Flujos de información entre departamentos

“La coherencia en la forma de expresar las necesidades de información determina el grado de acercamiento entre las necesidades requeridas por el usuario y las respuestas de tales requerimientos por quien debe proveer de soluciones tecnológicas.”

Procedimientos administrativos

La administración, junto con el proceso productivo y el marketing, colaboran en la obtención de ventajas competitivas y en la adaptación a los procesos de aseguramiento de la calidad. Los sistemas de información proveen la información que los procedimientos administrativos necesitan para operar.

Compras y recepción

La secuencia natural del procedimiento de compras y recepción pasa por cinco departamentos, que a su vez transcurre por seis fases:

• Fase 1. Solicitud de compra.   
• Fase 2. Exploración de proveedores. 
• Fase 3. Adjudicación de la compra.                                                                                                     
• Fase 4. Recepción de la mercadería.                                                                                                 
• Fase 5. Almacenamiento de la mercadería.                                                                                         
• Fase 6. Registro contable.

Cuentas a pagar

En la secuencia natural del procedimiento en cuentas a pagar, intervienen tres departamentos, mientras que pasa por cinco fases:

• Fase 1. Revisión de la factura de proveedor.                                                                                     
• Fase 2. Autorización del pago.                                                                                                               
• Fase 3. Pago.                                                                                                                                       
• Fase 4. Registro contable.                                                                                                                     
• Fase 5. Verificación del recibo del proveedor.

Comercialización

Es un procedimiento que deberá definir sus objetivos basándose en el resto de los procedimientos relacionados: producción, finanzas, recursos humanos, etc.

Ventas a crédito           

En la secuencia natural del procedimiento de una venta a crédito, intervienen siete áreas, pasando por siete fases:

• Fase 1. Formulación del pedido.                                                                                                             
• Fase 2. Análisis formal del pedido.                                                                                                       
• Fase 3. Análisis de situación crediticia.                                                                                                   
• Fase 4. Despacho del producto (entrega).                                                                                               
• Fase 5. Distribución.                                                                                                                       
• Fase 6. Facturación.                                                                                                                     
• Fase 7. Control y registro contable.

Pedidos de clientes

El procedimiento de pedidos de clientes comprende acciones que desarrolla el grupo de administración junto al grupo operativo de la empresa.

Facturación a clientes

Con la información del pedido del cliente, más la información del pedido el sistema se tiene ya la información necesaria para iniciar el proceso de facturación.

Cuentas a cobrar

El proceso de facturación genera el derecho legal a cobrar. La gestión del cobro conlleva un seguimiento que requiere un acceso a la información ágil desde el departamento de cobros (cobranzas).

Cobros

En la secuencia natural del procedimiento de un cobro, intervienen tres áreas, durante las cinco fases:

• Fase 1. Identificación de oportunidades de cobro.                                                                                 
• Fase 2. Preparación de la gestión de cobro.                                                                                   
• Fase 3. Gestión de cobro.                                                                                                                 
• Fase 4. Rendición de cobranza.                                                                                                     
• Fase 5. Control y registro del cobro.

Cobros en punto de venta

El modelo de negocio propio del punto de venta es el supermercado: la recepción del pedido, su procesamiento, la entrega del producto, la gestión administrativa y el cobro se dan prácticamente en el mismo momento.

Remuneraciones/nóminas

En la secuencia natural del procedimiento una nómina, intervienen cuatro áreas, durante las cinco fases:

• Fase 1. Registro de novedades (altas/bajas/horas trabajadas…).                                                           
• Fase 2. Liquidación de remuneraciones.                                                                                               
• Fase 3. Control y autorización de pago.                                                                                       
• Fase 4. Pago.                                                                                                                             
• Fase 5. Registro contable.

Administración de inventario

La secuencia natural del procedimiento de la gestión del inventario, se da en cuatro fases:

• Fase 1. Incorporación de productos terminados.                                                                                 
• Fase 2. Almacenamiento.                                                                                                                       
• Fase 3. Despacho/entrega                                                                                                                 
• Fase 4. Elaboración de informes.

El gráfico anterior muestra el procedimiento que abarca el ciclo de compra de productos terminados, su recepción, su almacenamiento y las estimaciones necesarias para mantener su adecuado nivel de existencias. 

Qué deben aportar los sistemas de información a las áreas de una compañía

Para facilitar el trabajo de cada una de las áreas de una compañía, los sistemas de información deberán encontrar las mejores herramientas tecnológicas. Un ejemplo de listado de requisitos a cubrir por área, podría ser:

1. Área comercial

1. Control y seguimiento de las ventas.
2. Análisis de desviaciones presupuestarias.
3. Gestión de productos.
4. Control de precios.
5. Control de la distribución y de la fuerza de ventas.
6. Medir los efectos de la publicidad y promoción.

2. Área de fabricación

1. Control de la producción y de la productividad.
2. Planificación de la producción.
3. Control del mantenimiento y reparaciones.

3. Área compras y almacenes

1. Control de consumos y de stocks.
2. Análisis de la gestión de compras.
3. Análisis de la gestión de stocks.

 4. Área de personal

1. Control del personal.

 5. Área de administración y finanzas

1. Gestión contable.
2. Gestión de tesorería.

En resumen, el hecho que los flujos de información y los trabajos estén integrados conlleva:

1. Una disminución de carga de trabajo en los diferentes departamentos, ya que la información se introduce una sola vez.
2. Una mejora del servicio al cliente y de las relaciones con los proveedores.
3. Una optimización de la gestión y control de gastos de los diferentes departamentos: almacén, fábrica, administración y comercial.
4. Una capacidad de facilitar información que posibilita dejar en evidencia las deficiencias de gestión que tiene la empresa y tomar medidas para mejorarlas.