¿Qué es el bono o voucher?

La agencia cuando vende cualquier tipo de viaje entrega al cliente un documento llamado bono de agencia o voucher, que es un talonario en el que se especifican los distintos servicios están incluidos en la reserva.

El bono o Voucher es un documento de carácter informativo emitido por las agencias de viajes contra un proveedor, en el que se le pide la presentación de determinados servicios.

Este documento de pago de servicios fue creado por Thomas Cook, considerado el padre de las agencias de viajes.

La composición del bono es la siguiente:

1. Original: se entrega al cliente para que este se lo entregue al proveedor del servicio.
2. Tres copias:
   • 1ª copia: es para el prestatario del servicio como confirmación de la reserva.
   • 2ª copia: para la agencia, que lo archiva en el expediente del cliente.
   • 3ª copia: es para el cliente como comprobante de su reserva.

Los datos que deben figurar en él son:

1. Nombre de la agencia: dirección teléfono, fax y código de identificación.
2. Nombre dirección y teléfono del proveedor de los servicios.
3. Número de expediente o referencia de la reserva.
4. Logotipo de la agencia.
5. Nombre y apellidos del cliente a nombre del cual se contratarán los servicios y número de personas cubiertas por el bono.
6. Detalle de los servicios contratados.
7. Sello de la agencia, firma del agente que emite el bono y fecha de emisión del mismo.
8. Persona o entidad que confirma la reserva.
9. Localizador o referencia de confirmación.
10. Responsable de pagos de los servicios ante el proveedor.

A la hora de emitirlo, se deben cumplir las siguientes normas, ya que un error en la emisión del mismo puede acarrear problemas en presentación de servicio al cliente y, en consecuencias, reclamaciones a la agencia.

Estas son:

1. Emitir un sólo bono por cada proveedor de servicios y por cada servicio que se presta.
2. Cuando los idiomas de las reservas de servicio no coincidan con el del proveedor, el bono debe emitirse en dos idiomas.
3. Detallar con mayor claridad los servicios contratados (tipo, fecha, presentación, etc.).
4. Valorar el bono correctamente.
5. Si la emisión del bono es manual o ya sea mecanizada, este no debe llevar ninguna tachadura.

Los bonos pueden ser de distintos tipos:

1. Bono de servicios: informa al cliente de los servicios contratados y, por otra parte, se pone al tanto al proveedor de los servicios que se van a presentar y con cargo a quien ha de prestarlos.
2. Bono Depósito: este bono mantiene su valor informativo, pero su valor contable cambia. En la emisión de este tipo de bono es importante especificar con claridad el valor total del mismo.
3. Bono Full-Credit: este bono cubre todos los servicios solicitados por el cliente, en él aparece un importe de los servicios prestados que se cobrará después de la presentación del mismo. Es importante si el cliente está respaldado por una empresa o por una tarjeta de crédito y el cliente deberá firmar todos los vales de los servicios que consuma en el establecimiento (bebidas, comidas, lavandería, etc.) y debe firmar la factura del prestatario de los servicios. Puede o no llevar extras incluidos.
4. Bono de Prestación o de Reserva: es el bono que se emite sin valor contable, pero si con valor informativo. Se usa para aquellas reservas en las que el proveedor no admite a pago posterior por parte de la agencia de los servicios solicitados por el cliente debido a que es una agencia poco conocida o con la que no ha trabajado anteriormente y, por tanto, no tienen firmado con las mismas ningún contrato comercial. En este bono es importante especificar la ausencia de valor contable, eximiendo a la agencia de responsabilidades de pago al proveedor.

La emisión de un bono de servicios para este tipo de reserva en pago directo es incorrecta, como se ha visto anteriormente, el bono implica un valor contable que en este caso desaparece, manteniendo solo el valor acreditativo de la reserva efectuada en nombre del cliente.

Por lo tanto, convendría que la agencia diera otra solución a este tipo de reservas, por ejemplo, enviando un prepago al proveedor de servicio antes de la prestación del mismo o entregando al cliente una carta con membrete de la agencia en las que se especifique los detalles de la reserva.

A continuación, se explica el recorrido interno y externo del bono, a partir del momento de creación del mismo por parte de la agencia de viajes es el siguiente:

1. La agencia entrega al cliente el original para el proveedor y la copia para él. En caso de que el cliente no pueda recoger su bono se le puede enviar por correo o fax.
2. El cliente entrega al proveedor el original del bono solicitando la prestación de servicios.
3. Una vez prestados los servicios, el proveedor envía a la agencia la factura de los mismos junto con el original del bono.
4. La agencia comprueba la factura y el original del bono con los datos anotados en el expediente y las copias conservadas por la agencia.
5. Si todo es correcto. La agencia procederá al pago de la factura y archivar el bono junto con el expediente.