MARKETING
Compártelo
El anfitrión y la Presidencia en los eventos empresariales

El anfitrión y la Presidencia en los eventos empresariales

Si coloquialmente el anfitrión es la persona que recibe invitados, esta definición es insuficiente si la extrapolamos al ámbito de eventos empresariales. Un anfitrión es mucho más que eso, es la persona entorno a los cual se desarrolla el evento: su producción y protocolo; y algo que trasciende más todavía, es imagen y portavoz de la empresa en el acto.

El anfitrión es la persona que motiva al acto, en su nombre o en nombre de la empresa y, por tanto, tiene gran parte de la responsabilidad en cuanto a la toma de decisiones. Asume con exigencia y compromiso todos los detalles en los que está involucrado en el acto, antes, durante y después del mismo. La trascendencia de su papel es una piedra angular en la imagen de la compañía de cara al público invitado, y por tanto su actuación será determinante para el éxito no sólo del evento, sino de la repercusión que se consiga a través del mismo. Un buen anfitrión, antes de dar cualquier paso, pensará en las repercusiones que tendrá para la empresa, ya que no estamos en un acto particular, sino que estamos en el ámbito profesional.

Hay tareas que, por operatividad, asumirá y ejecutará el jefe de protocolo, ya que, aunque el anfitrión es la cabeza visible del evento, no se encarga de la producción propia del mismo.

Por ello:

  1. Antes del evento:
    1. Participa en el diseño del acto, aportando desde su visión, los aspectos clave que será esencial disponer
    2. Aporta datos que pueden ser relevantes para el equipo de protocolo en el desarrollo de la realización del acto: agenda provisional, información sobre ponentes invitados, necesidades
    3. Confecciona la posible lista de invitados
    4. Convoca a los invitados, especialmente a autoridades, invitado de honor e invitados especiales
    5. Aprueba el presupuesto
  2. Durante el evento:
    1. Es imagen y representación de la empresa
    2. Se sitúa en el puesto más relevante de la presidencia (o el inmediatamente siguiente si cede el puesto de honor a algún invitado)
    3. Recibe, atiende y despide a los invitados
    4. Participa en los discursos, conduciendo las intervenciones
    5. Facilita las presentaciones entre quienes no se conocen
    6. Acompaña a los invitados si el evento tiene varios escenarios
    7. Invita a la firma del libro de honor a las autoridades
    8. Atiende a los medios de comunicación
  3. Después del evento:
    1. Realiza el seguimiento del mismo
    2. Evalúa el impacto de los resultados

Junto al anfitrión, hay siempre un grupo de componentes de la misma empresa, que ejerciendo las mismas funciones que el anfitrión, se encargan de los diferentes grupos de invitados, según la categoría. Y es que, en un evento con mucho público asistente y de diversa índole, el director de la empresa (anfitrión) no es quién recibe y atiende personalmente a todos ya que no habría tiempo material para hacerlo. Si esta situación se diese, quedarían desatendidos aquellos invitados que por su categoría deberían ser atendidos personalmente por el anfitrión, y nuestra imagen saldría claramente perjudicada.

Estos pseudo anfitriones tienen cada vez más importancia en los eventos, cada uno asume su rol y se encarga de aquel grupo que tiene asignado. De esta forma la atención será más personalizada, y todos los invitados se sentirán considerados y arropados por la empresa que organiza el acto.

Si como hemos dicho el anfitrión es la persona más relevante en el acto, y ocupa la presidencia, podemos decir, que la presidencia de un acto es el centro en torno al cual gira el evento.

Dado que es el centro neurálgico, y desde donde se desarrolla la parte más importante del evento, debemos considerarla como uno de los focos sobre el que estratégicamente colocaremos nuestra atención desde el punto de vista del protocolo. La sistemática que empleemos en la presidencia debe estar reflejada en el manual interno de protocolo, para mantener una unidad y una uniformidad en la preparación de presidencias independientemente del tipo de acto que estemos llevando a cabo.

La presidencia, incluso sin que estén los invitados situados en sus posiciones, ya es un foco de comunicación para la empresa, es el punto de mira sobre el que todo aquel que llega al evento se centra, y hay que sacarle el máximo partido posible. Ya sabemos que cada acto es diferente, y precisamente eso determina el tipo de presidencia que podemos montar.

Básicamente encontramos:

  1. Presidencias sentadas
  2. Presidencias de pie

Algunas claves que emplearemos para preparar las presidencias sentados son:

  1. Deberá situarse en un lugar preferente de la sala. Si estamos en un auditorio se situará sobre el escenario fijo, pero si no, podemos emplear una tarima, con el objetivo de elevarla 20 o 25 cms sobre el resto del público, y que todos los invitados puedan reconocerla fácilmente.
  2. La mayor parte de las presidencias sentados, utilizan el recurso de la mesa presidencial, aunque para actos en los que se busca más cercanía al público y romper barreras, la fórmula cambia y se suprime este elemento estructural, que generalmente tiene tanto peso. Por lo general la mesa compuesta únicamente por sillas termina por propiciar situaciones incómodas, especialmente para las mujeres que llevan falda. Aunque la tendencia es ladear ligeramente la silla, no es la fórmula más recomendada.
  3. Los elementos que componen las presidencias sentados son:
    1. Elementos estructurales. Una mesa y unas sillas donde estarán situados el anfitrión y los invitados, mirando hacia el público asistente. La mesa deberá ir vestida con una tela de calidad y bien planchada, cubriendo toda la mesa, especialmente la parte frontal para que los invitados no vean las piernas de quienes en ella se sientan. Para personalizarla se puede aprovechar e introducir los colores corporativos, poner el título del congreso; o empleando un color neutro, incorporar de forma visible para todos los logos de la empresa. La mesa debe estar adecuada al número de personas que se sienta en ella, para que estén sentados de forma cómoda y holgada. Las sillas serán de materiales nobles y cómodas. Para las presidencias que no requieren la mesa, normalmente por lo que se apuesta es por un sillón, y una mesa auxiliar al lado de cada una de ellas. Atril personalizado con el logo de la empresa si las intervenciones no se realizan desde la propia mesa de presidencia.
    2. Elementos audiovisuales. Micrófonos inalámbricos y de sobre mesa, ordenador portátil, puntero láser, pasador de diapositivas, controlador de tiempo, pantalla de proyección etc. Como ya comentamos, contaremos con un técnico de audiovisuales en el evento que dará soporte a estas cuestiones.
    3. Elementos de apoyo. Cuaderno de notas y bolígrafo. Botella de agua y vaso (por su estabilidad, siempre es más recomendable un vaso que una copa) cartel con el nombre de cada ponente. Deberán cambiarse estos elementos si la presidencia cambia de integrantes.
    4. Elementos decorativos. Alfombras, centro de flores discreto en el frontal de la mesa (nunca encima de la mesa), tapiz de fondo, pantalla photocall con logo de la empresa. Hay que valorar en función al acto, qué puede ser más apropiado. En ningún caso debemos sobrecargar la presidencia con decoración, ya que es un espacio de trabajo, y tampoco se debe desviar la atención sobre los ponentes. Si en la presidencia decidiésemos poner banderas, siempre tenemos que tener en cuenta, que el mástil ha de ponerse por detrás de la mesa, preferiblemente a los laterales de la misma. Si queremos buscar el equilibrio, podemos situar a ambos lados de la mesa presidencial.

Las presidencias de pie, se dan habitualmente para actos de tono más informal, aunque es obligada para los recibimientos oficiales y para las recepciones. En este caso, no sería necesario que la presidencia estuviese elevada, ya que estamos hablando de un momento puntual, que quedará plasmado en las fotografías. La presidencia es por naturaleza el lugar más fotografiado del acto, la imagen que se proyecte en ella debe estar acorde con la imagen corporativa de la empresa.

En la presidencia situamos no sólo al anfitrión, sino al invitado de honor (que puede ser una autoridad), y a aquellos que van a participar de forma activa en el evento. Sin entrar en técnicas de organización de actos, en el caso que nos ocupa, cada cargo ocupará el asiento que le corresponda en razón a las precedencias oficiales si acuden autoridades, y las internas marcadas por la empresa. El anfitrión valorará, apoyado por el departamento de protocolo, la cesión de la presidencia a autoridades o invitado de honor.

Para entrar en la presidencia, igualmente que los actos oficiales, en los actos de empresa se sigue protocolo. Los miembros de la presidencia son los últimos en acceder al lugar donde se celebrará el acto, entrando desde el que tiene menor rango y finalizando por la persona que preside. La salida en cambio, se realizará en orden inverso, de modo que saldrán desde quién preside y por rango de mayor a menor en la presidencia, y después el resto de invitados.

 

Artículo Anterior La inteligencia naturalista
Artículo Siguiente El Revenue Management en el sector hotelero
Compártelo
 

Comentarios

No hay comentarios por el momento. Se el primero en enviar un comentario.
Invitado
Viernes, 06 Agosto 2021
            

Síguenos

LinkedIn Youtube Twitter Instagram Facebook

Suscríbete a nuestro Magazine

Recibe Artículos, Conferencias
y Master Class

(*) He leído y acepto la Politica de Privacidad

Masterclass Marketing

Marketing

Tipología de mobile marketing

Marketing

Construcción de la marca

Marketing

Marketing y estrategia

Recibe tu
Pase Anual de
Conferencias
#conferenciaceupe
INSCRÍBETE

Noticias más populares

CEUPE Ecuador y el CIEEPI firman convenio de colaboración académica
CEUPE – Ecuador firma el pasado 26 de mayo de 2021 en Quito, Ecuador, el convenio de cooperación académica interinstitucional con el CIEEPI - Colegio de Ingenieros Eléctricos y Electrónicos de Pichinc...
Objetivos y beneficios de la externalización logística
👉Frente a la elevada competencia en el mercado y la tendencia a reducir costes y recortar gastos, los empresarios se centran en su actividad principal y subcontratan la gestión de actividades secundar...
Métodos de análisis de la inversión
El análisis de la inversión forma parte de la teoría de la inversión. La inversión como proceso de aumento del capital del inversor requiere comprender y evaluar la viabilidad de invertir en un proyec...
5 pasos para iniciar en el marketing de afiliación
El marketing de afiliación permite ganar dinero en línea, incluso si no se cuenta con un blog o un sitio web. Después de unos simples pasos se puede comenzar a trabajar e inmediatamente ganar las prim...

EMPRESAS

En qué consiste el compromiso de los empleados
El compromiso de los empleados es el deseo de éstos de aportar el máximo beneficio a la empresa y de hacer todo lo posible por alcanzar sus objetivos,...
9 Directrices para construir la estructura organizativa de la empresa✅
El desarrollo de una estructura organizativa eficaz de la empresa es un proceso lógico y al mismo tiempo creativo. Eso es, su creación requiere un enf...
¿Qué es una estrategia de desarrollo empresarial?🤔
La estrategia de desarrollo empresarial es más que un modelo de negocio de éxito que te permite operar de forma estable y sobrevivir en tu nicho. Una ...

MARKETING

Principales funciones del marketing📈
Las funciones del marketing son definidas por los especialistas como el proceso científico de estudio del mercado y de las herramientas que pueden inf...
Proceso para la fijación de precios💲
En un sistema de mercado libre, es muy importante determinar correctamente el coste de los bienes o servicios, que en la mayoría de los casos no está ...

CIENCIAS

Síguenos

LinkedIn Youtube Twitter Instagram Facebook

Masterclass Marketing

Marketing

Tipología de mobile marketing

Marketing

Construcción de la marca

Marketing

Marketing y estrategia

Recibe tu
Pase Anual de
Conferencias
#conferenciaceupe
INSCRÍBETE

Conferencias más vistas

Thumbail
Thumbail
Thumbail
Thumbail
Thumbail

LOGÍSTICA

RRHH

TURISMO

PSICOLOGÍA

TECNOLOGÍA

FINANZAS