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La comunicación en empresas e instituciones
El departamento de comunicación interno.
El departamento de comunicación, es por excelencia el departamento que se encarga de la comunicación de la compañía. Sirve de enlace entre la empresa y el entorno social que le rodea, siendo el vehículo de transmisión de los mensajes que la empresa quiere llevar hasta el exterior.
Este departamento, según las compañías están subdivididas en áreas:
- Marketing
- Publicidad
- RR.PP.
¿Qué funciones tiene un departamento de RR.PP.?
Las funciones del departamento de RR.PP., son:
- Delimitar y marcar cuáles son sus zonas de influencia. (Z.I), que suelen ser:
- Empleados
- Proveedores
- Exterior
- Trazar un plan de comunicación y determinar las “estrategias de acción”.
Muchas empresas además de tener en su organigrama un departamento de comunicación interno como tal, subcontratan gabinetes externos de RR.PP. o agencias de RR.PP. Cuando se da esta situación se llama tener un departamento de comunicación mixto y es lo más recomendado, porque los gabinetes externos, o agencias externas aportan experiencia y los internos aportan un conocimiento absoluto de los problemas de la empresa.
Un departamento interno de comunicación está integrado por varios profesionales y está dirigido por un Director de Comunicación o un alto cargo de la empresa.
Funciones del departamento interno.
El Departamento Interno tiene dos funciones:
- Presentar la personalidad de la empresa y su filosofía de forma positiva
- Controlar, analizar, ejecutar y difundir todas las acciones de comunicación
En cuanto a comunicación interna:
- Transmitir la cultura empresarial
- Dar entrada a toda la información que pueda repercutir a la empresa
- Difundir esa información de manera diferente según los públicos
- Formación de los empleados
En cuanto a comunicación externa:
- El Dpto. de Comunicación interno trabaja para crear una opinión favorable para la empresa, transmitiendo notoriedad y prestigio
- Informar a la opinión pública con claridad y transparencia en todo momento y de todo o que afecta a la cía
- Confirmar y verificar que la información se ha recibido y evaluar su eficacia
- Asegurar la cohesión y coordinación de las acciones tanto internas como externas, y garantizar la coherencia de los mensajes
¿Cuáles son las ventajas de tener un departamento interno?
Ventajas:
- El conocimiento de la empresa
- Economía
- Disposición permanente
- Acceso a la alta dirección
- Respuesta informativa
- Anticipación de problemas
- Identificación con la empresa
Inconvenientes:
- Falta de objetividad
- Coste fijo
- Menosprecio
- Encasillamiento
- Remuneración de empleados como coste fijo
- No especialización
El director de comunicación o DIRCOM.
Es el máximo responsable de comunicación de la empresa. Tiene la obligación de darle a la comunicación el valor estratégico, como base para el buen funcionamiento de la compañía.
Sus funciones son:
- Definir la política de comunicación y RR.PP.
- Establecer la estrategia de comunicación interna
DIRCOM = COM INTERNA + COM EXTERNA
Las responsabilidades de un Dircom, son:
- Desarrollar y planificar los diferentes aspectos de RR.PP.
- Establecer los costes de cada acto, acción de RR.PP. de acuerdo con el presupuesto asignado
- Evaluar la rentabilidad de la comunicación y valorar su eficacia
- Supervisar y realizar el seguimiento de la comunicación y proponer medidas correctoras si hiciera falta
- Definir y ejecutar las actividades protocolarias en los actos institucionales de la empresa
- Asistir a los órganos de dirección, en sus intervenciones/apariciones públicas
Las ventajas de trabajar con un gabinete externo de RR.PP.
Ventajas:
- Objetividad
- Alcance de las operaciones
- Especialización
- Flexibilidad
- Experiencia y versatilidad de plantillas
- Mayor credibilidad
- Coste variable y ajustado
Inconvenientes:
- Superficialidad
- Menor conocimiento de la empresa
- Respuesta informativa con menor rapidez
- Falta de continuidad
El archivo de un RR.PP.
Estos archivos contienen:
- Todas las fechas y cifras de la empresa
- Los estatutos de la empresa
- El organigrama general
- Todas las publicaciones realizadas
- Todos los artículos técnicos y de divulgación que nos competen o que competen a nuestra actividad
- Todas las notas de prensa que la empresa haya publicado
- Fotografías, diapositivas, transparencias, películas y vídeos sobre la empresa, tanto de productos como de las instalaciones
- Biografías, cv y fotografías recientes de los directivos y jefes de departamentos
- Videoteca donde se recojan todas las apariciones/noticias de la empresa en radio y televisión
- Libros y artículos de temas relacionados a las actividades y problemáticas de la empresa
- Informes y documentos de asociaciones gremiales y sindicales, relacionados con la actividad desarrollada
- Tener relación con todas las personas clave que muestren interés por nuestra empresa
- Relación con los organismos que puedan estar interesados en recibir información de nuestra empresa
- Relación con los medios de comunicación generalistas y especializados
- Informes del gobierno y legislación vigente sobre la actividad de nuestra empresa
- Estudios de opinión pública
- Todo tipo de información en forma de artículo, publicación, anuncios… de la competencia
- Calendario de ferias, congresos y seminarios de interés para la empresa y sus directivos
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