Factores que inciden en la eficacia de los equipos de trabajo

“Equipo de trabajo: es un conjunto de personas con conocimientos y habilidades complementarias, organizadas con un fin común, con un modo de actuar común.”

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¿Qué hace eficaces a los equipos de trabajo?

Modelo Input - Procesos – Output

El análisis sobre la eficacia de los equipos de trabajo se ha realizado teniendo como base al modelo Input – Procesos – Output, en este enfoque destacan tres factores clave de éxito: la composición, la estructura y los procesos de los equipos de trabajo.

Los inputs, forman parte de los recursos internos como: composición del equipo, conocimientos y habilidades de los miembros, así como la estructura del equipo y el diseño de la tarea.

Así como los inputs pueden contribuir a la eficacia de equipo, también pueden constituir limitantes para el logro de los objetivos.

Los procesos son los mecanismos como la comunicación, coordinación o toma de decisiones de los miembros del equipo, que convierten los inputs en outputs.

Los outputs, son los resultados alcanzados por el equipo, de hecho, la eficacia se mide en términos del resultado del trabajo, como rendimiento evaluado objetivamente (con base en indicadores específicos).

El proceso de integración de equipos de trabajo

Etapas de creación de los equipos de trabajo.

Etapa 1. Integración al puesto. En esta etapa el objetivo es cubrir los requisitos y características propias del puesto

Etapa 2. Integración jefe-subalterno. En esta etapa se supone la existencia de un nivel de comunicación y empatía suficientes para propiciar el trabajo en conjunto.

Etapa 3. Integración del equipo de trabajo. Cuando las personas están razonablemente integradas en su puesto en función de su perfil (con base en las competencias requeridas) y existe un nivel de comunicación adecuado entre jefe – subordinado, entonces es posible la integración del equipo de trabajo.

Sobre las técnicas o programas de intervención para mejorar los resultados se suelen establecer:

a) Programas de entrenamiento (Day, Bronny y Salas; 2004), entre éstos se pueden llevar a cabo:

1. Entrenamiento cruzado: los miembros del equipo adquieren conocimiento sobre los roles y tareas de los demás miembros.
2. Entrenamiento metacognitivo: orientado a que los miembros tomen consciencia de las estrategias que usan para aprender y selecciones las más adecuadas.
3. Entrenamiento en coordinación del equipo: orientación de los miembros sobre el conocimiento y manejo de los procesos para el trabajo efectivo del equipo.
4. Entrenamiento de autocorrección: enfocado en el aprendizaje de habilidades para analizar el desempeño personal y revisar los hechos, intercambiar retroalimentación y planificar futuras acciones.
5. Entrenamiento sobre la exposición a situaciones de estrés: los miembros identifican y aprenden sobre los principales estresores que pueden perjudicar el desempeño del equipo para afrontarlos de manera eficaz.

b) Programas de desarrollo de equipos (Teambuilding)

Estos programas tienen como objetivo, mejorar el funcionamiento global del equipo, utilizando la clarificación de roles, fijación de metas, solución de conflictos, mejorar las relaciones interpersonales.

Etapa 4. Integración entre los diferentes grupos de la organización. Los tipos de equipos de trabajo que pueden existir en las organizaciones, la instrumentación de unos u otros depende de la estrategia de la organización. Se introduce una estrategia interna basada en el concepto de cliente-proveedor, en ésta se ve a la empresa como una cadena de procesos productivos que dan valor agregado al cliente externo.

Factores que inciden en la creación de equipos de trabajo eficaces

Los modelos antes expuestos sirven de guía en la creación de equipos eficaces a continuación, se presentan las cuatro variables que consideramos más importantes en la creación de equipos eficaces: la composición, el diseño de la tarea, el contexto y la estructura y el lanzamiento del equipo.

Composición

Capacidades de los miembros

Los miembros deben contar con tres tipos de habilidades para tener un desempeño eficaz:

1) tener experiencia técnica

2) habilidad para solucionar problemas y tomar decisiones, habilidad para identificar problemas, generar alternativas de solución, evaluarlas y elegir correctamente

3) habilidades interpersonales como capacidad para escuchar, dar y recibir retroalimentación y resolución de conflictos.

Personalidad

Las características de personalidad que tienden a recibir mejores evaluaciones por parte de los directivos:

1. Extroversión: grado de comodidad en la relación con otras personas, se refiere al sentido de pertenencia, optimismo y sociabilidad.
2. Conformidad: es la propensión de los miembros a plegarse al equipo, tiene relación con la cooperación, afecto y confianza en el equipo.
3. Dedicación: medida de confiabilidad, se relaciona con la responsabilidad, organización, cumplimiento de los compromisos y persistencia.

4.Estabilidad emocional: capacidad del equipo para soportar la tensión, se relaciona con la seguridad que el equipo refleja.

Asignación de roles

Ante las diversas necesidades de los equipos, las personas que los integran deben ser seleccionadas con miras a tener diversidad para cubrir los roles dentro del equipo.

Tamaño de los equipos

En general los expertos sugieren que la mejor manera de llevar a cabo una tarea es con equipos pequeños no más de diez personas. Los equipos con exceso de integrantes dificultan la coordinación, la cohesión y responsabilidad mutua disminuyen, suele incrementarse el ocio social.

Diseño de la tarea

Vale la pena resaltar dos variables del diseño de la tarea importantes para medir la eficacia de los equipos: la autonomía y la interdependencia.

La autonomía se refiere al grado en que el equipo tiene capacidad para tomar decisiones sobre diferentes aspectos de la tarea (métodos, horarios, roles, etc.).

La interdependencia, la misma es un factor que estimula la cohesión y la confianza entre los miembros del equipo. Respecto al diseño de la tarea, ésta determina el grado en que las personas deben interactuar para llevarla a su fin.

Contexto y estructura

Recursos adecuados

Los apoyos básicos son información oportuna, infraestructura tecnológica, personal adecuado, motivación y ayuda administrativa.

Liderazgo y estructura

Sobre este aspecto, es necesario un liderazgo y estructura adecuados en el equipo para acordar sobre los aspectos específicos de la tarea y alinearlos con las habilidades individuales.

Clima

La confianza entre los miembros del equipo facilita la cooperación, reduce la necesidad de vigilar el comportamiento de los integrantes.

Sistema de evaluación del desempeño y recompensas

Para lograr que los miembros sean responsables individual y conjuntamente, es necesario diseñar sistemas de evaluación que además de evaluar a los empleados por sus contribuciones individuales.

Lanzamiento del equipo de trabajo

Desde el inicio emergen los patrones de comportamiento futuro del equipo, de esta forma, los eventos críticos dejan huellas en el largo plazo, de ahí la importancia de dejar claros los siguientes aspectos:

1. Quiénes pertenecen al equipo.
2. Los recursos a los que podrán tener acceso.
3. Los incentivos o sistema de compensación que se utilizará.
4. Las personas fuera del equipo con los cuales se tendrá que trabajar

Principios básicos del trabajo en equipo

Principios a tener en cuenta para el desarrollo de equipos de trabajo:

1. Los equipos deben enfocarse a los procesos y proyectos enfocados al cliente externo más allá de los objetivos individuales.
2. La estrategia de equipos de trabajo es una filosofía que se transmite a través de un liderazgo participativo en una cultura de trabajo.
3. Los equipos son dinámicos, requieren de un ambiente y un clima para su constante desarrollo.
4. Los beneficios de trabajar en equipo se observan de forma inmediata, de lo contrario se corre el riesgo de desmotivación y desintegración.
5. La finalidad de los equipos de trabajo es alcanzar los objetivos para los que fueron creados, con resultados extraordinarios para el negocio en términos globales.