal forma que permitan lograr los objetivos planteados dentro de un plazo de tiempo estipulado. Detrás de esta definición básica de planificación, están ideas como la de minimizar el riesgo reduciendo la incertidumbre inherente a los mercados y la de garantizar dentro de lo posible el éxito empresarial.

Al definir el término de planificación, se ha hecho referencia a tres conceptos: los objetivos, los recursos y el tiempo. Son conceptos presentes en cualquier proceso de planificación y, por lo tanto, también en la planificación de las Tecnologías de la Información. La planificación de las Tecnologías de la Información es la tarea principal del CIO.

El primer punto que debe resolver el CIO es conocer su empresa, el sector en el que compite y cómo lo hace, es decir, debe conocer la planificación estratégica de la compañía. Después debe conocer los recursos con los que cuenta la organización y cómo está estructurada.

Una vez localizada su área en la estructura, el CIO debe saber qué modelo de gestión de Tecnologías de la Información es la que la compañía espera tener. La definición de este modelo y los objetivos corporativos son los dos puntos que marcan los objetivos de las Tecnologías de la Información.

Una vez establecidos los objetivos de Tecnologías de la Información, es necesario conocer con qué recursos específicos cuenta el área. Es necesario conocer el estado del software, de la arquitectura, de las infraestructuras, del capital humano y de los servicios externos. Y, sobre todo, hay que superponer esta imagen del estado de las Tecnologías de la Información sobre el mapa que se ha hecho antes cuando se ha estudiado la estructura y competencias del resto de la compañía. De esta forma se ve claramente qué servicio se está dando a cada una de las áreas desde las Tecnologías de la Información.

Una vez conocidos los objetivos y el estado, se determina el gap que existe entre ambos y se organizan los recursos disponibles de acuerdo a los plazos establecidos por el plan estratégico corporativo. Los recursos se organizan y planifican en proyectos y se programa su desarrollo.

La planificación se acuerda con la alta dirección y se comunica su despliegue.

Todos estos pasos deberían ser comunes a todas las planificaciones de Tecnologías de la Información de cualquier empresa.

Entorno y estrategia de la organización

Sector

No importa qué objetivos estratégicos tenga una empresa; el objetivo último siempre será colocar su producto en el mercado. Para conseguirlo, no sólo depende de la eficacia de todos los procesos internos vistos hasta ahora, sino también de otras empresas que compiten en el mismo mercado, que ofrecen productos similares y que los clientes pueden entender como sustitutivos.

Conocer el sector es una necesidad fundamental de los directivos de una compañía y entre ellos está el CIO. No sólo permite identificar y potenciar ventajas competitivas dentro de la empresa propia, sino que también pueden obtenerse buenas ideas. Entender por qué otra empresa es líder en el mercado es una fuente de conocimiento importante. No tiene nada de malo imitar las buenas prácticas del líder. De hecho, es algo necesario para el buen funcionamiento de ese mercado que el resto de competidores se den cuenta y copien esas buenas prácticas. En las primeras unidades se estudiaba cómo un recurso alcanza sus niveles máximos de utilidad cuando se convierte en abundante, no cuando es una ventaja competitiva de unos pocos por su escasez.

Saber cómo se desenvuelven los competidores y especialmente con qué soluciones tecnológicas y modelos de Tecnologías de la Información funcionan es algo primordial para el CIO. Captar una buena idea y mejorarla es la forma más rápida de progreso. No hay por qué reinventar la rueda, tan sólo buscarle nuevas utilidades y adaptarla.

El análisis de las cinco fuerzas elaborado por Michael Porter en 1989 sigue siendo un buen modelo para conocer un mercado: