Gestión de reuniones

“De acuerdo con Urcola (2011): una reunión es el encuentro de varias personas predispuestas a colaborar en el logro de uno o varios objetivos en un clima de intercambio integral de contenidos y relajado en las formas.”

Naturaleza de las reuniones

En el marco de una reunión, esta tiene como objetivo preparar una propuesta sobre los sistemas de información, para que conversación de un equipo de trabajo no sea inefectiva y pierdan tiempo. Cada participante parece estar más interesado en defender su posición que en pensar en colaboración con los otros, para llegar al resultado. Ganar es mucho más importante que cooperar, la batalla de egos toma tiempo con la consecuente pérdida de energía. La exposición improductiva de cada miembro del equipo, impide que los demás evalúen sus datos, su lógica e inferencias, el resultado al final de la reunión es pérdida de tiempo y frustración. Esta son las reuniones a las que todo ejecutivo, directivo, colaborador, socio, rehúye.

Definición de reunión

Gran parte del tiempo de los directivos están dedicados a las reuniones. Más allá de los inconvenientes, las reuniones son un instrumento eficaz de la dirección para lograr objetivos que requieren la intervención de más de una persona, al mismo tiempo, es una herramienta de comunicación muy poderosa por la necesidad de mayor implicación de todos los colaboradores.

De acuerdo con Urcola (2011): “una reunión es el encuentro de varias personas predispuestas a colaborar en el logro de uno o varios objetivos en un clima de intercambio integral de contenidos y relajado en las formas”

Ventajas de las reuniones

Son un medio para el logro de objetivos, sus ventajas se relacionan con:

1. 1. La participación: las personas se sienten motivadas cuando participan en la programación, organización y control de su propio trabajo.
2. La colaboración: La reunión brinda la oportunidad a los miembros, de exponer sus ideas y contribuir con sus aportaciones en los resultados de la tarea.
3. La integración: son un incentivo para la colaboración, y la integración de los miembros al equipo. Crea una disposición favorable para mejorar la eficacia del proceso.

Si la reunión se lleva a cabo de forma óptima, puede resultar un valioso medio de gestión, de lo contrario, es el origen de considerables pérdidas de tiempo con el coste que implica, además de que es un grave foco de conflictos.

Causas del fracaso de las reuniones

La siguiente es una lista de razones por las cuales las reuniones resultan ineficaces:

• La persona que convoca a la reunión no la prepara, no tiene claro los objetivos.
• La dispersión, cambios constantes de tema a lo largo de la reunión.
• La ausencia de un orden del día.
• La falta de habilidad de quien dirige la reunión.
• La susceptibilidad entre los asistentes.
• La falta de confianza.
• La falta de participación de los asistentes.
• La falta de preparación de los participantes.
• Los participantes hablan demasiado.
• Convocar a una reunión en una hora inapropiada.
• Las reuniones demasiado largas.
• Demasiados participantes y mal elegidos.
• No se conoce o no se comprende el tema.
• Exceso de enfrentamientos.
• Las interrupciones externas.
• Toma de decisiones confusas o contradictorias.
• Falta de acuerdo y conclusiones al final de la reunión.

Requerimientos para celebrar una reunión

Antes de pasar a la lista de requerimiento es importante que el directivo responda a las siguientes cuestiones:

1. ¿Qué circunstancias hacen relevante el encuentro? Esta cuestión se refiere a las condiciones o problemas que hacen necesaria la reunión. Toda la acción, desde la convocatoria de la reunión, surge de la diferencia entre lo que se cree que ocurrirá si todo sigue su curso normal y lo que se quiere obtener como resultado de la reunión.
2. ¿Cuáles son los resultados que se esperaría obtener al final de la reunión? Esta pregunta se refiere a los objetivos de cada uno de los participantes.
3. ¿Qué información sería importante compartir? Esta cuestión intenta indagar sobre los factores que podrían influir en el estado de ánimo de los participantes.

Requerimientos básicos para celebrar una reunión

Cuando se ha establecido la conveniencia de llevar a cabo una reunión, se deben determinar las condiciones básicas para celebrarla.

Líder o director de la reunión

La presencia de un líder es fundamental para el éxito de la reunión. El director o líder tienen como función: marcar el camino, poner orden y estimular la participación de los participantes, es un mecanismo para evitar la pérdida de tiempo.

El director tiene como misión, determinar los objetivos, preparar adecuadamente la reunión, escuchar de forma activa a los participantes, dirigir las discusiones, potenciar la eficacia y la cohesión, dinamizar al grupo, clarificar dudas y lograr resultados.

