La comunicación en empresas e instituciones

El departamento de comunicación interno.

El departamento de comunicación, es por excelencia el departamento que se encarga de la comunicación de la compañía. Sirve de enlace entre la empresa y el entorno social que le rodea, siendo el vehículo de transmisión de los mensajes que la empresa quiere llevar hasta el exterior.

Este departamento, según las compañías están subdivididas en áreas:

1. Marketing
2. Publicidad
3. RR.PP.

¿Qué funciones tiene un departamento de RR.PP.?

Las funciones del departamento de RR.PP., son:

1. Delimitar y marcar cuáles son sus zonas de influencia. (Z.I), que suelen ser:
   1. Empleados
   2. Proveedores
   3. Exterior
2. Trazar un plan de comunicación y determinar las “estrategias de acción”.

Muchas empresas además de tener en su organigrama un departamento de comunicación interno como tal, subcontratan gabinetes externos de RR.PP. o agencias de RR.PP. Cuando se da esta situación se llama tener un departamento de comunicación mixto y es lo más recomendado, porque los gabinetes externos, o agencias externas aportan experiencia y los internos aportan un conocimiento absoluto de los problemas de la empresa.

Un departamento interno de comunicación está integrado por varios profesionales y está dirigido por un Director de Comunicación o un alto cargo de la empresa.

Funciones del departamento interno.

El Departamento Interno tiene dos funciones:

1. Presentar la personalidad de la empresa y su filosofía de forma positiva
2. Controlar, analizar, ejecutar y difundir todas las acciones de comunicación

En cuanto a comunicación interna:

1. Transmitir la cultura empresarial
2. Dar entrada a toda la información que pueda repercutir a la empresa
3. Difundir esa información de manera diferente según los públicos
4. Formación de los empleados

En cuanto a comunicación externa:

1. El Dpto. de Comunicación interno trabaja para crear una opinión favorable para la empresa, transmitiendo notoriedad y prestigio
2. Informar a la opinión pública con claridad y transparencia en todo momento y de todo o que afecta a la cía
3. Confirmar y verificar que la información se ha recibido y evaluar su eficacia
   • Asegurar la cohesión y coordinación de las acciones tanto internas como externas, y garantizar la coherencia de los mensajes

¿Cuáles son las ventajas de tener un departamento interno?

Ventajas:

• El conocimiento de la empresa
• Economía
• Disposición permanente
• Acceso a la alta dirección
• Respuesta informativa
• Anticipación de problemas
• Identificación con la empresa

Inconvenientes:

• Falta de objetividad
• Coste fijo
• Menosprecio
• Encasillamiento
• Remuneración de empleados como coste fijo
• No especialización

El director de comunicación o DIRCOM.

Es el máximo responsable de comunicación de la empresa. Tiene la obligación de darle a la comunicación el valor estratégico, como base para el buen funcionamiento de la compañía.

Sus funciones son:

1. Definir la política de comunicación y RR.PP.
2. Establecer la estrategia de comunicación interna

DIRCOM = COM INTERNA + COM EXTERNA

Las responsabilidades de un Dircom, son:

1. Desarrollar y planificar los diferentes aspectos de RR.PP.
2. Establecer los costes de cada acto, acción de RR.PP. de acuerdo con el presupuesto asignado
3. Evaluar la rentabilidad de la comunicación y valorar su eficacia
4. Supervisar y realizar el seguimiento de la comunicación y proponer medidas correctoras si hiciera falta
5. Definir y ejecutar las actividades protocolarias en los actos institucionales de la empresa
6. Asistir a los órganos de dirección, en sus intervenciones/apariciones públicas

Las ventajas de trabajar con un gabinete externo de RR.PP.

Ventajas:

• Objetividad
• Alcance de las operaciones
• Especialización
• Flexibilidad
• Experiencia y versatilidad de plantillas
• Mayor credibilidad
• Coste variable y ajustado

Inconvenientes:

• Superficialidad
• Menor conocimiento de la empresa
• Respuesta informativa con menor rapidez
• Falta de continuidad

El archivo de un RR.PP.

Estos archivos contienen:

1. Todas las fechas y cifras de la empresa
2. Los estatutos de la empresa
3. El organigrama general
4. Todas las publicaciones realizadas
5. Todos los artículos técnicos y de divulgación que nos competen o que competen a nuestra actividad
6. Todas las notas de prensa que la empresa haya publicado
7. Fotografías, diapositivas, transparencias, películas y vídeos sobre la empresa, tanto de productos como de las instalaciones
8. Biografías, cv y fotografías recientes de los directivos y jefes de departamentos
9. Videoteca donde se recojan todas las apariciones/noticias de la empresa en radio y televisión
10. Libros y artículos de temas relacionados a las actividades y problemáticas de la empresa
11. Informes y documentos de asociaciones gremiales y sindicales, relacionados con la actividad desarrollada
12. Tener relación con todas las personas clave que muestren interés por nuestra empresa
13. Relación con los organismos que puedan estar interesados en recibir información de nuestra empresa
14. Relación con los medios de comunicación generalistas y especializados
15. Informes del gobierno y legislación vigente sobre la actividad de nuestra empresa
16. Estudios de opinión pública
17. Todo tipo de información en forma de artículo, publicación, anuncios… de la competencia
18. Calendario de ferias, congresos y seminarios de interés para la empresa y sus directivos