Control y cierre de adquisiciones

Controlar las adquisiciones

Una vez efectuada la adquisición, procede, siguiendo a Echeverría (2013), gestionar las compras y contratos con terceros, supervisar que estas se realizan según lo previsto y efectuar los cambios que procedan tanto en el plan de dirección del proyecto como en su propio plan de adquisiciones, con la finalidad de asegurar que las partes del contrato (comprador y vendedor) cumplen con sus respectivas obligaciones.

Echeverría resalta el fuerte componente económico-financiero de este proceso en particular, y en términos similares se expresan Guerra et al. (2007), tal y como se ha indicado anteriormente al exponer en qué momentos se puede llevar a cabo el control de los costes de las compras asociadas al proyecto, incluyendo específicamente el control de los costes de subcontratación (en este caso es necesario atender al tipo de contrato celebrado con este, ya sea uno de precio fijo o bien uno de costos reembolsables).

No obstante, el project manager ha de tener en cuenta a este respecto que la Guía del PMBOK indica que debido a la forma en que se han estructurado muchas organizaciones, este proceso de control suele considerarse una función administrativa independiente de la organización del proyecto. Si acaso, ha de tener en cuenta que en este proceso se insertan las decisiones relativas a la apertura de acciones correctivas o preventivas, incluyendo la imposición, en su caso, de penalizaciones o, en supuestos extremos, incluso la resolución del contrato. En términos más positivos, procede también la aplicación de medidas destinadas al desarrollo de proveedores.

La Guía del PMBOK define el proceso de controlar las adquisiciones como aquel consistente en gestionar las relaciones de adquisiciones, monitorear la ejecución de los contratos y efectuar cambios y correcciones al contrato según corresponda.

Sus entradas son el plan para la dirección del proyecto, los documentos de las adquisiciones, los acuerdos, las solicitudes de cambio aprobadas, los informes de desempeño del trabajo y, finalmente, los datos de desempeño del trabajo. Sus salidas son, además de la información de desempeño del trabajo, las posibles solicitudes de cambio, actualizaciones al plan para la dirección del proyecto, actualizaciones a los documentos del proyecto y, finalmente, las actualizaciones a los activos de los procesos de la organización que procedan en su caso.

Como herramientas y técnicas de este proceso, la Guía del PMBOK incluye las relacionadas a continuación:

1. El sistema de control de cambios del contrato
2. Las revisiones del desempeño de las adquisiciones
3. Inspecciones y auditorías
4. Informar el desempeño
5. Los sistemas de pago
6. La administración de reclamaciones
7. El sistema de gestión de registros

En relación al sistema de pagos, es necesario contar con el hecho de que lo normal será que el pago deba ir precedido de una certificación del responsable correspondiente dentro del equipo de proyecto, que no ha de ser necesariamente el project manager, indicando que el trabajo contratado (el entregable) cumple los requisitos exigidos (en términos de costes, programa y calidad, etc.). Asimismo, en relación con el surgimiento de posibles reclamaciones, la Guía del PMBOK advierte de la pertinencia, en ocasiones, de recurrir a esquemas de ADR (mediación) para solventarlos, algo a lo que ya se ha hecho referencia anteriormente.

Cerrar las adquisiciones

El último de los cuatro procesos que completa el ciclo de gestión de las adquisiciones del proyecto es el cierre de las mismas, definido por la Guía del PMBOk como “el proceso de finalización de las adquisiciones llevadas a cabo”, y por Echeverría como “el cierre del propio contrato como parte, a su vez, del proceso de cierre del proyecto (Close Project)”.

Implica, por tanto, la resolución de las cuestiones pendientes, incluido el cierre de las posibles reclamaciones aún pendientes, mediante la verificación de que se han aceptado los entregables contratados a los vendedores seleccionados y de que se han abonado los precios tras la verificación de que se dispone de las certificaciones oportunas.

La existencia de reclamaciones, y eventualmente su sustanciación ante el orden jurisdiccional competente, no significa que no deba procederse al cierre del proyecto, pues en todo caso quedarán sujetas a lo establecido en el propio contrato o lo que dicten al respecto los tribunales (en el supuesto de que no se haya optado o no haya prosperado algún intento de mediación y conciliación entre las partes, o de arbitraje a cargo de un tercero, en función de los mecanismos de ADR que resulten aplicables, si tal es el caso).

Echeverría (2013) distingue entre “cierre del contrato” y “cierre administrativo” del proyecto, indicando que el cierre de cada uno de los contratos habrá de preceder al cierre del proyecto y, si se trata de un proyecto con diferentes fases, procederá a cerrar cada una de ellas a medida que se vayan completando o de una sola vez al finalizar el proyecto, algo que no cabe hacer en el caso de las adquisiciones, pues estas se cierran cuando se ha completado el contrato y, siempre, antes del cierre del proyecto. A lo anterior, dicho autor añade que el cierre del contrato está revestido, como norma general, de formalidades que no en todos los casos se aplican al cierre del proyecto, que puede ser más informal.

La Guía del PMBOK señala como beneficio de este proceso de cierre que permite documentar los acuerdos, así como la documentación relacionada para futuras referencias. Como entradas incluye las dos siguientes: el plan para la dirección del proyecto y los documentos de las adquisiciones.

Como salidas incorpora otras dos:

1. Adquisiciones cerradas
2. Actualizaciones a los activos de los procesos

Finalmente, como herramientas y técnicas incorpora tres:

1. Auditorías de la adquisición
2. Negociación de adquisiciones
3. El sistema de gestión de registros de la organización

Con relación a las auditorías conviene destacar que apuntan más hacia la mejora del propio proceso de gestión de las adquisiciones que a la verificación de los entregables del vendedor; las negociaciones hacen referencia a la necesidad de resolver posibles desencuentros entre las partes en lo referente al cumplimiento de los términos del contrato.

Finalmente, la referencia al sistema de registros de la organización apunta, al igual que lo dicho respecto de las auditorías, hacia la utilización de lo aprendido en el proceso de gestión de las adquisiciones en otros proyectos posteriores.