Business Process Management (BPM): Qué es y beneficios

El crecimiento de los negocios se encuentra en la competencia constante, por lo que la optimización interna es vital. La Gestión de Procesos de Negocios, o BPM (Business Process Management) nace de esta necesidad de las empresas por ser más competitivas y hacer más con menos.

BPM combina diversas tecnologías con metodologías y prácticas que buscan minimizar gastos, maximizar la productividad y agilizar la toma de decisiones. Cualquier empresa u organización que busque ser más operativa y rentable puede beneficiarse trabajando sus procesos de negocio.

Ver también: Procesos de negocio: Qué son y cómo mejorarlos

¿Qué es BPM?

BPM o Business Process Management es un sistema que aúna el lado humano y el tecnológico de nuestro negocio, haciendo que el tiempo de nuestros trabajadores esté invertido en tareas que realmente aporten valor.

Consiste en analizar nuestros procesos y detectar en qué podemos mejorarlos. Eliminar procedimientos improductivos y fricciones, mejorar la comunicación entre equipos y reducir el consumo de tiempo en tareas de bajo valor.

Con la gestión de procesos de negocio buscamos simplificar todo lo posible y automatizar las tareas repetitivas.

De esta manera no solamente aumentamos la productividad de la empresa sino que motivamos a nuestros trabajadores, que podrán dedicar su jornada a las cuestiones que realmente tienen una repercusión real. Una auténtica situación de win win.

No se trata simplemente de crear automatizaciones. Más bien es un sistema de regulación que define procedimientos orientados a la cuantificación de resultados y metas cumplidas, optimización y, principalmente, cumplimiento de objetivos cualitativos y cuantitativos.

BPMS: Herramientas para la Gestión de Procesos de Negocio

Los sistemas de gestión de procesos de negocio (BPMS) son aplicaciones que dan a las organizaciones el control automatizado, optimización y monitoreo de sus procesos de negocio. No son solo herramientas de automatización, ya que estas permiten ver, ejecutar y mejorar flujos de trabajo, asegurando que se lleve a cabo sin inconvenientes y con eficiencia.

Los BPMS permiten que una organización tenga control sobre el desempeño operativo, así como la toma de decisiones efectivas en tiempo real, en base a datos y métricas.

Estas herramientas permiten un mejor control sobre las tareas y disminuir el error humano, lo que permite al equipo concentrarse más en la parte medular en vez de estar envuelto en trabajo operativo.

Características clave de los BPMS:

• Monitoreo en tiempo real: permite detectar y corregir ineficiencias en el momento en que aparecen.
• Mejor integración tanto con el ERP como con el CRM de la empresa, y mejora general de la circulación de información.
• Los procesos internos siempre avanzan debido al optimizador y analizador de procesos.
• Como resultado de la automatización, el trabajo humano en tareas de bajo valor se reduce en gran medida.
• Mejora del control y análisis mediante la supervisión de la ejecución de las tareas y flujos de trabajo.

Beneficios del BPM en las empresas

Entre los principales beneficios de la integración de Business Process Management en una empresa encontramos:

1. Mayor eficiencia operativa
   Con flujos de trabajo automatizados, los procesos de trabajo son más fluidos, eliminando pasos innecesarios que conducen a un tiempo de finalización más rápido y actividades de mayor valor realizadas por el equipo.
2. Más transparencia y control
   Es más sencillo supervisar el trabajo, ya que se obtienen datos sobre el rendimiento que nos permiten tomar decisiones informadas.
3. Reducción de gastos
   Minimiza los errores humanos y optimiza el uso de los recursos. 
4. Mejor experiencia del cliente
   Las entregas se realizan en menor tiempo y el cliente se siente satisfecho.
5. Mayor adaptabilidad y escalabilidad
   Permite a las empresas responder a tiempo para aprovechar nuevas oportunidades.

Fases del Business Process Management

Para que el BPM genere beneficios y sea de valor para la empresa en su ejecución, es importante seguir un proceso estructurado.

Dicho proceso nos permitirá identificar oportunidades y mejoras de forma continua. Las fases primordiales del ciclo son las siguientes: 

1. Diseño
   Es el punto de partida del ciclo se analizan los procesos actuales de la empresa, y se identifican las debilidades de cada área a mejorar. a partir de esta información se comienzan a crear modelos que optimizan el funcionamiento interno de la empresa.
2. Modelado
   Los procesos diseñados en el paso anterior se representan en diagramas y flujos de trabajo, lo que  va a permitir tener una visión de su estructura para detectar posibles inconvenientes previos a su ejecución. 
3. Ejecución
   Se comienzan a ejecutar las mejoras establecidas en los pasos anteriores, con herramientas BPMS y un software de automatización. De esta forma se garantiza que el proceso sea lo más ágil y eficiente posible para la empresa.
4. Monitoreo
   Se obtienen datos en tiempo real sobre el desarrollo de los procesos, dicha información permite detectar problemas, cuantificar resultados y hacer las mejoras necesarias.
5. Optimización
   Con los datos obtenidos en la fase de monitoreo se detectan nuevas oportunidades y se aplican los cambios necesarios para garantizar la mejora continua de nuestros procesos de negocio.

BPM en la Transformación Digital

El Business Process Management tiene un papel importante en la digitalización de las empresas. Su integración con las nuevas tecnologías como IA, Análisis de datos y la automatización son claves en una era donde los negocios deben ser los más eficientes posibles: 

Tecnologías claves en BPM

• Inteligencia Artificial (IA)
  Integra la automatización inteligente, facilita el análisis predictivo de procesos y también optimiza la ejecución de tareas.
• Big Data y Análisis de Datos
  Se encarga de gestionar y procesar grandes volúmenes de información, proporciona datos en tiempo real que ayudan a identificar patrones, predecir tendencias en los consumidores, etc...
• Automatización Robótica de Procesos (RPA)
  Permite reducir la intervención humana en tareas que se realizan de forma repetitiva, disminuyendo así los posibles errores y ayudando a los empleados a aumentar su productividad y enfocarse en actividades estratégicas dentro de la empresa. 
• Blockchain
  Se encarga de garantizar la seguridad en la gestión de procesos dentro de la empresa, creando un sistema confiable para almacenar información sensible.  
• Cloud Computing
  Permite que se pueda acceder a los sistemas BPM desde cualquier ubicación del mundo con acceso a internet, facilitando así la colaboración remota. 

Desafíos en la Implementación de BPM

La implementación de BPM presenta una serie de desafíos: 

• Resistencia al cambio tecnólogico: Los empleados, en especial los de mayor edad, pueden mostrarse reacios a cambiar sus hábitos y adoptar nuevas herramientas tecnólogicas.
• Costos iniciales: Requiere de un inversión económica a la hora de realizar la implementación, que puede variar según el tamaño de la empresa.
• Integración con sistemas existentes: Cuando el software que usa la empresa es propio y/o antiguo puede resultar difícil integrarlo con los BPM. 
• Necesidad de capacitación: Es indispensable capacitar al personal para aprovechar al máximo la implementación de Business Process Management.

Cómo formarse en BPM

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