La prensa en actos oficiales

De la misma forma en que el jefe protocolo no deja nada al azar en un acto, el gabinete de comunicación cuidará la imagen del evento y su relación con los medios en todas sus vertientes. Es frecuente que en los actos, especialmente en los de carácter oficial, se organice un amplio dispositivo de comunicación. No podemos olvidar que estamos trabajando con personalidades públicas y autoridades, para los cuales la imagen que de ellos y sus funciones se proyecten a la sociedad, serán de vital importancia.

El principal objetivo que se marca el jefe del gabinete de comunicación, será que los medios reflejen el mensaje que desde nuestra institución queremos transmitir. Precisamente por eso, el responsable de prensa deberá tener muy clara la naturaleza y la filosofía del acto. Sólo de esta forma podrá aplicar los criterios periodísticos adecuados y organizar el dispositivo que mejor se adecúe a nuestras necesidades y que dé cobertura a todas las necesidades mediáticas. Además, deberá tener muy claro el marco de la planificación general del evento, de modo que tendrá que trabajar mano a manos con el departamento de protocolo, que le facilitará toda la información que pueda necesitar en lo que a la logística y organización se refiere.

El gabinete de prensa deberá trabajar sobre cinco aspectos esenciales:

1. Las acreditaciones

2. El programa de prensa

3. El manual de prensa

4. Los puntos de foto

5. El pool de prensa

Las acreditaciones de prensa para los actos oficiales tienen un carácter especialmente importante. Las acreditaciones tienen para el jefe de protocolo de una institución del Estado una doble misión: por un lado identifican a la persona que lo porta, lo cual es fundamental en un acto en que hay autoridades, y además para nosotros, son una forma de control de asistencia.

El Programa de Prensa es un documento que elaboran las instituciones con el objetivo de informar a los medios acreditados de los momentos y las fases del acto, se trata de un cronograma adaptado para los periodistas. Contendrá los movimientos de los intervinientes y para su elaboración, será necesario contar con la estrecha colaboración del departamento de protocolo. Precisamente por eso, este Programa de Prensa se diseña incluyendo los momentos más relevantes que tendrán lugar y la cobertura mediática que van a recibir (si va a haber punto de fotografía, si va a haber ocasión de hacer preguntas, si va a haber señal institucional, si habrá cobertura en pool, o si va a requerir desplazamientos son algunos de los ítems que podremos incluir) Sea como sea, en este documento se encontrarán todas las instrucciones necesarias sobre la distribución establecida por la organización.

El Manual de Prensa es un documento informativo que se entrega, y donde consta todo el operativo establecido para ellos. Debe ser práctico, útil, y tiene que contener la información de la que efectivamente el periodista vaya a necesitar y sacar provecho.

El contenido de este manual puede variar en función de la filosofía del acto, aunque de forma genérica, deberá contener:

1. Presentación institucional que, en ningún caso, debe ser publicitaria

2. Programa de prensa del que hemos hecho mención

3. Normativas sobre el centro de prensa si se hubiera establecido

4. Calendario con las ruedas de prensa si las hubiera

5. Información sobre la señal institucional: medio que distribuye, horario y persona de contacto

6. Directorio de personas de referencia

7. Sistema de acreditaciones

8. Datos considerados de interés: localización, planos, medios de transporte, etiqueta etc.

Para el control del punto de foto nosotros debemos disponer de un grupo de personas que sean capaces de ir redirigiendo a los medios, respetando además los tiempos para no caer en posibles retrasos de la agenda. Esto es especialmente importante cuando dentro de un acto hay varios puntos de foto consecutivos.

Algunos puntos de foto consideramos como interesantes son:

1. Recepción de autoridad

2. Líneas de saludo

3. Descubrimientos de placa

4. Corte de cinta

5. Visitas

Se denomina pool de prensa al grupo de periodistas que han sido seleccionados para el acceso a un evento que está restringido para el resto. No suele realizarse con demasiada frecuencia en actos institucionales, ya que, aunque para la institución es práctico porque puede seleccionar los medios, puede considerarse como una medida discriminatoria para el resto.

Los motivos que justifican la creación de un pool son:

1. Espacio limitado en la sala del evento. Si el lugar donde se celebra el acto tiene una dimensión reducida es inevitable que desde la organización se tome la determinación de limitar el acceso a la prensa para que puedan caber el resto de autoridades e invitados.

