Listado de requisitos a cubrir por área

Para facilitar el trabajo de cada una de las áreas de una compañía, los sistemas de información deberán encontrar las mejores herramientas tecnológicas. 

Área comercial

1. Control y seguimiento de las ventas. Ejemplos:
   1. Analizar las ventas y su evolución.
   2. Analizar la rentabilidad o margen.
   3. Disponibilidad de datos de clientes, así como su historial.
2. Análisis de desviaciones presupuestarias. Ejemplos:
   1. Entre ventas previstas y reales.
   2. Análisis de desviaciones de gastos de gestión comercial. Y todo ello por zona, ubicación, vendedor, etc.
3. Gestión de productos. Ejemplos:
   1. Efectos en las ventas de modificaciones en los productos.
   2. Información sobre plazos de entrega y disponibilidad de producto.
   3. Efectos del servicio posventa y las intervenciones por garantía.
   4. Análisis de los diferentes tipos de reclamaciones y devoluciones.
4. Control de precios. Ejemplos:
   1. Control de los efectos de los cambios de precios y el efecto de éstos en las ventas.
   2. Aplicar diferentes tipos de precios y descuentos según productos o según tipos de clientes.
5. Control de la distribución y de la fuerza de ventas. Ejemplos:
   1. Control de ventas por diferentes formas de distribución.
   2. Medir la cantidad y el efecto de las comisiones de los vendedores según sea el sistema empleado.
6. Medir los efectos de la publicidad y promoción. Ejemplos:
   1. Conocer el efecto de las campañas en las ventas de productos, por tipo, zona, canal, etc.
   2. Realizar un mailing de cualquier tipo y localizar el número de posibles clientes en cualquier momento.

Área de fabricación

1. Control de la producción y de la productividad. Ejemplos:
   1. Cálculo según la capacidad productiva existente, la producción prevista y posible para el futuro, según los pedidos pendientes y según el stock existente.
   2. Analizar la producción real realizada por máquina, por tipo de producto y por operario, y compararla según los estándares de producción previstos.
2. Planificación de la producción. Ejemplos:
   1. Realizar una programación o varias de la producción prevista y comprobar los efectos que tiene en las necesidades de los diferentes medios de producción, capacidades y materiales.
   2. Gestionar los pedidos en firme y en curso, y relacionarlos con la capacidad de producción instalada.
3. Control del mantenimiento y reparaciones. Ejemplos:
   1. Distinguir los tiempos de parada de la máquina, según sea por mantenimiento preventivo o reparaciones, y prever el personal y recursos necesarios.
   2. Tener un historial de los consumos de componentes, recambios y consumos según datos técnicos y para las máquinas que se utilizan.

Área compras y almacenes

1. Control de consumos y de stocks. Ejemplos:
   1. Obtener el tanto por ciento de consumos por unidad fabricada o para un conjunto de productos y en función del proceso productivo utilizado.
   2. Comparar las pérdidas o desperdicios de materias primas por compras según tipo de producto o almacén.
2. Análisis de la gestión de compras. Ejemplos:
   1. Diseñar un sistema de control de pedidos, mediante comprobación previa de stock, con autorización previa y por cumplimiento de especificaciones previas.
   2. Controlar las devoluciones de compras por tipos de productos, por responsable, por proveedor y por almacén, cuantificando las cantidades y su importe.
3. Análisis de la gestión de stocks. Ejemplos:
   1. Controlar las entradas de stocks, los traslados y las devoluciones, obteniendo una estadística por tipo de producto.
   2. Realizar análisis tipo ABC para las existencias, según los pedidos realizados, los plazos de entrega, la rotación media, etc.

Área de personal

1. Control del personal. Ejemplos:
   1. Controlar el tiempo no dedicado a horas de trabajo y el absentismo (vacaciones, formación, permisos, bajas por enfermedad, etc.).
   2. Controlar los salarios variables pagados según tipo de personal, tipo de comisión o remuneración.

Área de administración y finanzas

2. Gestión contable. Ejemplos:
   1. Diseñar un plan de cuentas adaptado a las necesidades de la empresa: cada cuenta del sistema debe tener una ficha con sus características principales, bloquear cuentas, asignar diferentes códigos y/o centros de coste, etc.
   2. Analizar el saldo de una cuenta por períodos (día, semana, mes, trimestre y año); y analizar los movimientos y comprobar su procedencia (cobro, pago, factura de venta, compra o asiento general).
   3. Controlar las delegaciones, áreas o departamentos mediante cuentas de explotación y balances separados.
3. Gestión de tesorería. Ejemplos:
   1. Consultar los detalles de cobros y pagos previstos, y relacionarlos con las disponibilidades de bancos, obteniendo así unos estados de tesorería provisionales, por vencimientos.
   2. Obtener, por entidad financiera, el volumen de cobros y pagos, el tipo de cobros y pagos, el detalle de gastos e ingresos financieros y los gastos bancarios.
   3. Sistema de seguimiento y control del crédito a clientes, adaptado a las características de cada empresa, coordinando la gestión de pedidos a servir con los cobros pendientes.