Naturaleza del sistema administrativo

“Planificar significa decidir qué se desea conseguir, cómo, dónde, cuándo y quién lo llevará a cabo. Implica una actividad de pensamiento y reflexión previa a la acción, la cual incluye la fijación de objetivos y las acciones pertinentes para alcanzarlos, tomando en consideración las variables internas y externas.”

Naturaleza del sistema administrativo

La situación actual de cambios acelerados en todos los ámbitos de la vida humana, requiere de respuestas por parte de la sociedad, la transformación conlleva un sentido de alerta y capacidad de adaptación constantes. En el ámbito de las organizaciones la capacidad de respuesta se observa en la transformación de técnicas y procesos directivos. Los modelos de autoridad que antaño dieron respuesta, se reformulan para estimular y liderar a personas y grupos.

Considerando esta realidad proponemos un abordaje del tema partiendo de los aspectos fundamentales de la acción directiva con la idea de contar con las herramientas necesarias para entender la complejidad de la tarea y su aplicación práctica. Nuestra propuesta de trabajo en el presente módulo parte de encuadrar el por qué y para qué del desarrollo de habilidades directivas, en este sentido damos comienzo con el análisis de la función directiva, desde su ámbito de desarrollo, es decir la empresa, y las repercusiones de la intervención de una voluntad rectora en el desarrollo de una actividad económica creadora de valor.

• ¿Quiénes son los directivos?
• ¿Qué función cumplen?
• ¿Todos los directivos realizan las mismas funciones y tienen idéntico poder y estatus?
• ¿Quiénes son los equipos de dirección?
• ¿Qué funciones llevan a cabo?
• ¿Cómo influye la cultura de la organización en la acción directiva?

En este artículo intentaremos dar respuesta a las cuestiones que mayormente preocupan a los directivos, desde el desarrollo de habilidades directivas en su mayoría de carácter social. En el cuadro 1, se muestran una serie de cuestionamientos que reflejan las necesidades y demandas de un gran número de directivos, que invierte una gran cantidad de horas y esfuerzo a lo largo de su vida profesional para conseguir que las personas y los equipos humanos de las organizaciones trabajen con calidad, eficiencia y satisfacción, para el logro de los objetivos de planes, programas y proyectos en los que están comprometidos.

Se desprende de esta lista, las habilidades que todo directivo debe desarrollar, en el desempeño eficiente de su función. Además de las habilidades de orden técnico, hacer hincapié en habilidades sociales, como: liderazgo, comunicación, motivación, trabajo en equipo, gestión eficiente del tiempo, delegar, solución de conflictos, negociación y gestión del cambio, entre otras.

Concepto de sistema administrativo

¿Qué es la empresa?, Como punto de partida para comprender qué es una empresa y cómo se dirige, retomamos las palabras de Giovanni Agnelli, antiguo CEO de Fiat: “una empresa está formada por personas con diferentes historias, diferentes culturas, diferentes inclinaciones, diferentes aspiraciones... diferentes trabajos... Y todas esas personas, de diferentes edades y culturas, con diferentes empleos, tienen que llevar a cabo el milagro de trabajar juntos, de modo que los resultados de la empresa sean los adecuados. Hoy y mañana”.

De lo anterior se desprende que la empresa, antes que nada, es un equipo de personas, y su razón de ser depende de los individuos que colaboran en ella más allá de los recursos materiales. Argandoña argumenta en este sentido: “La preeminencia del factor humano viene dada no por razones de eficiencia sino por la misma naturaleza de la empresa”.

Para estudiar la naturaleza del sistema administrativo, Aguirre, Castillo y Tous (1999) parten de la consideración de la empresa como un sistema complejo, formado por dos niveles o sistemas de circulación: un nivel operativo, también denominado, sistema operativo, en el que actúan tanto los factores económicos, como los factores físicos, humanos y los recursos financieros o de capital, cuya operación se produce bajo la directriz del segundo sistema de circulación denominado sistema rector o de decisión que aparece de forma envolvente del sistema de operación y en el cuál actúa el factor de decisión.

El sistema operativo se descompone en tres subsistemas: físicos, financieros y humanos. El sistema global o de decisión también, denominado Management, al que le corresponde la función de pilotaje del sistema total, cuenta con dos subsistemas: el subsistema de administración a nivel estratégico, el cual incluye la misión, cultura, valores de la organización y el subsistema de administración a nivel táctico. En la siguiente imagen se muestran los niveles de circulación y los subsistemas funcionales.

Bajo esta perspectiva, la administración es un conjunto de actividades que es necesario desarrollar en la organización para asegurar el logro de sus objetivos, tiene por objeto la coordinación de hombres y recursos para el cumplimiento de metas supraindividuales.

La tarea del directivo (administrador) consiste en obtener y utilizar los recursos de la empresa, transformándolos a través de las funciones administrativas. La idea subyacente es que la administración es necesaria para coordinar los esfuerzos individuales y colectivos en cualquier organización. La universalidad de las organizaciones respecto a su administración justifica la necesidad de adquirir una serie de habilidades y conocimientos específicos, tanto teóricos como prácticos, que preparen al individuo para el desempeño eficiente de las tareas administrativas. Vale la pena destacar que el tipo de conocimientos y habilidades (capacidades) necesarios para desempeñarse eficazmente en los diferentes niveles directivos, depende en principio, de la posición que se ocupe dentro de la organización, no obstante, quien se encuentre al mando para dirigir a otros debe desarrollar las competencias necesarias para motivarlos en el logro de los objetivos de su ámbito de actividad. Ver la siguiente imagen, donde se muestran las capacidades requeridas de acuerdo con los niveles directivos.

