EDT/WBS en el alcance de la gestión de proyectos

La creación de una estructura de desglose del trabajo (EDT) o Work Breakdown Structure (WBS) permite organizar los entregables en paquetes de trabajo que resulten más manejables y faciliten su gestión. Veamos el siguiente ejemplo para el proyecto de un festival.

Una primera descomposición jerárquica nos permite desglosar el festival en cuatro líneas de trabajo:

1. Publicidad
2. Voluntarios
3. Juegos
4. Juegos mecánicos

A su vez, cada una de ellas puede subdivirse en otras, como vemos en la parte de publicidad, que se desagrega en anuncios en periódicos, carteles y boletos. Si esta fuera la división más pequeña que pudiera hacerse, habríamos alcanzado la estructura de desglose del trabajo (EDT) para este proyecto.

La estructura de desglose del trabajo (EDT) constituye el tejido celular de nuestro proyecto, ya que está formado por las partes más pequeñas e indivisibles en las que podemos subdividirlo.

Las entradas, herramientas y técnicas y salidas de este proceso se muestran en la tabla a continuación:

A modo de resumen podemos ilustrar de la siguiente forma el flujo de datos del proceso:

Las salidas de este proceso de creación de la EDT/WBS son:

1. La línea base del alcance
2. Las actualizaciones a los documentos del proyecto

Línea Base del Alcance

La línea base del alcance es un componente esencial del plan para la dirección del proyecto e incluye el enunciado del alcance del proyecto, la estructura de desglose del trabajo (EDT) y el diccionario de la EDT.

Nos referimos a:

1. Enunciado del alcance del proyecto. El enunciado del alcance del proyecto proporciona información exhaustiva y detallada acerca del alcance del proyecto y del producto. Este documento hace referencia concretamente a la descripción del alcance del proyecto, criterios de aceptación, entregables, exclusiones, restricciones y supuestos del proyecto.
2. EDT/WBS. La estructura de desglose del trabajo (EDT) o Work Breakdown Structure (WBS) es una descomposición en paquetes de trabajo de tal forma que resulten más manejables y faciliten su gestión. El nivel de descomposición será determinado por el equipo del proyecto, aunque resulta interesante tener en cuenta los siguientes criterios (Ocaña, 2012):
   1. Cuando lleguemos a una tarea que pueda ser realizada por un solo grupo funcional puro (finanzas, logística, los probadores, los instaladores, la gente de diseño, etc.), será el representante del grupo funcional el responsable de dar todas las estimaciones de tiempo y coste para las actividades bajo su responsabilidad.
   2. Se podrá seguir descomponiendo en un nivel de detalle mayor siempre que el grupo funcional y el equipo lo consideren adecuado para facilitar:
      1. La estimación del esfuerzo.
      2. La asignación del trabajo.
      3. El seguimiento de los costes.
      4. La medición del progreso.
   3. Hay directrices basadas en la experiencia respecto al tamaño que deben tener los paquetes de trabajo:
      1. 4/40: una tarea no debe durar menos de 4 horas ni más de 40.
      2. 8/80: una tarea no debe durar menos de 8 horas ni más de 80.
   4. En cualquier caso, el tamaño máximo debería hacerse corresponder con su periodo de información estándar del proyecto.
3. Diccionario de la EDT/WBS. El diccionario de la estructura de desglose del trabajo (EDT) o Work Breakdown Structure (WBS) facilita información completa y exhaustiva acerca de cada uno de los componentes de la EDT/WBS, e incluye entre otros (PMI, 2013):
   1. El identificador del código de cuenta.
   2. La descripción del trabajo.
   3. Los supuestos y restricciones.
   4. La organización responsable.
   5. Los hitos del cronograma.
   6. Las actividades asociadas del cronograma.
   7. Los recursos necesarios.
   8. Las estimaciones de costos.
   9. Los requisitos de calidad.
   10. Los criterios de aceptación.
   11. Las referencias técnicas.
   12. La información sobre acuerdos.

Actualizaciones a los documentos del proyecto

Todos los documentos relacionados con este proceso deben ser actualizados, como por ejemplo la documentación de los requisitos si como resultado del desarrollo de la estructura de desglose de trabajo (EDT) se originasen cambios.