¿Qué es el control de existencias mínimas?

El control de existencias mínimas es una práctica fundamental en la gestión de inventarios, pues asegura que una empresa disponga permanentemente de los productos necesarios para satisfacer la demanda, evitando así costos innecesarios. Esta práctica ayuda a establecer un nivel mínimo de existencias que se debe mantener en el almacén para evitar rupturas de stock, permitiendo así un flujo continuo de operaciones.

¿A qué se refiere el control de existencias mínimas?

El control de existencias mínimas es una estrategia de gestión de inventarios que determina la cantidad mínima de productos que deben estar disponibles en el almacén para evitar la interrupción de las operaciones debido a la falta de materiales esenciales.

Beneficios del control de existencias mínimas

1. Se necesita menos espacio y recursos para guardar productos.

2. Reduce el riesgo de que los productos se vuelvan anticuados o se deterioren.

3. Almacenar los productos por menos tiempo disminuye la probabilidad de daños.

4. Mayor probabilidad de cumplir con los pedidos puntualmente.

5. Ayuda a la empresa a responder más rápidamente a las necesidades del mercado.

6. Minimiza el dinero invertido en inventario que no se está utilizando activamente.

7. Reduce los errores en el procesamiento de pedidos al tener un control más estricto de las existencias.

¿Cómo implementar un control de existencias mínimas en mi empresa?

A continuación, explicamos una estrategia simple, pero efectiva:

1. Haz un análisis inicial

El primer paso es reunir a tu equipo y revisar junto a ellos los datos históricos de ventas de los productos clave. Analizar estos registros te ayudará a identificar patrones de demanda. Es importante conversar con los responsables de ventas y almacén para obtener una comprensión completa de cualquier factor que haya influido en las ventas (como cambios estacionales, por ejemplo).

Una vez que tengas los datos, calcula la cantidad promedio de productos vendidos en un periodo específico, ya sea diario, semanal o mensual. Este cálculo debe considerar las variaciones estacionales; por ejemplo, si las ventas aumentan durante las fiestas, este dato debe incluirse en el análisis para obtener una idea precisa de las necesidades de inventario.

El siguiente paso es calcular el lead time, que es el tiempo que pasa desde que haces un pedido hasta que recibes los productos. Para esto, habla con tus proveedores y confirma cuánto tiempo tarda normalmente en llegar un pedido. No olvides considerar posibles retrasos en la entrega, ya que esto afectará tus niveles de inventario.

Finalmente, analiza la variabilidad de la demanda de tus productos. Esto significa observar cómo varía la demanda a lo largo del tiempo. Por ejemplo, puede haber días en los que vendas mucho más que otros. Este análisis te ayudará a decidir cuánta "almohadilla" o stock extra necesitas para cubrir estos picos inesperados en la demanda.

2. Establece niveles mínimos de inventario

Con toda la información recopilada, ahora es momento de calcular el punto de pedido (en inglés llamado reorder point o ROP), que te indica cuándo debes hacer un nuevo pedido para no quedarte sin stock. La fórmula del ROP es:

ROP = (DemandaDiariaPromedio * LeadTime) + NiveldeSeguridad

Por ejemplo, si vendes en promedio 5 unidades diarias y el tiempo de entrega es de 7 días, primero multiplica la demanda diaria por el lead time: 5 unidades/día * 7 días  = 35 unidades.

Este es el número de unidades que necesitas durante el tiempo de entrega. Ahora, supongamos que decides mantener un nivel de seguridad de 10 unidades para cubrir variaciones inesperadas en la demanda o posibles retrasos. Así, tu ROP será: 35 unidades + 10 unidades = 45 unidades. Esto significa que cuando tu inventario baje a 45 unidades, debes realizar un nuevo pedido.

El nivel de seguridad es un stock extra que mantienes para prevenir rupturas de stock debido a variaciones inesperadas en la demanda o retrasos en la entrega. Basándote en los análisis anteriores y en la experiencia de tu equipo, decide cuánto stock extra necesitas mantener. Este nivel puede ajustarse con el tiempo a medida que observes cómo se comporta la demanda y la eficiencia de tus proveedores.

3. Implementa un sistema de monitoreo

Ahora es momento de implementar un sistema de monitoreo para asegurar que siempre tengas la cantidad adecuada de inventario. Investiga y elige un software de gestión de inventarios que sea fácil de usar. Este software debe permitirte monitorear los niveles de stock en tiempo real y generar reportes detallados. Asegúrate de realizar capacitaciones a los implicados para que todos se sientan cómodos utilizando el nuevo sistema.

A su vez, configura alertas automáticas en el software para que te avisen cuando el inventario caiga por debajo del nivel mínimo establecido. Estas alertas deben ser claras y llegar a las personas adecuadas en tu equipo, ya que esto les va a permitir tomar acción inmediata para reponer el stock y evitar cualquier interrupción en las operaciones.

4. Establece una estrategia de reposición de inventarios

Para asegurar que nunca te quedes sin stock, implementa el método de punto de pedido (reorder point), donde se genera un pedido automáticamente cuando el inventario alcanza el ROP. Hacer esto va a ayudar a reducir la carga administrativa y asegurar una reposición oportuna. Por ejemplo, si tu ROP es de 45 unidades, el sistema generará automáticamente un pedido cuando el inventario baje a este nivel, asegurando que siempre tengas suficiente stock para cubrir la demanda.

Otra estrategia útil es el método de revisión periódica, en el cual estableces intervalos regulares, como semanal o mensualmente, para revisar y ajustar los niveles de inventario. Esta estrategia es particularmente útil para productos con una demanda menos predecible. Durante estas revisiones, ajusta las cantidades de pedido y verifica si los niveles de seguridad siguen siendo adecuados.

5. Monitoreo continuo

Una vez implementado el sistema, configura tu software para que genere pedidos automáticamente cuando el inventario alcance el ROP. Además, realiza revisiones manuales periódicas para asegurarte de que todo funcione correctamente. Estas revisiones pueden incluir la verificación de la precisión de los registros de inventario y la identificación de cualquier discrepancia que deba ser ajustada.

Por último, realiza auditorías periódicas para verificar la precisión de los registros de inventario y ajusta en caso de ser requerido.