Nivel de alta dirección: en este nivel se encuentran funciones de presidente, director general y gerente. Las capacidades necesarias en este nivel son analítico conceptuales, tales como: la capacidad de abstracción, de generalización, idear e imaginar cosas nuevas, la aptitud para diseñar y estructurar sistemas abstractos, identificación de las variables significativas en un problema, capacidad de modelizar, habilidad para ponderar riesgos, reconocer oportunidades, diseñar estrategias. Se requieren habilidades sobre el comportamiento y trato con el factor humano. Las capacidades técnicas no son tan importantes depende del desarrollo operativo de las actividades específicas de la organización.

Nivel de dirección intermedia: en este nivel se encuentran los mandos intermedios, como, por ejemplo, jefes de sección. Se requiere una menor capacidad conceptual, ya que las actividades de este nivel están determinadas por estrategias previamente diseñadas y transmitidas desde los órganos superiores de la empresa. Contrario a la necesidad conceptual se requiere una gran capacidad para las relaciones humanas. Comprender a las personas, conducirlas e inspirar comportamientos adecuados. Estas necesidades se manifiestan en las habilidades de liderazgo, motivación y comunicación. Es importante reconocer la necesidad de ciertos conocimientos técnicos, ya que los directivos intermedios tienen como principal responsabilidad traducir las orientaciones superiores al ejercicio práctico de la actividad de la organización.

Nivel de dirección bajo: es la supervisión directa, como capataces, jefes de equipo, supervisores, entre otros. En este nivel es fundamental la capacidad técnica, el saber de la tarea cotidiana, la denominada maestría en el oficio. También se requieren, aunque en menor medida habilidades para la conducción de personas y grupos de trabajo, se necesita muy poca capacidad conceptual, ya que las tareas en este nivel, suelen estar bastante estructuradas.

El proceso de administración y sus funciones

En este apartado se explica brevemente, el proceso de administración con la idea de encuadrar las funciones directivas.

La idea de la administración como un proceso se concibe como una serie de actividades que se encuentran cíclicamente interrelacionadas siguiendo un esquema lógico, el cual comprende una serie de operaciones y actividades interconectadas orientadas a un determinado fin. Las actividades que integran este proceso son: la planificación, organización, dirección (decisión y coordinación) y control.

La función de planificación, es el proceso racional de toma de decisiones, en la que se determinan los objetivos y las líneas de acción que debe seguir la empresa y cada unidad de la misma. Planificar significa: decidir qué se desea conseguir, cómo, dónde, cuándo y quién lo llevará a cabo. Implica una actividad de pensamiento y reflexión previa a la acción, la cual incluye la fijación de objetivos y las acciones pertinentes para alcanzarlos, tomando en consideración las variables internas y externas. En la siguiente imagen, se presenta un esquema explicativo del concepto de planificación.

La función de planificar lleva implícita la previsión, la misma es un proceso por el cual el directivo proyecta lo que se hará en el futuro, parte de un conocimiento en profundidad de la situación en la que se desenvuelve. La previsión requiere determinar, por adelantado, la posible sucesión de las diferentes fases del plan, así como establecer oportunos indicadores de medida y progreso.

La función de organización, hace referencia, en primera instancia, a la estructura orgánica de cualquier organización, la misma, constituye un sistema de relaciones que articulan los elementos humanos que la integran, permite la circulación de las órdenes necesarias, el flujo de trabajo y la información.

De acuerdo con Mintzberg (1988), la estructura básica de una organización está formada por tres partes: a) el núcleo de las operaciones, constituido por los miembros que realizan el trabajo básico, relacionado con la producción de bienes y servicios de la empresa; b) ápice estratégico, es el órgano cuya misión es que la organización cumpla su fin y satisfaga los intereses de los diferentes grupos y personas involucradas en la misma; c) línea media, el ápice estratégico está unido al núcleo de operaciones mediante la cadena de directivos de línea media, provistos de autoridad formal, ejercen la supervisión directa sobre los operarios.

Adicionalmente pueden aparecer dos partes complementarias de la estructura central: a) unidades de apoyo, órganos especializados cuya función es proporcionar asistencia a la organización fuera del flujo de trabajo de las operaciones corrientes; b) staff tecnocrático, formado por los analistas que sirven a la organización, operando sobre el trabajo de los demás miembros, sin intervención directa en el flujo de operaciones, aunque, diseñan, planifican, cambian y preparan a las personas que lo realizan. La siguiente imagen, muestra la estructura básica de la organización.

Desde la perspectiva de la acción directiva, se entiende por organización al proceso mediante cual un directivo determina los recursos técnicos y humanos necesarios, reparte las tareas entre sus miembros, identifica las relaciones e integra sus actividades con la finalidad de conseguir objetivos comunes.

La función de dirección, tiene como objetivo influir en las personas de la organización para que, de forma voluntaria y con interés, contribuyan al logro de los objetivos de la empresa, en su conjunto, y de su unidad funcional, particularmente. Las actividades directivas inciden sobre el comportamiento humano y tienen un marcado carácter interpersonal. La tarea del directivo, implica la configuración de una misión capaz de mover a las personas hacia la obtención de resultados.

La función de control, es una actividad de seguimiento con la intención de corregir las desviaciones que se pueden dar respecto de los objetivos. El control, implica contrastar lo planeado y lo conseguido con la idea de instrumentar las acciones correctoras oportunas, para mantener un sistema regulado, orientado a sus objetivos.

El enfoque sistémico de administración, nos lleva a concluir que no es un proceso lineal sino cíclico, dotado de mecanismos de retroalimentación como el control, lo que permite regular el proceso mediante la información generada por los resultados del mismo.

Continuación...