¿Qué son los Sistemas ERP?

Los sistemas ERP son un tipo de herramienta de software que ayuda en la obtención de datos de información y decisión dentro de cada organización.

Hoy en día nos encontramos en una época en la que la información se genera cada segundo de forma instantánea en todas las organizaciones y en cada uno de sus niveles, en el ámbito empresarial, tener a la mano la información necesaria pude significar una ganancia o una pérdida monetaria, a través de las últimas décadas, han aparecido y evolucionado los sistemas de Planificación de los recursos empresariales para ayudar en este sector, mejor conocidos como ERP, son un tipo de software que permite a las empresas controlar la información que se genera en cada departamento y cada nivel de la misma.

El fin de los ERP es el de integrar los departamentos, donde antes había un sistema de información especializado para cada órgano de la empresa, los ERP son capaces de generar una base de datos limpia, donde se gestione la información en tiempo real y se pueda obtener los datos requeridos en el momento que se desee.

Como cualquier software, funciona en base a una plataforma de programación, seguida por la gestión de un sin fin de bases de datos correspondientes a los distintos departamentos que se deseen integrar. Los sistemas ERP se organizan por medio de módulos, los cuales se conectan a distintas bases de datos.

Según lo que se requiera para cada departamento, existen 2 tipos de ERP, los de propietario y los de código abierto, los de propietario son hechos por empresas con fines de lucro que venden su software y los implementan a las empresas que lo soliciten a un elevado coste, para poder utilizarlos se necesita obtener una licencia más el coste de la implementación del software en la empresa (p.e. SAP).

Al contrario de los ERP de código abierto, estos son hechos por comunidades de programadores que, sin fin de lucro, distribuyen sus ERP sin coste alguno, aunque esto no signifique que sea del todo gratuito, ya que la implementación genera un coste en la empresa y es necesario de una persona capacitada que lo realice (conocidos como “partners”).

1. El trabajo más duro de un ERP es el desarrollo del mismo, aunque existan los mismos ERP’s para diferentes empresas, no signifique que estos realicen las mismas funciones, esto ocurre porque cada empresa es diferente y por lo tanto necesita de un desarrollo personalizado de los distintos módulos que más utilice la empresa.
2. El segundo paso del ERP es la integración del mismo dentro de la empresa, son realmente muy pocas las empresas que logran integrar estos sistemas desde el inicio de la misma, es por esto que la implementación dura más tiempo del esperado.
3. El verdadero éxito del ERP radica en lo siguiente, una vez que el sistema ha sido correctamente implementado, es mucho más fácil el desarrollo de nuevos módulos, departamentos y sistemas como lo es el caso de empresas donde cambien constantemente sus productos, zonas de venta, insumos etc.

Impacto del ERP en la empresa

Actualmente con el rápido crecimiento de las empresas y la necesidad de tener una mejor administración de recursos y procesos, es de gran importancia contar con una herramienta que ayude a las empresas a coordinar mejor sus activos, procesos y recursos; es decir, un sistema ERP (enterprise resource planning).

Las ventajas de contar con un sistema ERP son muchas:

1. Primero, permite integrar todos los procesos del negocio, optimizando recursos en diversas áreas como: recursos humanos, finanzas, operaciones, entre otros.
2. Otras ventajas son que permite aumentar la productividad del negocio, llevar un mejor control de los costes y en general, mejor control de toda la empresa.

Un aspecto muy importante es que los sistemas ERP incrementan la disponibilidad de la información, permitiendo a la compañía tener información en tiempo real tanto para la toma de decisiones como para hacer pronósticos más acertados sobre el desempeño de la empresa.

Es importante destacar que el sistema ERP es una poderosa herramienta para procesar e interpretar la información financiera con mayor efectividad, mejorando el desempeño del negocio tanto a corto como a largo plazo.

1. En uno de los módulos del sistema, el de administración de la empresa, se puede realizar una Planificación integral estratégica, monitorear el desempeño diario, consolidar el negocio y mantener una comunicación efectiva con los accionistas.
2. Otro módulo, el de tesorería, les permite medir la liquidez, manejar activos circulantes y tasas de interés, así como manejar portafolios de inversión y transacciones financieras.
3. Por último, el módulo de recursos humanos permite tomar decisiones, optimizar la inversión de la compañía en los empleados; además de que pueden usar el empowerment para que los empleados se involucren con la empresa.

La principal ventaja de los ERP es la gestión en tiempo real de la información, una ventaja que las empresas agradecen mucho por su fuerte interacción con la logística de información y productos, la cadena de abastecimiento, estadísticas financieras, y otras áreas que utilizan información que cambia constantemente.

La correcta implementación de los ERP repercute en el aumento de productividad de todos los departamentos, así como el mejor aprovechamiento del tiempo, donde antes se necesitaba tiempo para llevar un informe de un departamento a otro, ahora ese tiempo es utilizado en otras funciones.

En cuanto a las desventajas, aunque los sistemas ERP puedan generar un incremento de productividad, para muchas empresas es casi imposible pagar el coste de las licencias, implementación y sobre todo del mantenimiento del mismo, ya que son sistemas dinámicos, de nada sirve tener el mismo sistema en una empresa que crece y cambia día a día.

Además del coste, el tiempo que sugiere la implementación es un problema para las empresas, este problema empieza por la rigidez que tienen los ERP, es difícil que una empresa en particular desarrolle su propio sistema, los ERP que son sistemas genéricos, tienen que ser adaptados a las empresas desde su estructura principal.

El manejo del ERP tiene sus desventajas, se necesita instruir a los trabajadores de cada módulo que se vaya a asignar, la especialización de los trabajadores genera un coste y tiempo que tiene que emplear la persona para hacer un cambio en su estructura operativa, lamentablemente la resistencia al cambio presenta un problema muy grande en este punto.

Relación con la Planificación en Proceso

El flujo de información dentro de los ERP puede influir en las decisiones de producción dentro de un día, semana o año, ya que la información y estadísticas están siempre a la mano, además la producción se basa en la cantidad de insumos con la que se cuenta, los ERP manejan eficientemente los insumos, a través de la logística de información se puede tener lo que se quiera cuando se necesite y producir lo que se quiera.

Dentro de la Planificación de procesos, los ERP tienen su mayor influencia en la gestión de las bases de datos de manufactura y de producción, según la empresa y los módulos, son suficientemente capaces de crear entornos de estimación de datos y guardar la información que se necesite en estos departamentos.

En conclusión, los sistemas ERP son de mucha utilidad para las empresas, principalmente para las grandes compañías, ya que les permite manejar grandes cantidades de información actualizada continuamente con el fin de tomar decisiones oportunas sobre el desempeño del negocio.