2. Seguridad en las instalaciones, que en ocasiones limita el número de medios, y por tanto es necesario crear el pool.

3. Naturaleza del acto. Si no se trata de un evento exclusivamente para medios, y estamos limitados por los dos aspectos anteriores, desde el gabinete optan por hacer un pool.

4. La estética es un elemento fundamental para el desarrollo de un acto, desde el punto de vista de comunicación como de protocolo; y también tanto para la institución que organiza como para el público asistente. No se debe sobrecargar el acto de prensa y hay que guardar cuidadosamente una proporción que se estime adecuada.

Los criterios para la selección de medios deben estar perfectamente definidos y a disposición de quien desee conocerlos con carácter previo al desarrollo del acto. Utilizando pautas objetivas evitaremos diferencias entre los medios y que se haga una mala publicidad de nuestro acto.

Los recursos más utilizados a este respecto son:

1. Sorteo

2. Ofrecer prioridad a los medios públicos frente a los privados

3. Priorizar a medios regionales sobre los medios nacionales y extranjeros etc.

El responsable del gabinete de comunicación, deberá tener en cuenta las necesidades que en los actos oficiales pudieran derivarse de la asistencia de los medios, y así debe comunicárselo al departamento de protocolo.

Si anteriormente hemos hablado de: Espacios y escenografía, ahora hablaremos de una serie de elementos clave que adicionalmente debemos tener en cuenta:

1. Conexiones para todos los dispositivos que llevan los medios.

2. Posibilidad de lanzar cableado para las cámaras.

3. Facilidades de seguridad en cuanto a inhibidores de frecuencia.

4. Accesos de seguridad controlados.

5. Posibilidad de contar con cobertura para posibles necesidades de producción como almacenes, aseos, ropero etc.

6. Iluminación controlada y adecuada. Los excesos de iluminación para los medios son tan perjudiciales como la falta de luz. Los medios gráficos deben captar con nitidez la sucesión de eventos que acontecen.

7. Dispositivo de sonido adecuado. Un aspecto importante a tener en cuenta se produce cuando en un evento hay traducción simultánea. La organización establecerá el operativo para la recogida de auriculares, también para los medios acreditados.

8. Escenografía estudiada, con el máximo de visibilidad.

Conocer las rutinas profesionales de los periodistas dentro del panorama mediático español, es una obligación de los miembros del gabinete. A continuación indicamos una serie de pautas que se deberán tener en cuenta desde las instituciones para el trato con los medios de comunicación en eventos oficiales.

Estas pautas son:

1. Veracidad en las informaciones. Aunque este sea el tópico al que siempre se hace referencia, si efectivamente hoy en día todavía tenemos que incluirlo entre la “lista de imprescindibles” es porque todavía hay quienes no actúan con la suficiente transparencia a propósito de las informaciones que transmiten.

2. Facilitar. Aunque parezca sencillo, no todos los gabinetes de comunicación ofrecen toda la información que el medio necesita para poder hacer una noticia de calidad. Esto no va más, que en el propio prejuicio de la institución, que podría pasar de estar entre los reportajes de los medios, a quedar en una simple reseña sin demasiado que destacar. Ofrecer información es clave, al menos la suficiente como para que el periodista pueda seleccionar entre todo lo que le podamos facilitar qué es lo que considera más importante.

3. Relaciones públicas con los medios. Se debe mantener una relación estrecha con los medios. Es frecuente que en los gabinetes se disponga de una base de datos de periodistas, con quién además es conveniente mantener una relación fluida y basada en la confianza. Será a estas personas de referencia a las que enviemos las notas de prensa, las convocatorias para eventos y a quién llamemos para informar de posibles eventualidades que pudieran surgir. No es conveniente que la figura del periodista en el medio con el que tratemos sea anónima.

4. No publicitar. La misión de un gabinete de comunicación, mucho más el de un organismo oficial, es informar, no publicitar. No tenemos que dar la sensación de estar vendiendo un evento a un medio de comunicación, ese sería uno de los mayores errores que podríamos cometer. Nuestro objetivo insistimos, debe ser informar sobre el evento que va a tener lugar.