Las Relaciones Públicas

Las Relaciones Públicas son un conjunto de acciones de comunicación estratégica, coordinadas y sostenidas a lo largo del tiempo, que tienen como principal objetivo fortalecer los vínculos con los distintos públicos, escuchándolos, informándolos y persuadiéndolos para lograr consenso, fidelidad y apoyo de los mismos en acciones presentes y/o futuras.

También entendemos por Relaciones Públicas: Actividad y técnica de comunicación, normalmente promovida por la dirección de la empresa, destinada a crear, mantener y adecuar las relaciones entre empresa y entorno, buscando siempre un bien común.

Sin embargo, si buscamos su definición legal, las Relaciones Públicas son: Actividad que tiende a la creación y mantenimiento de unas comunicaciones sociales eficaces entre una persona natural o jurídica y sus públicos, cuyo objetivo es establecer un clima de confianza entre ambos.

Las Relaciones Públicas son una disciplina que cuenta con una presencia esencial en el seno de las organizaciones porque coadyuva a la gestión estratégica de la comunicación de cualquier organización. Consiste en conocer, gestionar e investigar a los diferentes públicos que posee una organización. Toda organización ya sea empresa, movimiento asociativo, sindicato, partido político, Organización No Gubernamental o asociaciones patronales deben conocer con quienes se relacionan, establecer acciones con ellos, conocer sus demandas y satisfacer sus necesidades de una manera acorde con los objetivos de la organización.

Pero también las entidades públicas (Poder Ejecutivo, Poder Legislativo y Poder Judicial) deben relacionarse con sus públicos para establecer vínculos satisfactorios de una manera mutua.

Según el Instituto Británico de RR.PP. (I.P.R.),”El ejercicio de las RR.PP. es el esfuerzo planificado , constante y sostenido para establecer y mantener la buena voluntad y la comprensión mutua entre una institución, marca o personaje y su público”.

• Planificado: Ya que no ha de ser una actuación de última hora
• Mutuo: La comunicación es un proceso bidireccional
• Constante: de manera continuada, y no ante problemas

Las RR.PP tienen una doble naturaleza ya que son meramente informativas y persuasivas.

La Información: Representa el valor capital dentro del mensaje de RR.PP.

Se trata de convertir en noticia algo “relevante” que ha ocurrido en la compañía y comunicarlo.

La empresa debe informar si quiere resultar creíble y si desea que su imagen corporativa esté fundamentada.

La empresa utiliza los medios de comunicación como vehículo transmisor, pero deberá informar a los medios permanentemente y no de forma puntual. Hay que informar tanto para lo bueno como para lo malo. (Si cerramos la puerta a un medio ante una mala noticia, seguramente perdamos a ese medio de por vida).

• Los datos que estemos facilitando a los medios de comunicación deberán ser ajustados a la realidad. Nunca debemos adulterar, de ser así perderemos credibilidad.
• Deberán ser hechos contrastados, honestos, exentos de polémica.
• Que sean completos, es decir que sea un reflejo de la situación de la compañía.
• Además, es muy importante que la información que facilitemos al exterior sea comprensible por todos los públicos y que tenga coherencia informativa.

La información es el pilar más importante de las RR.PP. y tiene más peso que la persuasión.

La persuasión: persuadir es inducir, obligar a alguien con razones a creer o a hacer algo. Pero, su significado en RR.PP. es convencer y no manipular.

Según Claudia Canilli (1993) las RR.PP. "son un proceso de comunicación genuino para hacer comprender a las personas de forma precisa y eficaz lo que tú quieres que entiendan, lo que piensas que deberían entender, de modo que sean capaces de tomar decisiones y reaccionar de tal forma que converjan con lo que tú pretendes llevar a cabo. La persuasión no debería tener contenidos negativos."

Para persuadir los métodos han de ser legítimos, correctos, claros y veraces Los sistemas poco claros y la mentira no llegan a ninguna parte y a largo plazo son contraproducentes, puesto que no consiguen alcanzar ningún objetivo.