Objetivos claros

La determinación de los objetivos tiene relación con las tres cuestiones que planteamos al inicio de este módulo, las mismas que permiten determinar si la celebrar la reunión es la mejor vía para conseguir los objetivos para llevar a cabo una tarea.

Las reuniones responden a distintos fines, de esta forma se tienen varias clases de reuniones:

1. Informativas o descendentes: el directivo o líder las suelen convocar para transmitir una información a los colaboradores por considerar que es de interés para ellos.
2. De sondeo, consultativas o ascendentes: Se convocancon el fin de conocer las opiniones de sus colaboradores para la posterior toma de decisiones.
3. De trabajo o analíticas: El líder o director las convoca con el fin de analizar las causas de un problema, así como para generar alternativas de solución.
4. De decisión: Son aquellas cuya finalidad consiste en la toma de decisión de un grupo participante.

Aunque se han clasificado de manera individualizada, cabe la posibilidad de que den varias de ellas.

Preparación de la reunión

La preparación implica dos momentos o fases, la fase anterior a la reunión y durante la misma.

Antes de la reunión:

• Invitar a las personas adecuadas, aquellas que pueden aportar algo, cuya participación se estrictamente necesaria.
• Desarrollar un orden del día y proporcionarlo a cada participante, en ésta se determina de forma indirecta la finalidad de la reunión.
• Insistir en que los participantes se preparen para la reunión.

Durante la reunión:

• Exponer la finalidad de la reunión.
• Permitir que todos participen.
• No permitir que la discusión se desvíe del tema.
• Terminar confirmando lo acordado y con un plan de acción.

Participantes

Teniendo claro el objetivo, lo siguiente es determinar a quién se debe convocar a la reunión.

Para determinar a quienes es necesario convocar, es importante conocer el posicionamiento de cada persona respecto al objetivo que se persigue. Para tal efecto se debe dar respuesta a las siguientes interrogantes: ¿Quién puede aportar mayor valor añadido allogro del objetivo? ¿Con quién es posible contar? ¿Quiénes tienen interés en el tema a tratar? Entre otras cuestiones.

Organización de la reunión

1. El orden del día: La organización de la reunión comprende la elaboración de un orden del día, donde se recoja además del lugar, día y la hora de celebración, los temas que van a ser tratados en la reunión.
2. Lugar de celebración: El marco de celebración de una reunión es importante para que la misma se lleve a cabo exitosamente. En necesario contar con una mesa en la que todos los asistentes se puedan ver y escuchar con facilidad y unas sillas confortables.
3. La duración: La duración de la reunión debe ir en concordancia con la importancia de los objetivos que se persiguen. Se deben evitar reuniones excesivamente largas, ya que la productividad desciende significativamente si ésta dura más de dos horas.

Desarrollo de la reunión

Para desarrollar la reunión de manera eficaz es necesario considerar las siguientes fases:

• Fase de apertura: Uno de los aspectos determinantes de éxito de la reunión es comenzar puntualmente, a la hora señalada. La persona que dirige la reunión deberá efectuar un breve discursos introductorio, en el que da la bienvenida a los participantes, señala el propósito de la reunión, los objetivos que se pretende conseguir, el orden del día, también, determina la duración de la reunión, verifica que cada asistente haya recibido la documentación remitida y finalmente indica el procedimiento a seguir durante la reunión.
• Fase de análisis y discusión: Después de la introducción, se motiva a los participantes a buscar y compartir información, recoger y poner en común los diferentes puntos de vista sobre el tema objeto de la reunión. Es imprescindible evitar interrupciones, como la salida y entrada de los participantes, llamadas telefónicas, que dificultan la buena marcha de la reunión. Mantener centrada la reunión y analizar las diferentes opciones existentes.
• Fase de toma de decisiones: Es responsabilidad del director de la reunión, motivar el progreso de la reunión, de acuerdo con el horario fijado, para tal efecto conducirá al grupo hacia las conclusiones y toma de decisiones.
• Fase de cierre y acuerdos de ejecución: una vez adoptados los acuerdos, se recomienda efectuar un resumen de los asuntos tratados, retomar las conclusiones y las decisiones tomadas. De las conclusiones sigue, establecer un plan de acción donde se concrete: ¿qué hay que hacer; quién lo tiene que hacer y cuándo? Para finalizar agradecer a los participantes. Se levanta el acta de la reunión, se fija la fecha de la próxima reunión.

Para concluir, es importante determinar la necesidad de convocar una reunión. Para que una reunión se celebre de manera eficaz es necesario que todos los participantes tengan claro su propósito. Antes de presidir una reunión, se deben determinar los objetivos. Si la reunión se lleva a cabo en forma y fondo adecuados, no consumirán tiempo y energías innecesarias.