Estrategias para el desarrollo de la concienciación en una GCN

En relación a la información necesaria para acometer las estrategias es fundamental disponer de una política de GCN constituida y clara ya que ofrece el marco en el que se basan las necesidades y requisitos para el cambio cultural.

El análisis de necesidades de formación en GCN comentadas anteriormente supone el otro requisito fundamental del que derivarán las actividades de concienciación, el diseño y la entrega de la educación, formación y concienciación.

Como constante dentro de cualquier sistema de gestión, se deben asignar responsables para estas actividades y para los programas de mantenimiento y de revisión relacionados con la cultura del GCN.

El propósito de esta actividad es concretar los mensajes fundamentales que tiene que asimilar el personal y elegir los canales y las frecuencias más efectivas para comunicar estos mensajes ya que, la educación, formación y concienciación pueden entregarse de muchas maneras, pero sólo las formas más adecuadas pueden ayudar a alcanzar el nivel objetivo final establecido con éxito.

Las actividades de planificación y diseño de las campañas deberían iniciarse partiendo del análisis de resultados y objetivos identificados por las deficiencias de formación localizadas.

Estas deficiencias podrían diferenciarse en un nivel de detalle añadido en función de las cuestiones relevantes a nivel de conocimiento, a carencias en las habilidades y en el grado concienciación que el personal dispone actualmente y para los que habrá que buscar un modo o indicador de representación que permita confirmar que se reducen o incluso se eliminan las deficiencias encontradas.

En función del rol y las responsabilidades asignadas pueden localizarse grupos de personal específicos para los cuales, de la terna de necesidades conocimiento-habilidades-concienciación, sólo se detecten necesidades en un aspecto concreto.

Por ejemplo, todo el personal al que no se le haya asignada una responsabilidad específica en las actividades directamente relacionadas con el Sistema de Gestión de Continuidad de Negocio sólo necesitará disponer de un nivel de concienciación relacionado con la importancia de su trabajo para la organización donde la GCN pasa a ser un aspecto adicional, junto a un nivel de competencia reducido y limitado a tareas de notificación y participación dentro de los ejercicios de simulación relacionados con la GCN.

Por el contrario, los responsables de la definición, implantación y/o mantenimiento directo de la GCN deberán recibir una formación estructurada en diversos niveles (de lo global a lo específico) mediante los cuales pueden adquirir conocimientos y habilidades para el desarrollo pleno de las competencias asignadas en GCN.

Esta capacitación supone un coste adicional en dinero, pero también en disponibilidad del personal y que la dirección debe entender y gestionar de manera planificada dentro de la estrategia y el calendario ya dispuesto para el resto de tareas formativas.

Este coste se mantiene de manera recurrente y en cierto grado a lo largo del tiempo, por tanto, es importante considerarlo de este modo y desde el inicio de la implantación para evitar carencias en un aspecto fundamental para la GCN.

Esta recurrencia puede parecer evidente, pero es habitual observar carencias cuando, en los primeros momentos de implantación, el diseño global en esta materia se centra mayoritariamente en elevar el grado de concienciación general acerca de la GCN con el objetivo de motivar al personal para recibir formación o cursos de ese tipo en los que se impartirá información clave.

Tras acometer los cursos formales y, dado que los conocimientos relacionados con la GCN no se suelen llevar a la práctica de manera habitual y de forma plena, se puede ofrecer más información y oportunidades de aprendizaje mediante estrategias complementarias como la participación en foros de discusión on-line o presenciales dentro de la propia organización y/o asociaciones profesionales dedicadas a la Continuidad de Negocio.

El análisis de noticias y/o publicación de artículos para boletines corporativos o la intranet es otro medio que desarrollo alternativo y en esta misma línea.

Por tanto y a modo de resumen, en el diseño del cambio cultural se deben:

1. Identificar las audiencias a las que va dirigida la campaña, y las cuestiones clave de educación, formación y concienciación que tienen que ofrecer a las mismas
2. Clasificar: educación, formación y concienciación de GCN
3. Elegir el orden y los métodos de entrega adecuados para los temas de enseñanza ya que lograr un cambio cultural requerirá un esfuerzo planificado en el largo plazo

En la planificación se deberá tener en cuenta las estimaciones coste/beneficio más ventajosas, así como, establecer una estimación realista de la disponibilidad del personal en función de sus prácticas laborales y carga de trabajo a lo largo de un ciclo completo (habitualmente un año completo).

También es habitual considerar la comunicación previa de las acciones a acometer como parte del impulso a la labor de concienciación que se pretende acometer y como una evidencia más del apoyo y consideración de la importancia que tiene por parte de la dirección a la GCN.

Aunque habitualmente estas actividades de diseño son acometidas en su mayor parte un personal asignado, la alta dirección debe discutir y aprobar las actividades propuestas finalmente para evitar falta de recursos y en calidad de responsable final de todo el personal y las labores que le son asignadas.

Como estrategia clave que evite costes adicionales y garantice el éxito (total o parcial) de las actividades, es recomendable iniciar la prueba de los elementos claves que intervienen en las estrategias dentro de un número reducido inicial de grupos tanto de nivel directivo como empleados y con el objetivo de definir y comprobar la validez de los criterios establecidos y mejorar algunos aspectos, si fuera relevante, para garantizar el éxito en la aplicación global.

