¿Cómo determinar el presupuesto de un proyecto?

El proceso de determinación del presupuesto implica sumar los costos de las actividades del proyecto a lo largo de toda la vida del mismo, de tal forma que se pueda disponer de información económica del costo del proyecto en su conjunto y también por fases. El resultado de este proceso dará lugar a la línea de costos, que servirá como punto de partida para controlar si la ejecución de los costos del proyecto se ajusta a esta previsión. Este proceso es más complejo que la mera suma de los costos de las actividades.

No es raro que la suma inicial de los costos estimados de todas las actividades sea mayor que el monto de los fondos que el patrocinador o cliente tiene presupuestado para el proyecto, y entonces se pueden hacer varias iteraciones de revisión de los costos estimados de las actividades individuales para llegar a un presupuesto inicial aceptable (Gido y Clements, 2012).

Conviene advertir que en proyectos pequeños la estimación de los costos y la determinación del presupuesto podría confundirse y tratarse como un único proceso, al realizarse de forma rápida por una única persona.

A diferencia de la línea base de las estimaciones, la línea base de costos constituye el presupuesto en firme del proyecto, aprobado por la dirección, y se calcula agregando los diferentes presupuestos de cada una de las fases.

El presupuesto del proyecto está formado por la línea base de costos más la reserva de gestión. En esta reserva de gestión se incluyen aquellos gastos vinculados a trabajos no previstos dentro del alcance del proyecto. Todos estos gastos deben estar perfectamente identificados y documentados. En el caso de que estos gastos se ejecutaran finalmente, pasarían a formar parte de la línea base de costos.

Para las actividades y para los paquetes de trabajo de la EDT (estructura de división del trabajo), también pueden preverse reservas para contingencias. Estas reservas hacen referencia a posibles riesgos o trabajos no previstos, por ejemplo, la necesidad de contratar un servicio de traducción o una asesoría técnica o legal para alguna fase específica del proyecto.

Ambos tipos de reservas pueden calcularse como una cantidad fija, un porcentaje o en función de datos históricos. Siempre que dichas reservas se ejecuten, deben documentarse a través del correspondiente proceso de actualización y control de cambios.

La línea base de costos permite definir, entre otras cosas, las necesidades de financiación del proyecto a lo largo de su vida. La documentación generada a lo largo de este proceso debe actualizarse, si fuese necesario. Por ejemplo, la asociada al registro de riesgos, la estimación de costos de las actividades o el cronograma del proyecto.

¿Cómo controlar los costos?

A través del control de los costos verificamos la existencia de posibles desviaciones respecto a la línea base de costos, actualizando y gestionado los cambios en el caso de ser necesario, de tal forma que no supongan un riesgo para la consecución de los objetivos globales del proyecto. Este proceso facilita como salidas una serie de métricas que permiten valorar las desviaciones respecto a lo previsto.

Por ejemplo:

1. CV (Cost Variance) o variación del costo.
2. SV (Schedule Variance) o variación del plazo.
3. CPI (Cost Performance Index): índice de rendimiento de cada unidad monetaria invertida en el proyecto.
4. SPI (Schedule Performance Index): porcentaje de avance respecto del plan previsto.
5. EAC (Estimate at Completion): previsión del coste total al finalizar el proyecto según los datos actuales.

Todos estos valores deben ser reportados y analizados periódicamente por las partes afectadas con el objetivo de hacer cambios, si fuese necesario, y tomar las medidas correctivas o preventivas procedentes.

Como sucede con el resto de procesos de la gestión del proyecto, los cambios deben ser tratados conforme al proceso “realizar el control integrado de cambios” y además debe ser actualizada la documentación asociada a controlar los costos del proyecto.

Por ejemplo:

1. Plan para la dirección del proyecto:
   1. Línea base de costos.
   2. Plan de gestión de los costos.
2. Estimaciones de costos.
3. Base de las estimaciones.
4. Activos de los procesos de la organización (procedimientos, causas variaciones, bases de datos financieras, información histórica, acciones correctivas, lecciones aprendidas, etc.).

Herramientas y técnicas

La Guía del PMBOK (PMI, 2013) recomienda una serie de herramientas y técnicas que pueden ser utilizadas para la gestión de los procesos relacionados con los costos del proyecto y que pueden ser seleccionadas en función de la naturaleza, complejidad y tipo de proyecto.

Estas son: