El anfitrión y la Presidencia en los eventos empresariales

Si coloquialmente el anfitrión es la persona que recibe invitados, esta definición es insuficiente si la extrapolamos al ámbito de eventos empresariales. Un anfitrión es mucho más que eso, es la persona entorno a los cual se desarrolla el evento: su producción y protocolo; y algo que trasciende más todavía, es imagen y portavoz de la empresa en el acto.

El anfitrión es la persona que motiva al acto, en su nombre o en nombre de la empresa y, por tanto, tiene gran parte de la responsabilidad en cuanto a la toma de decisiones. Asume con exigencia y compromiso todos los detalles en los que está involucrado en el acto, antes, durante y después del mismo. La trascendencia de su papel es una piedra angular en la imagen de la compañía de cara al público invitado, y por tanto su actuación será determinante para el éxito no sólo del evento, sino de la repercusión que se consiga a través del mismo. Un buen anfitrión, antes de dar cualquier paso, pensará en las repercusiones que tendrá para la empresa, ya que no estamos en un acto particular, sino que estamos en el ámbito profesional.

Hay tareas que, por operatividad, asumirá y ejecutará el jefe de protocolo, ya que, aunque el anfitrión es la cabeza visible del evento, no se encarga de la producción propia del mismo.

Por ello:

1. Antes del evento:
   1. Participa en el diseño del acto, aportando desde su visión, los aspectos clave que será esencial disponer
   2. Aporta datos que pueden ser relevantes para el equipo de protocolo en el desarrollo de la realización del acto: agenda provisional, información sobre ponentes invitados, necesidades
   3. Confecciona la posible lista de invitados
   4. Convoca a los invitados, especialmente a autoridades, invitado de honor e invitados especiales
   5. Aprueba el presupuesto
2. Durante el evento:
   1. Es imagen y representación de la empresa
   2. Se sitúa en el puesto más relevante de la presidencia (o el inmediatamente siguiente si cede el puesto de honor a algún invitado)
   3. Recibe, atiende y despide a los invitados
   4. Participa en los discursos, conduciendo las intervenciones
   5. Facilita las presentaciones entre quienes no se conocen
   6. Acompaña a los invitados si el evento tiene varios escenarios
   7. Invita a la firma del libro de honor a las autoridades
   8. Atiende a los medios de comunicación
3. Después del evento:
   1. Realiza el seguimiento del mismo
   2. Evalúa el impacto de los resultados

Junto al anfitrión, hay siempre un grupo de componentes de la misma empresa, que ejerciendo las mismas funciones que el anfitrión, se encargan de los diferentes grupos de invitados, según la categoría. Y es que, en un evento con mucho público asistente y de diversa índole, el director de la empresa (anfitrión) no es quién recibe y atiende personalmente a todos ya que no habría tiempo material para hacerlo. Si esta situación se diese, quedarían desatendidos aquellos invitados que por su categoría deberían ser atendidos personalmente por el anfitrión, y nuestra imagen saldría claramente perjudicada.

Estos pseudo anfitriones tienen cada vez más importancia en los eventos, cada uno asume su rol y se encarga de aquel grupo que tiene asignado. De esta forma la atención será más personalizada, y todos los invitados se sentirán considerados y arropados por la empresa que organiza el acto.

Si como hemos dicho el anfitrión es la persona más relevante en el acto, y ocupa la presidencia, podemos decir, que la presidencia de un acto es el centro en torno al cual gira el evento.

Dado que es el centro neurálgico, y desde donde se desarrolla la parte más importante del evento, debemos considerarla como uno de los focos sobre el que estratégicamente colocaremos nuestra atención desde el punto de vista del protocolo. La sistemática que empleemos en la presidencia debe estar reflejada en el manual interno de protocolo, para mantener una unidad y una uniformidad en la preparación de presidencias independientemente del tipo de acto que estemos llevando a cabo.

La presidencia, incluso sin que estén los invitados situados en sus posiciones, ya es un foco de comunicación para la empresa, es el punto de mira sobre el que todo aquel que llega al evento se centra, y hay que sacarle el máximo partido posible. Ya sabemos que cada acto es diferente, y precisamente eso determina el tipo de presidencia que podemos montar.

Básicamente encontramos:

1. Presidencias sentadas
2. Presidencias de pie

Algunas claves que emplearemos para preparar las presidencias sentados son:

1. Deberá situarse en un lugar preferente de la sala. Si estamos en un auditorio se situará sobre el escenario fijo, pero si no, podemos emplear una tarima, con el objetivo de elevarla 20 o 25 cms sobre el resto del público, y que todos los invitados puedan reconocerla fácilmente.
2. La mayor parte de las presidencias sentados, utilizan el recurso de la mesa presidencial, aunque para actos en los que se busca más cercanía al público y romper barreras, la fórmula cambia y se suprime este elemento estructural, que generalmente tiene tanto peso. Por lo general la mesa compuesta únicamente por sillas termina por propiciar situaciones incómodas, especialmente para las mujeres que llevan falda. Aunque la tendencia es ladear ligeramente la silla, no es la fórmula más recomendada.
3. Los elementos que componen las presidencias sentados son:
   1. Elementos estructurales. Una mesa y unas sillas donde estarán situados el anfitrión y los invitados, mirando hacia el público asistente. La mesa deberá ir vestida con una tela de calidad y bien planchada, cubriendo toda la mesa, especialmente la parte frontal para que los invitados no vean las piernas de quienes en ella se sientan. Para personalizarla se puede aprovechar e introducir los colores corporativos, poner el título del congreso; o empleando un color neutro, incorporar de forma visible para todos los logos de la empresa. La mesa debe estar adecuada al número de personas que se sienta en ella, para que estén sentados de forma cómoda y holgada. Las sillas serán de materiales nobles y cómodas. Para las presidencias que no requieren la mesa, normalmente por lo que se apuesta es por un sillón, y una mesa auxiliar al lado de cada una de ellas. Atril personalizado con el logo de la empresa si las intervenciones no se realizan desde la propia mesa de presidencia.
   2. Elementos audiovisuales. Micrófonos inalámbricos y de sobre mesa, ordenador portátil, puntero láser, pasador de diapositivas, controlador de tiempo, pantalla de proyección etc. Como ya comentamos, contaremos con un técnico de audiovisuales en el evento que dará soporte a estas cuestiones.
   3. Elementos de apoyo. Cuaderno de notas y bolígrafo. Botella de agua y vaso (por su estabilidad, siempre es más recomendable un vaso que una copa) cartel con el nombre de cada ponente. Deberán cambiarse estos elementos si la presidencia cambia de integrantes.
   4. Elementos decorativos. Alfombras, centro de flores discreto en el frontal de la mesa (nunca encima de la mesa), tapiz de fondo, pantalla photocall con logo de la empresa. Hay que valorar en función al acto, qué puede ser más apropiado. En ningún caso debemos sobrecargar la presidencia con decoración, ya que es un espacio de trabajo, y tampoco se debe desviar la atención sobre los ponentes. Si en la presidencia decidiésemos poner banderas, siempre tenemos que tener en cuenta, que el mástil ha de ponerse por detrás de la mesa, preferiblemente a los laterales de la misma. Si queremos buscar el equilibrio, podemos situar a ambos lados de la mesa presidencial.

Las presidencias de pie, se dan habitualmente para actos de tono más informal, aunque es obligada para los recibimientos oficiales y para las recepciones. En este caso, no sería necesario que la presidencia estuviese elevada, ya que estamos hablando de un momento puntual, que quedará plasmado en las fotografías. La presidencia es por naturaleza el lugar más fotografiado del acto, la imagen que se proyecte en ella debe estar acorde con la imagen corporativa de la empresa.

En la presidencia situamos no sólo al anfitrión, sino al invitado de honor (que puede ser una autoridad), y a aquellos que van a participar de forma activa en el evento. Sin entrar en técnicas de organización de actos, en el caso que nos ocupa, cada cargo ocupará el asiento que le corresponda en razón a las precedencias oficiales si acuden autoridades, y las internas marcadas por la empresa. El anfitrión valorará, apoyado por el departamento de protocolo, la cesión de la presidencia a autoridades o invitado de honor.

Para entrar en la presidencia, igualmente que los actos oficiales, en los actos de empresa se sigue protocolo. Los miembros de la presidencia son los últimos en acceder al lugar donde se celebrará el acto, entrando desde el que tiene menor rango y finalizando por la persona que preside. La salida en cambio, se realizará en orden inverso, de modo que saldrán desde quién preside y por rango de mayor a menor en la presidencia, y después el resto de invitados.