La mentira pone en entredicho la credibilidad de una empresa, daña su imagen y trae consecuencias negativas que normalmente se traducen de forma económica.

Mentir es exactamente lo contrario que ejercer las RR.PP.

Hay persuasión en toda nuestra vida diaria, pero persuadir no debería tener contenidos negativos y la realidad es que la palabra persuasión tiene connotaciones negativas en la mente de todos nosotros. Persuadir con métodos legítimos, claros, correctos y veraces es la fórmula para que nos dejemos persuadir. Los sistemas poco claros y la mentira no son los métodos adecuados, ya que a largo plazo no nos permitirá alcanzar nuestros objetivos, y es que cuando nuestros métodos no son los correctos, y nuestra información no es veraz, no ejercemos las RR.PP.

La mentira pone en entredicho la credibilidad de algo o alguien. Daña su imagen y siempre trae consecuencias negativas.

Existen 7 factores clave de la persuasión en las RR.PP. Son lo que se conoce como las“7C” de las RR.PP.:

1. Credibilidad y confianza. Depende básicamente de la fuente de información, es decir, la empresa. Los públicos deben tener una relación de confianza con esta empresa y esta debe resultar creíble.
2. Participación y diálogo. Para poder persuadir las RR.PP. deben adaptarse a la realidad del entorno. Hay que conseguir las condiciones necesarias que garanticen la participación y el diálogo social.
3. El mensaje debe tener significado y valor para el receptor, por ello la empresa suele reflexionar sobre qué temas informativos son más relevantes para los diferentes públicos.
4. El mensaje debe ser igual de claro y de comprensible para el emisor que para el receptor.
5. Continuidad y consistencia. Los mensajes en RR.PP. han de realizarse cuidadosamente de tal manera que consigamos nuestro objetivo y además han de ser continuos y consistentes, es decir un poco “machacones”.
6. Canales de comunicación. Para persuadir eficazmente tenemos que elegir los canales de comunicación adecuados. En función del mensaje, de cuáles son mis públicos...etc., he de elegir cuál va a ser mi canal de comunicación.
7. Capacidad del auditorio. En RR.PP. hay que hacer mensajes comprensibles por todos. A diferencia de la publicidad donde los mensajes van mucho más dirigidos, en RR.PP. todo el mundo tiene que ser capaz de comprender un mensaje.

Las principales funciones de las RR.PP. son:

• Elaboración y puesta en marcha de un programa de RR.PP. con los diferentes públicos tanto a corto, como a medio y a largo plazo.
• Supervisar de manera continua las publicaciones empresariales.
• Revisar todos los documentos destinados al exterior, para verificar que son correctos y que reflejan la verdadera situación de la cía.
• Preparar y aprobar todas las noticias, artículos o fotografías que vayan a entregarse a los medios de comunicación.
• Preparación y consejo de declaraciones y discursos de los dirigentes de la empresa.
• Asesorar y aconsejar a los departamentos de personal en cuestiones de relaciones con los empleados, de forma que se pueda ilustrar a todos acerca de la política de la empresa, y de los problemas que pueda tener.
• Iniciar relaciones con la comunidad que puedan repercutir en la empresa. Colaborar con periódicos locales, organizaciones cívicas y sociales...
• Investigar a la opinión pública, sus actitudes y expectativas.
• Tomar medidas para prevenir, descubrir o eliminar cualquier malentendido que pueda afectar en la imagen de la empresa.
• Fomentar las buenas relaciones entre el personal y los públicos internos y externos de la empresa.
• Proyectar la imagen e identidad corporativa.

El escenario donde actúan generalmente las RR.PP. es negativo. Así que podemos afirmar que el objetivo fundamental y la función principal de las RR.PP. es generar actitudes positivas, pero si ya se tuviera una actitud formada las RR.PP. actuarán para transformar la actitud negativa en positiva.