Las consideraciones iniciales para la implantación de un GCN tienen en cuenta a la plantilla actual, pero se debe planificar adicionalmente la integración del personal que entrará en la organización posteriormente, así como, la estrategia de formación continua que permitirá el refuerzo y actualización de los conocimientos actuales adquiridos.

Adicionalmente a las necesidades detectadas para cada uno de los grupos identificados, existen aspectos relacionados a nivel individual y que hay que considerar dentro de las actividades de difusión y que tienen como objetivo final mejorar la concienciación sobre las diversas cuestiones relacionadas con GCN para la organización y como pueden ser acometidas por cada empleado y con la dirección al frente predicando con el ejemplo.

Habitualmente, las actividades se inician con campañas de concienciación dejando aquellos cursos programados y más formales de formación para el momento en el que ya se evidencie mediante indicadores clave que efectivamente existe una concienciación generalizada acerca de las cuestiones clave.

Asociadas a las actividades tanto de concienciación como de formación es fundamental una evaluación sobre el grado de asimilación de los conocimientos o habilidades que pretenden ser adquiridas por los asistentes de modo que se pueda corregir cualquier deficiencia con actividades complementarias y en el grado en que demuestran ser necesarias.

En este sentido, es importante distinguir entre una actividad o formación bien valorada por los alumnos mediante los habituales cuestionarios de satisfacción de calidad del curso y el hecho de identificar el grado en el que la GCN forma parte realmente en las actividades diarias y que es el objetivo que se pretende gestionar mediante el cambio cultural.

Existen muchas teorías sobre el modo en que aprenden los adultos y en función de su edad. Intentar en consecuencia lograr los objetivos mediante la aplicación de una única estrategia o un único tipo de actividad más o menos repetitiva a modo de “la solución” válida para todo el personal parece complicado sino imposible.

Entre los múltiples recursos que están disponibles y son de uso común en estas labores de difusión de la información y puesta en práctica de los aspectos más teóricos podemos mencionar:

1. Visita y uso sitios web dedicados a la GCN.
2. Libros y publicaciones del sector más o menos especializados.
3. Conferencias y seminarios.
4. Cursos externos de formación certificados.
5. Programas académicos formales.
6. Participar en grupos de trabajo y/o foros locales-regionales de asociaciones profesionales.
7. Participar en grupos de trabajo del sector de actividad.
8. Formación interna con cursos específicos de inducción o de actualización.
9. Cursos a distancia (vídeos, lecturas).
10. Certificación como motivación para implantación y mantenimiento de las actividades a lo largo del tiempo.
11. Ejercicios de GCN y gestión de incidentes (internos o externos).
12. Documentos informativos.
13. Revistas corporativas, boletines, artículos publicados en la revista o boletines electrónicos de la organización.
14. Visitas a los emplazamientos alternativos para la continuidad de las actividades y a los centros de gestión de incidentes.
15. Información en la Intranet.
16. Desarrollo de ejercicios, ensayos y pruebas de los planes de GCN de la organización.
17. Incorporación/preparación de profesionales de la GCN dentro de la organización.
18. Bonos e incentivos obtenidos por actividades en el GCN del mismo modo que se hace con otros aspectos de negocio.
19. Visibilidad de acontecimientos reales sucedidos en otra organización y participación en aspectos de mejora.
20. Inclusión de los objetivos relacionados con la GCN en los mecanismos de medición de resultados de la organización.

Dentro de las actividades planificadas se identificarán a los responsables de la GCN para desarrollar y ofrecer los contenidos de la formación, pero es recomendable trabajar con expertos en formación con el objeto de realizar un uso óptimo de los medios y recursos para un máximo aprovechamiento y despliegue completo y con todas las garantías para las actividades previstas dentro de las estrategias identificadas.

Dentro de los resultados habituales a obtener dentro del conjunto de actividades relacionadas y aplicadas para obtener un nivel cultural necesario de la GCN dentro de la organización podemos mencionar:

1. Alcanzar un nivel de concienciación general y mínimo sobre la necesidad de mantener una GCN para poder lograr los objetivos de la organización.
2. Aportar una visibilidad clara de los riesgos a los que está expuesta la organización y las prioridades del negocio para gestionarlos con la mayor eficacia.
3. Integración de las actividades de la GCN dentro de las consideraciones y prácticas generales diarias.
4. Mejorar la efectividad en las actividades relacionadas con la GCN y con los tiempos de respuesta a incidentes que afecten a la continuidad del negocio.

Adicionalmente a las actividades de formación para el personal de nueva incorporación y la formación continua, es necesario aplicar acciones de renovación y de respuesta puntual a posibles cambios identificados dentro de las actividades de negocio que afectan a las prioridades de GCN.

Otras consideraciones como cambios en la legislación, regulación o aspectos contractuales que afectan a las necesidades de GCN pueden ser previstas con cierta antelación mediante el contacto con entidades o autoridades relevantes, además de la comunicación interdepartamental y que permita conocer previamente las actuaciones en marcha para prever y evaluar la afectación a cuestiones relevantes para la GCN.