Auditoría financiera: seis pautas y cómo aprender a hacerla

El control real y fiable de la información financiera de la empresa es el objetivo de todo buen gestor. Mediante estas pautas para hacer la auditoría financiera, se garantiza la credibilidad de las cuentas de la compañía y se minimizarán los riesgos.

Pautas de una auditoría financiera

Esta es una actividad periódica que debe ejecutar un auditor privado interno o externo. Algunas empresas cuentan con un departamento propio de auditoría. Cuando el procedimiento lo pone en práctica un funcionario público, se denomina auditoría fiscal.

La auditoría financiera o contable analiza los estados de cuenta, comprobantes y registros de las empresas. Se busca determinar la veracidad de la información asentada y si cumple con la norma contable vigente. Además, la auditoría permite también hacer recomendaciones en torno a los controles internos y el correcto manejo del dinero.

En particular, se revisa que no haya ocultación o camuflaje de datos, vicios o actuaciones de mala fe. Estas situaciones se pueden presentar cuando existe falta de liquidez o solvencia, inminencia de quiebra o suspensión de pagos, entre otros riesgos a corto o medio plazo.

Las grandes empresas deben cumplir rigurosamente con esta obligación, en especial si quieren emitir bonos, acciones u otras obligaciones en valores. Además, deben pedir autorización a las autoridades para ello. A las más pequeñas no se las somete a tanta exigencia, pese a que las auditorías pueden detectar debilidades y fortalezas.

1. El proceso

El auditor emite un informe escrito basado en las normas internacionales de contabilidad. También debe cumplir las pautas del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas. Este documento tiene carácter mercantil. El informe identifica a la empresa y describe lo que abarcará la auditoría.

En él quedará asentada también la opinión técnica del auditor y sus criterios sobre la gestión de cuentas. Si el profesional detectó diferencias entre la realidad y lo reflejado por la empresa, deberá notificarlo en el informe. La fecha y la firma del auditor darán por culminado el escrito.

2. Auditoría financiera: ¿cómo aprender a hacerla?

El procedimiento se inicia con una pista de auditoría, sustentado en un software de contabilidad, que permita un registro fidedigno y sencillo de la actividad financiera. Esta pista es un rastro, electrónico o de papel, que documenta la actividad de la empresa. A través de ella, el auditor podrá revisar el libro mayor y sus datos financieros. Las facturas, recibos, estados de cuenta, que constituyen los documentos de origen, deben estar organizados cronológicamente.

La pista de auditoría también le permitirá documentar los procesos para concretar las operaciones comerciales. Si el rastreo de una operación mediante sus documentos se complica, será necesario optimizar los procesos.

3. El registro de la información

El auditor revisará las políticas de registro de la información, que debe estar organizada de manera clara. Devoluciones, cheques cobrados y pagados, recibos de cobro y extractos de la caja registradora, deben estar asentados y en orden. Esta claridad hará la información accesible y permitirá detectar, en caso de que lo haya, algún desajuste y su origen.

4. ¿Cómo se archiva?

Las formas de archivar recibos, facturas, estados de cuenta bancarios se basan en un proceso de entrega de documentos contables. Recibos, facturas, estados de cuenta bancarios y otros documentos financieros deben entregarse al departamento de contabilidad. El proceso de consignación debe ser ágil y minucioso, de lo contrario los libros contables podrían tener errores.

5. El control interno de la empresa

También el control interno de la empresa debe contar con un sistema de monitoreo.  Ese control será más fácil y permitirá detectar posibles estafas. Consiste en que cada persona tenga sus responsabilidades. Por ejemplo, quien maneja el efectivo no puede llevar los libros.

Es necesario que las cajas de seguridad se mantengan cerradas mientras no estén en uso. Los ordenadores y el software deben tener contraseñas. Las cámaras son útiles a la hora de verificar la ejecución de los procesos.

6. Recomendaciones para una auditoría interna

Cuando se quiere realizar una auditoría contable interna, se recomienda mantener referencias cruzadas en el sistema contable. Es pertinente revisar los libros diario y mayor, así como los saldos de las cuentas. Esto último debe hacerse a diario, y no solo al final de cada período contable. Cada asiento debe tener una entrada y las discrepancias deben solventarse de manera rápida

Otro consejo es comparar las declaraciones de Impuesto sobre la Renta con los registros internos de impuestos. Los recibos deben guardarse por el tiempo que establezca la ley para casos de fraude fiscal. La tarea concluye con la presentación del informe breve. Dicho informe facilitará los registros en caso de una auditoría externa y permitirá detectar las fortalezas y debilidades de la empresa.

Estas seis pautas para una auditoría financiera y las formas de aprender a hacerla le permitirán mayor transparencia. Un correcto y ético manejo del dinero serán los mayores beneficios que se conseguirán.